Verwenden von Vorlagen

Vorlagen können verwendet werden, um an eine einzige Adresse einen Brief zu schreiben, aber auch, um mehrere Ihrer Geschäftspartner zu Ihrem Firmen-Jubiläum einzuladen (Serienbrief).

Nach dem Starten der Textverarbeitung finden Sie oben in der Menüleiste die Schaltfläche Vorlage auswählen:

Abbildung 14: Vorlage auswählen

Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie gelangen in die Auswahl der Briefvorlagen im Ordner Texte in Ihrem HAPAK-pro-Verzeichnis.

Abbildung 15: Vorlage auswählen

Klicken Sie auf die entsprechende Vorlage doppelt. Sie gelangen wiederum in die Adress-Verwaltung zur Auswahl der Adresse für dieses Anschreiben. Wählen Sie die Adresse aus oder legen diese neu an. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Doppelklick auf die

markierte Adresse oder mit OK.

Der Text entsprechend der Vorlage wird nun an die Adresse gerichtet erstellt. Sie können diesen Text jetzt drucken und/oder speichern.

Wollen Sie einen Serienbrief erstellen, so klicken Sie im Hauptmenü der Textverarbeitung auf die Schaltfläche Serienbrief.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 16: Einstellungen für Serienbrief

Arbeiten Sie diesen Dialog wie gewohnt von oben nach unten ab:

Nehmen Sie hier Ihre Einstellungen vor und wählen als Erstes aus dem bekannten Dialog die entsprechende Textvorlage aus.

Haben Sie dies getan, wird der zweite Bereich Gruppe aktiviert. Wählen Sie über die gleichnamige Schaltfläche die Adress-Gruppe aus, an der Sie einen Serienbrief erstellen wollen. Sie gelangen automatisch in die Gruppenverwaltung der Adressen.

Abbildung 17: Gruppenauswahl f. Serienbrief

Wählen Sie die entsprechende Gruppe aus oder legen eine neue Gruppe aus.

Fügen Sie Adressen in die entsprechende Gruppe hinzu oder entfernen Sie welche.

Sind Sie damit fertig, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Daraufhin bestätigt Ihnen das Programm die Anzahl der zu druckenden Briefe.

Wählen Sie im dritten Bereich die dargestellten Optionen für den Eintrag in der Adress-Historie aus:

Abbildung 18: Optionen-Serienbrief für Historie

Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, könnte der Dialog jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 19: Einstellungen für Adress-Historie

HAPAK-pro geht aber noch einen Schritt weiter. Wenn Sie wollen, druckt Ihnen das Programm erstmal die ersten beiden Briefe. So können Sie diese kontrollieren.

Wenn das Layout stimmt, können Sie dann die weitere Frage mit Ja beantworten, wenn HAPAK-pro Sie fragt, ob nun auch die restlichen Briefe gedruckt werden sollen. Aktivieren Sie dazu die erste Option im vierten Bereich.

Abbildung 20: Testdruck

Haben Sie Ihre Einstellungen für den Seriendruck getroffen, so klicken Sie auf die Schaltfläche Start.

Ist der Seriendruck komplett fertig, erhalten Sie vom Programm eine entsprechende Meldung.