Neue Anlage über Vertrag

Starten die Vertragsverwaltung und öffnen den Vertrag, für den Sie eine Anlage anlegen möchten. Im Dialog rechts erkennen Sie eine Schaltfläche Anlagen.

Abbildung 30: Anlagen des Vertrages

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erscheinen alle Anlagen, die dem Vertrag zugeordnet sind. Wenn Sie noch keine Anlage dem Vertrag zugeordnet haben, können Sie von hier über die Schaltfläche Neu eine entsprechende Anlage anlegen.

Abbildung 31: Auswahl Anlagenart

Wählen Sie aus diesem Dialog eine Anlagenart aus, zu der die neu anzulegende Anlage gehören soll. Ist eine Anlagenart hier noch nicht vorhanden, so können Sie diese auch hier über die Schaltfläche Neu anlegen.

Haben Sie eine Anlagenart ausgewählt (mit Maus anklicken), klicken Sie anschließend auf OK.

Nun gelangen Sie in den Dialog Kunde für eine neue Anlage auswählen. Hier im Adress-Stamm wählen Sie den Kunden aus, der die neue Anlage im Besitz hat. Ist die Kundenadresse noch nicht angelegt, so können Sie dies auch hier über die Schaltfläche Neu nachholen.

Haben Sie eine Kundenadresse ausgewählt (mit Maus anklicken), klicken Sie anschließend auf OK. Folgender Dialog erscheint:

Nummer

Die Nummer ist die laufende Nummer der Anlage, die sich aus dem Nummernkreis, der unter Anlagenarten erstellt wurde, ergeben hat. Solange Sie noch nicht auf Sichern geklickt haben, können Sie die Nummer durch Überschreiben noch verändern.

Suchbegriff

Unter Suchbegriff können Sie einen beliebigen Begriff eingeben, unter dem Sie künftig schnell diesen Vertrag wieder finden wollen. Geben Sie hier z.B. den Namen des Kunden oder einen Matchcode für die Anlage ein.

Kundenummer

Unter Kundennummer wird die Nummer des Kunden aus den Adressdaten angezeigt. Sollte sich der Kunde ändern, können Sie über die Schaltfläche Suche Kunden eine neue Kundenadresse auswählen.

Rechnungsempfänger

Der Rechnungsempfänger kann abweichend von der Kundenadresse sein. Wollen Sie einen abweichenden Rechnungsempfänger, z.B. eine Wohnungsgesellschaft als Vermieter, zuordnen, so klicken Sie auf die Schaltfläche auswählen und Sie gelangen wieder zur

Auswahl einer Adresse in die Adress-Daten.

Haben Sie dort mit Doppelklick oder OK die abweichende Rechnungsadresse ausgewählt,

so wird diese hier als Nummer angezeigt.

Bezeichnung

Unter Bezeichnung können Sie die genaue Bezeichnung der Anlage eintragen oder mit einem Klick auf die Schaltfläche aus Materialstamm die Anlage aus dem Materialstamm auswählen und hierher übernehmen.

Allgemein

Unter dem Reiter Allgemein, der jetzt aktiv im Vordergrund ist, wird die von Ihnen ausgewählte Anlagenart angezeigt. Haben Sie sich ggfs. geirrt, so können Sie hier über die Schaltfläche Anlagenart diese nochmals ändern.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Monteur zuzuordnen, der künftig für diese Anlage bzw. für die Wartung dieser Anlage verantwortlich ist.

Neben letzter Auftrag und letzte Rechnung werden Ihnen die Daten der letzten Rechnung bzw. des letzten Arbeitsauftrages angezeigt.

Adressfeld

In diesem Adressfeld wird die komplette Kundenadresse und über das Register Rechnungsempfänger dessen Adresse angezeigt.

Bemerkungen

Unter Bemerkungen im großen freien weißen Textfeld können Sie beliebige Informationen zur Anlage hinterlegen.

Beschreibung

Unter Beschreibung, technische Daten können Sie ausführliche technische Details der Anlage hinterlegen. Übernehmen Sie die Anlage aus dem Materialstamm, erscheint hier automatisch der Langtext aus dem Materialstamm. Diese technische Beschreibung kann z.B. in einem Wartungsvertrag gedruckt werden.

Wenn Sie die Daten eingegeben haben, könnte Ihr Dialog wie folgt aussehen:

Abbildung 32: Anlage anlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche rechts oben Sichern. Damit ist die Anlage als solche angelegt und erscheint in der Liste aller Anlagen.

Um weitere spezifische Dinge zur Anlage zu hinterlegen, klicken Sie auf den Reiter Standort und dann auf die Schaltfläche Ändern.

Ihr Bildschirm ändert sich wie folgt:

Der Standort der Anlage kann abweichend von Kunden- oder Rechnungsadresse sein.

Abbildung 33: Standort der Anlage

Standardmäßig wird hier die Kundenadresse als Standort vorangezeigt. Sie können diese Angaben durch Überschreiben verändern.

Wollen Sie ggfs. die Kundenadresse übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche vom Kunden.

Unter Liegenschaft können Sie eine Bezeichnung, die den Standort näher beschreibt, hinterlegen, z.B. 4. OG links.

Unter Info hinterlegen Sie beliebige Kurz-Informationen zum Standort, wie z.B.: Schlüssel beim Nachbarn.

Der Reiter Abrechnung verfügt über diverse Informationen: Abrechnung

Abbildung 34: Abrechnungsinfos der Anlage

Hier können Sie die Daten der letzten und nächsten Wartung einsehen und ggfs. ändern. Diese Daten werden automatisch gepflegt, wenn Sie die Abrechnung der Anlage durchführen.

Haben Sie mehrere Anlagenarten, so können diese auch unterschiedlichen Erlöskonten und Kostenstellen zugeordnet werden.

Rechnen Sie die Anlagen separat, also ohne Vertrag ab, so können Sie auch hier jeweils einen separaten Vor- und Nachtext über entsprechende Floskeln definieren.

In der Anlagenverwaltung stehen Ihnen 16 Zusatzfelder zur Verfügung, die Sie beliebig benennen können. Änderungen an den Feldbezeichnungen führen Sie über den Menüpunkt Optionen-Spalteneinstellungen durch.

Abbildung 35: Zusatz der Anlage

Solche Zusatzfelder können z.B. belegt werden mit Brennertyp, Typ der Steuerung etc.

Wenn Sie Ihre Eingaben abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern. Ihre Angaben werden zur Anlage gespeichert und sind dem Vertrag zugeordnet.

Abbildung 36: Anlage zugeordnet

Der Reiter Weiteres hat eine wesentliche Bedeutung für die gesamte Anlagenverwaltung in Verbindung mit der Vertragsverwaltung.

In den Datumsfeldern können Sie die Daten eingeben oder über die Kalenderfunktion auswählen, die der entsprechenden Feldbezeichnung entsprechen.

Abbildung 37: Weiteres der Anlage

Im Feld Herst.-Datum können Sie dieses eintragen. Dieses Datum hat Gewicht bei der Problematik Gewährleistung.

Im Feld Inbetriebnahme trägt HAPAK-pro Ihr Systemdatum ein. Ist das heutige Datum nicht der Tag der Inbetriebnahme, so können Sie es überschreiben oder über die Kalenderfunktion abändern.

Dieses Datum hat gleichfalls Gewicht bei der Problematik Gewährleistung. Das TÜV-Datum ist ein Prüfungsdatum, wenn der TÜV für diese Anlage prüfpflichtig ist.

Im Feld letzte Wartung können Sie das Datum der letzten Wartung eintragen, wenn Sie die Wartung abrechnen.

Im Feld nächste Wartung können Sie das Datum der nächsten Wartung eintragen, wenn Sie z.B. einen Termin mit dem Kunden abgestimmt haben oder zur Abstimmung vorsehen.

Im Feld Seriennummer können Sie die Seriennummer der Anlage eintragen. Sind die Seriennummern der Anlage über die Seriennummernverwaltung z.B. beim Einkauf eingetragen worden, können Sie über den rot-weißen Karteikasten eine Seriennummer auswählen.

Ansonsten ist der Karteikasten deaktiviert und Ihnen steht nur die Möglichkeit offen, per Hand eine Nummer einzutragen, die dann aber nicht von den Vorteilen einer Seriennummernverwaltung (Historie) profitieren kann.

Alternativ dazu können Sie natürlich auch wechseln zu Datenservice-weitere Stammdaten- Seriennummern und dort eine entsprechende Nummer vergeben,

um Sie dann hier zuzuordnen.

Die Felder Vortext und Nachtext stehen Ihnen zur Verfügung, um Floskeln (Textbausteine) zuzuordnen, die Sie über die Floskeln angelegt haben und die dann auf der entsprechenden Wartungsrechnung erscheinen.

Hinweise:

Die Feldbezeichnungen können Sie ggfs. auch austauschen. Benötigen Sie z.B. das TÜV-Datum nicht, können Sie diese Bezeichnung über Optionen-Spalteneinstellungen ändern. Beachten Sie aber, dass das entsprechende Feld immer ein Datumsfeld ist.

Die Felder letzte Wartung und nächste Wartung können auch automatisiert ausgefüllt werden. Haben Sie zum Beispiel eine bestimmte Auswahl von Anlagen gewartet, können Sie über den Menüpunkt Wartung oben in der Menüleiste das Wartungsdatum (letzte Wartung) und die nächste Wartung setzen und gleichzeitig die Abrechnungspositionen buchen.

Verwechseln Sie bitte nicht das Datum nächste Wartung mit dem Feld Termin lt. Zyklus des Vertrages.