Abrechnung von Verträgen

Um einen Vertrag zur Abrechnung zu bringen, sollten Sie vorher Ihrerseits den Vertrag durch einen Wartungseinsatz erfüllen. Dieser Arbeitsauftrag (z.B. Wartungseinsatz) kann erfolgen:

über das Modul Arbeitsauftrag unter Auftragswesen,

über die Vertragsverwaltung - Verträge - Aufträge oder

über die Vertragsverwaltung - Anlagen - Aufträge.

Arbeiten Sie mit der ersten Möglichkeit über das Modul Arbeitsauftrag, müssen Sie die Zuordnung zu Anlage und Vertrag per Hand tätigen.

Arbeiten Sie mit der zweiten Möglichkeit über die Aufträge zu einem Vertrag, müssen Sie die Zuordnung zur Anlage per Hand tätigen.

Arbeiten Sie mit der dritten Möglichkeit und erzeugen einen Auftrag zu einer Anlage, ist die Zuordnung schon vorhanden. Jede Position, die Sie einem Auftrag zur künftigen Abrechnung hier zuordnen, steht automatisch dem Vertrag für die Abrechnung zur Verfügung.

Sie stehen in der Vertragsverwaltung auf dem abzurechnenden Vertrag. Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Anlagen. Alle zum Vertrag gehörenden Anlagen werden Ihnen angezeigt.

Abbildung 38: Anlagen zu Vertrag

Sie erkennen rechts die Zuordnung zum Vertrag. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aufträge. Alle Aufträge, die je zu dieser Anlage erstellt worden sind, werden Ihnen angezeigt. Sollte noch kein Auftrag zur der Anlage erstellt worden sein, ist der erscheinende Dialog

logischerweise leer.

Abbildung 39: Aufträge der Anlage

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um einen neuen Auftrag zu erstellen.

Abbildung 40: Neuer Auftrag

Sie erkennen, dass alle Daten, die bekannt sind, im Auftrag schon vorhanden sind.

Geben Sie den Suchbegriff ein, unter dem Sie den Auftrag ggfs. wieder finden wollen. Dies kann der Name des Kunden sein, die Bezeichnung der Anlage etc.

Tragen Sie den Betreff des Auftrages ein, z.B. fällige Wartung der Heizungsanlage.

Unter dem Datumsfeld eingegangen, wird Ihnen Ihr aktuelles Systemdatum vorgeschlagen. Sie können es durch Überschreiben oder über die Kalenderfunktion ändern.

Tragen Sie einen Termin ein. Dazu können Sie wie vorher die Kalenderfunktion nutzen. Geben Sie gleichfalls einen Zeitraum von bis ein. Um einen freien Termin für den entsprechenden Monteur zu finden, können Sie gleichfalls auf die Schaltfläche Termin klicken. Daraufhin öffnet sich die in HAPAK-pro integrierte Terminverwaltung.

Um Hinweise zur Arbeit mit der Terminverwaltung zu bekommen, schauen Sie im entsprechenden Kapitel des Handbuches nach.

Tragen Sie die Arbeitsbeschreibung sowie die Bemerkungen ein. Bitte beachten Sie, dass Sie unter dem Reiter Arbeitsort den Standort der Anlage aus der Anlagenverwaltung finden.

Unter dem Reiter Zusatz können Sie wiederum 16 Zusatzfelder für den Auftrag verwenden. Die Maske der Zusatzfelder ist über die Spalteneinstellungen änderbar und gilt für alle Aufträge.

Haben Sie alle Angaben eingetragen, klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern.

Der Auftrag ist nun angelegt und Sie können ihn für Ihren Monteur ausdrucken. Dazu klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Auftrag drucken.

Alternativ dazu können Sie auch oben in der Menüleiste über Drucken-Formular/Etikett diesen Auftrag ausdrucken. Drucken Sie über die Menüleiste, haben Sie die Möglichkeit, ein entsprechendes Auftragsformular auszuwählen, falls Sie für verschiedene Anwendungsfälle mehrere Auftragsformulare haben.

Nach Beendigung des Wartungseinsatzes ordnen Sie über Positionen/ Rechnung die Positionen zu, die zur Abrechnung kommen sollen.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 41: Auftragspositionen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, um entsprechende Positionen zuzuordnen oder klicken Sie auf die Schaltflächen für die entsprechenden Positionen, um sofort zu den ausgewählten Stammdaten zu verzweigen. Ordnen Sie Ihre Abrechnungspositionen zu. Verändern Sie ggfs. Preise.

Ihr Dialog könnte danach etwa so aussehen:

Abbildung 42: Abrechnungspositionen

Sie erkennen, dass die Positionen grün dargestellt werden. Dies bedeutet, dass diese Positionen noch nicht abgerechnet sind und zur sofortigen Abrechnung zur Verfügung stehen. Für die mögliche Farbdarstellung steht Ihnen auch über die rechte Maustaste die Farblegende zur Verfügung.

Abbildung 43: Legende

Sie haben nun einen Arbeitsauftrag mit Positionen gefüllt, die Sie abrechnen wollen.

 

 

 

ACHTUNG: Klicken Sie nicht auf Rechnung erstellen! In diesem Fall würde der Arbeitsauftrag abgerechnet, nicht der Vertrag! Beachten Sie, dass Positionen, die einem Auftrag zu einer Anlage zugeordnet sind, die ihrerseits wiederum einem Vertrag zugeordnet

ist, automatisch der Abrechnung des Vertrages zur Verfügung stehen.

Schließen Sie die Auftragsverwaltung und wechseln Sie in die Vertragsverwaltung zu dem entsprechenden Vertrag. Diesen erkennen Sie im Auftrag rechts. Der Vertrag wird Ihnen angezeigt.

Abbildung 44: Vertrag zur Abrechnung

Klicken Sie nun rechts auf die Schaltfläche Positionen/Rechnung.

Folgendes Bild ergibt sich:

Abbildung 45: Vertragspositionen f. Abrechnung

Sie erkennen, dass die Positionen, die Sie im Auftrag zur Abrechnung erfasst haben (grün unterlegt), auch beim Vertrag angekommen sind. Die erste graue Position ist die zyklisch abzurechnende Vertragsposition, die Sie der Vertragsart vorher zugeordnet haben.

Sie ist kursiv dargestellt. Diese Position wird bei Fälligkeit zur Abrechnung bereitgestellt.

Schließen Sie das Fenster Rechnungspositionen für Vertrag mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück. Sie stehen im Vertrag. Ist die Fälligkeit erreicht, und klicken jetzt auf die Schaltfläche Positionen/ Rechnung, erscheint folgender Hinweis:

Abbildung 46: Positionen bereitstellen?

Klicken Sie auf die Schaltfläche JA.

Alle Positionen werden zur Abrechnung zur Verfügung gestellt. Ihr Bildschirm sollte nun etwa so aussehen:

Abbildung 47: Vertragspositionen f. Abrechnung

Sie erkennen, dass die Positionen der Abrechnung des Serviceauftrages durch die Zuordnung des Auftrages zur Anlage und deren Zuordnung zum Vertrag jetzt hier für Vertragsabrechnung zur Verfügung stehen.

Zur endgültigen Abrechnung des Vertrages klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen. Der Dialog zum Speichern der Rechnung erscheint.

Abbildung 48: Rechnung speichern

Tragen Sie ggfs. das Datum des Postausganges ein. Ändern Sie gleichfalls den Status der Rechnung. Wählen Sie ggfs. den Vertreter aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Folgende Abfrage erscheint:

Abbildung 49: Weiterbearbeitung der Rechnung?

Da Sie die Rechnung ausdrucken und versenden wollen, sollten Sie diese Frage mit Ja beantworten. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Es wird automatisch die Dokumentbearbeitung geöffnet und die Rechnung kommt zur Anzeige.

Abbildung 50: Vertragsrechnung

Entsprechend diesem Auszug aus der Rechnung erkennen Sie, dass sowohl die zyklische Position (Wartungspauschale) als auch die Positionen des Serviceauftrages, die durch den Vertrag nicht abgedeckt sind, in Rechnung gestellt worden sind. Außerdem ist, wie in den Vertragsoptionen hinterlegt, der Betreff der Rechnung richtig ausgefüllt worden.

Sie können nun die Rechnung ausdrucken und in das Rechnungsausgangsbuch übernehmen. Schließen Sie die Dokumentbearbeitung.

Schauen Sie sich nun den Vertrag an:

Abbildung 51: abgerechneter Vertrag

Sie erkennen im linken Teil, dass der letzte Auftrag und auch die letzte Rechnung zu diesem Vertrag angezeigt werden. Benötigen Sie zu dieser Vertragsrechnung weitergehende Informationen, klicken Sie neben der Rechnungsnummer auf das blaue "i".

Damit öffnet sich das Info-Fenster zu dieser Rechnung mit allen relevanten Angaben:

Abbildung 52: Rechnungsinformationen

Hier sehen Sie alle Informationen zu der von Ihnen gelegten Rechnung. An dieser Stelle wird immer die letzte Vertragsrechnung angezeigt.

Wollen Sie ggfs. Daten ändern, so können Sie dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche Ändern klicken. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Datum des Postausganges, der Wiedervorlage sowie den Status zu ändern. Außerdem können Sie Bemerkungen zur Rechnung hinterlegen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Nun stehen Sie wieder im Vertrag. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche Positionen/Rechnung klicken, stellen Sie fest, dass sich das Erscheinungsbild geändert hat.

Die vorher farblich dargestellten Positionen sind nun normal mit weißem Hintergrund dargestellt. Nur die zyklische Position hat ihre Farbe behalten. Außerdem erkennen Sie bei jeder Position, in welcher Rechnung diese abgerechnet worden ist. Und Sie haben Zugriff auf diese Rechnung über das blaue "i".

Schließen Sie das Fenster Positionen/Rechnung. Sie stehen nun wieder auf dem Vertrag. Klicken Sie hier auf den Reiter Abrechnung.

Folgender Bildschirm zeigt sich:

Abbildung 53: neuer Termin

Sie erkennen hier, dass ein neuer Termin laut Zyklus errechnet und eingetragen worden ist, nämlich für ein Jahr später.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, um in das Hauptmenü der Vertragsverwaltung zurück zu gelangen.