Optionen

Stellen Sie die Optionen ein. Klicken Sie dazu im Hauptmenü der Vertragsverwaltung auf die in der Menüleiste befindliche Schaltfläche Optionen.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 23: Optionen Fälligkeit

Unter dem Reiter Fälligkeit legen Sie fest, welche Verträge als "fällig" gelten sollen. So können Sie tage- oder wochenweise oder für den laufenden Monat sich die Verträge filtern lassen, die eine entsprechende Fälligkeit haben, um einerseits die Wartung zu erfüllen

oder andererseits die Rechnung zu erstellen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wann ein Vertrag erstmals fällig wird. Legen Sie also zum Beginn des Vertragszeitraumes (Zyklus) die Rechnung, sollten sie die Option sofort nach Vertragsbeginn anklicken.

Schreiben Sie die Rechnung erst, nachdem Sie die Wartung durchgeführt haben, sollten Sie die Option anklicken nach Ablauf eines Zyklus. Klicken Sie auf den Reiter Positionen.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 24: Optionen Positionen

Durch die Aktivierung dieser Option (Häkchen setzen) werden Sie in die Lage versetzt, aus dem Material-/Leistungs- oder Jumbostamm nacheinander mehrere Positionen zur Abrechnung auszuwählen, ohne jedes Mal wieder in die Vertragsverwaltung zurückzukommen und erneut über die Schaltfläche Positionen/Rechnung in die jeweiligen Stammdaten verzweigen zu müssen.

Dabei ist jedoch zu beachten, dass alle diese Positionen einen einheitlichen Abrechnungsmodus erhalten (Reparatur-Position). Wenn Sie nach der Mehrfachübernahme dann in die Vertragsverwaltung zurückkommen, müssen Sie ggfs. den Abrechnungsmodus und auch das Datum manuell ändern, wenn es sich evtl. um eine oder mehrere Positionen handelt, die nicht zur Abrechnung kommen, weil sie im Vertrag enthalten sind oder Garantiepositionen darstellen.

Klicken Sie auf den Reiter Rechnung. Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 25: Optionen Rechnung

Hier legen Sie fest, wie die Rechnung zu einem Vertrag erstellt werden soll. Jeder Abrechnungsposition kann ein Datum zugeordnet werden, an dem z.B. die Leistung erbracht worden ist.

Durch die Aktivierung (Häkchen setzen) Option mit Titelüberschrift je Datum wird für jedes Datum ein separater Titel (Block) auf der Rechnung angelegt. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird gleichfalls die Option mit Titelsummen aktiviert, die Sie dann logischerweise auch zur Verwendung bringen können.

Im Feld Rechnungs-Formular wählen Sie das Formular aus, auf dem die Rechnung erstellt werden soll. Standardmäßig wird hier das Formular vorgeschlagen, dass in den Optionen zur Dokumentbearbeitung unter Dokumenttypen als Standard-Formular für die Rechnung

ausgewählt worden ist.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungsbetreff konfigurieren, erscheint ein weiterer Dialog:

Abbildung 26: Rechnungsbetreff

Hier können Sie festlegen, was in der Betreffzeile der Vertragsrechnung erscheinen soll. Über Freier Vortext und Freier Nachtext können Sie beliebigen Text eingeben. Standardmäßig sind die Optionen Vertragsart und Nummer des Vertrages voreingestellt, weil dies durchaus sinnvoll ist.

In der Zeile Rechnungsbetreff wird Ihnen eine Vorschau angeboten, wie die Betreffzeile aussehen wird.

Achten Sie darauf, dass in der Betreffzeile nur max. 80 Zeichen Platz haben.

Aktivieren Sie die Option Betreff von Vertrag übernehmen, so wird dieser entsprechend auf der Rechnung ausgewiesen, z.B. Gasheizung im Waldhaus.

Aktivieren Sie die Option bei jeder Rechnung zeigen, so wird dieser Dialog bei jeder Rechnung vorher angezeigt.

Haben Sie den Rechnungsbetreff konfiguriert, kicken Sie auf die Schaltfläche OK. Damit stehen Sie wieder in den Optionen zur Rechnungslegung.

Die Optionen bei nach Rechnungserstellung verlangt von Ihnen, anzugeben, was nach der Rechnungserstellung passieren soll.

Arbeiten Sie mit wenigen oder überschaubaren Verträgen bietet es sich an, die Option Rechnung öffnen zu aktivieren. So wird die Rechnung sofort geöffnet und kann gedruckt werden.

Sind Sie sicher, dass die Rechnung nicht erst geöffnet werden muss, kann sie mit der Option Rechnung sofort drucken gleich zum Drucker geleitet werden.

Arbeiten Sie mit sehr vielen Verträgen, die abgerechnet werden, bietet sich die Option für Stapeldruck markieren an. Alle erstellten Rechnungen werden somit in einem Stapel gesammelt und können als Stapel auch ausgedruckt werden.

Wollen Sie sich für keine der drei Optionen entscheiden, aktivieren Sie einfach den Option fragen. Ist dann eine Rechnung erstellt, fragt Sie das Programm, was nun passieren soll und Sie können dann aus den drei Optionen wählen.

Klicken Sie nun auf den Reiter Weiteres. Hier finden Sie die Schaltfläche Schnellwahl konfigurieren sowie die Schaltfläche Spalteneinstellungen ändern.

Die Schnellwahl finden Sie oben in der Menüleiste. Mit dieser schnellen Auswahl von bestimmten Verträgen, die sich entsprechend einem Filter selektieren lassen, können Sie sehr viel Zeit sparen.

Die Konfiguration solcher Schnellwahleinträge, wie Sie sie auch von der Anlagenverwaltung und von den Arbeitsaufträgen her kennen dürften, beruhen auf sogenannten XBase-Ausdrücken.

Abbildung 27: Schnellwahl konfigurieren

Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung von XBase-Ausdrücken benötigen, so wenden Sie sich an Ihren zuständigen HAPAK-Händler.

Hier können Sie die Spalteneinstellungen für die Tabelle der Verträge ändern. Links befinden sich die Datenfelder, die für die Anzeige zur Verfügung stehen. Rechts erkennen Sie in der Bezeichnung die Bedeutung des jeweils links ausgewählten Datenfeldes. Ein Haken bewirkt die Anzeige.

Sie können die Reihenfolge der Spalten ändern, indem Sie die Datenfelder links mit gedrückter Maustaste in der Auflistung nach oben oder nach unten schieben.

Haben Sie alle Einstellungen und ggfs. Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.