Vertragsarten

Im Folgenden Dialog legen Sie Ihre Vertragsarten an:

Abbildung 7: Vertragsarten

Hier können Sie beliebig viele Vertragsarten anlegen. Zum Erstellen einer neuen Vertragsart klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neu.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 8: neue Vertragsart anlegen

Die Nr. ist eine laufende Nummer, die automatisch hoch gezählt wird. Solange Sie nicht speichern, können Sie diese auch überschreiben und eine andere vergeben. Sie hat Einfluß auf den Nummernkreis.

Geben Sie im Feld Bezeichnung eine solche für diese Vertragsart ein, z.B. Wartungsvertrag Gas.

Im Feld Nummernkreis wird automatisch eine Nummer generiert, die sich aus der laufenden Nummer ergibt. Sie können hier selbst Nummernkreise vergeben. Der Nummernkreis ist Grundlage der künftigen Vertragsnummer. Ab hier erfolgt die umerierung der Verträge.

Der erste Vertrag würde also z.B. die Nummer 02001/06 bekommen, wobei die 06 das Kennzeichen der Jahreszahl ist.

Legen Sie einen Abrechnungszyklus fest. Hinweis: Ist ein von Ihnen erwünschter Zyklus nicht dabei, z.B. dreivierteljährlich (also alle 9 Monate), so können Sie auch einfach eine Zahl (Anzahl der Tage) eintragen (z.B. 273).

Wenn Sie keinen Abrechnungszyklus eintragen, so werden Sie auch nicht an Fälligkeiten und Termine erinnert.

Floskeln, die auf der Abrechnungsrechnung automatisch erscheinen sollen, legen Sie in den Stammdaten unter Datenservice – Floskeln an, oder von hier aus über die jeweils hinter der Floskel-Nr. dargestellten Karteikästen, die bei der Neuanlage rot/weiß erscheinen.

Floskeln sind Textbausteine, die vor und/oder nach der eigentlichen Rechnung auf dieser erscheinen sollen, unabhängig von denen, die in der Dokumentbearbeitung unter Programmeinstellungen (großer Hammer) bei Dokumenttypen festgelegt sind.

In das große Textfeld geben Sie Bemerkungen zu dieser Vertragsart ein.

Ihr Bildschirm könnte nun dies zeigen:

Abbildung 9: Vertragsart angelegt

Zum Speichern der neu angelegten Vertragsart klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Sichern.

Die neue Vertragsart wurde gespeichert und steht nun in der Auflistung:

Abbildung 10: Auflistung Vertragsarten

Über die Schaltfläche Positionen sind Sie in der Lage, der Vertragsart Positionen (Materialien, Leistungen, manuelle Positionen, Jumbos, Arbeitszeit, Wartungspauschale, Lohn) zuzuordnen. Diese Positionen werden somit automatisch Abrechnungspositionen der künftigen Verträge dieser Vertragsart und erscheinen auf der Vertragsrechnung.

Die Positionen können Sie zuordnen, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken und danach die Auswahl tätigen oder indem Sie gleich auf eine der nebenstehenden Symbolschaltflächen klicken.

Sie verzweigen dann in die entsprechenden Programmdaten/- Module zur Auswahl der entsprechenden Position(en). Ausnahme hierbei bildet die Wartungspauschale, die in keinen Stammdaten zu finden ist, sondern fest im Programm integriert ist.

Folgender Dialog erscheint beim Klick auf die Schaltfläche Positionen:

Abbildung 11: Positionen der Vertragsart

Wenn Sie eine Wartungspauschale als Position einfügen wollen, klicken Sie auf die gleichnamige Symbolschaltfläche.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 12: Wartungspauschale Bezeichnung

Sie können nun hier für die fest integrierte Wartungspauschale die Änderungen vornehmen, die für die angelegte Vertragsart gelten sollen.

Der Wartungspauschale kann ein Pauschalpreis hinterlegt werden, z.B. 65,00 €. Sie sind aber auch in der Lage, über die Reiter Preis und Lohn eine detaillierte Kalkulation zu hinterlegen, unabhängig von der Vergabe eines Pauschalpreises.

Durch die Aktivierung der Option Übernahme Pauschalpreis (links im Fenster), können Sie festlegen, welcher Preis der gültige sein soll.

Haben Sie Änderungen vorgenommen, könnte die Wartungspauschale so aussehen:

Abbildung 13: Wartungspauschale

Unter dem Reiter Weiteres haben Sie die Möglichkeit, weitere Daten zur Wartungspauschale einzugeben. Wollen Sie z.B. unterschiedliche Vertragsarten später mal getrennt in Ihrer Umsatzauswertung des Rechnungsausgangsbuches betrachten, so empfiehlt es sich, für die jeweilig angelegten Vertragsarten unterschiedliche Erlöskonten zu vergeben.

Nachdem Sie alle relevanten Daten zur Wartungspauschale eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern.

Die Übernahme der Wartungspauschale ist somit abgeschlossen und Sie können nun weitere Positionen der Vertragsart zuordnen.

Wenn Sie dies nicht wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Sie stehen nun wieder in der neu angelegten Vertragsart.

Über die Schaltfläche Arbeitsbeschreibung gelangen Sie in das große Textfeld, das Sie schon mit Daten ausgefüllt haben. Die Arbeitsbeschreibung erscheint z.B. auf den Arbeitsscheinen des Arbeitsauftrages, den der Monteur zur Durchführung der Wartung zum

Kunden mitnimmt.

Die Vertragsvorlage ist die Vorlage, auf deren Basis später der eigentliche Wartungsvertrag für einen Kunden erstellt wird. Haben Sie unterschiedliche Vertragsarten, kann jede Vertragsart logischerweise eine separate Vertragsvorlage haben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Vertragsvorlage, öffnet sich ein Dialog zur Abfrage, ob

Sie eine vorhandene Vertragsvorlage zum Ändern verwenden wollen oder ob Sie eine leere Seite zur kompletten Neuerstellung öffnen wollen. Da Sie sich Arbeit ersparen wollen, übernehmen Sie sicher eine schon vorhandene Vorlage. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Kopieren.

Es öffnet sich die Textverarbeitung zum Ändern einer entsprechenden Vorlage. HAPAK-pro liefert Ihnen eine Vorlage mit, in der Sie erkennen können, dass hier Datenfelder (graue Einträge) Verwendung finden, die automatisch vom Programm ausgefüllt werden.

Die Vertragsvorlage sieht so aus:

Abbildung 14: Vertragsvorlage

Hinweis

Das Datenfeld Vertrags-Art ist die Vertragsart, die Sie unter Bezeichnung eingetippt haben.

Das Datenfeld Vertrags-Nr ist eine fortlaufende Nummer mit integriertem Nummernkreis (z.B. 020001)

Diese Überschrift empfehlen wir Ihnen auch zu verwenden, da Sie ja sicher rechtlich wirksame Verträge an Kunden herausgeben möchten.

Wollen Sie weitere Datenfelder in Ihre Vorlage einfügen, so setzen Sie den Cursor (Schreibmarke) auf die Position, wo das Datenfeld erscheinen soll und Betätigen die rechte Maustaste. Hier steht Ihnen ein Eintrag Datenfeld einfügen zur Verfügung.

Wenn Sie die Textverarbeitung schließen ist diese Vertragsvorlage der neu angelegten Vertragsart zugeordnet. Sie ist aber ständig änderbar. Sie haben eine neue Vertragsart angelegt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Sie stehen somit wieder im Hauptmenü der Vertragsverwaltung.