Termine verwalten

Um einen neuen Termin anzulegen, klicken Sie in der von Ihnen gewählten Ansicht mit der rechten Maustaste auf den Tag, an dem der Termin stattfinden soll.

Folgendes Menü erscheint:

Abbildung 22: neuen Terin anlegen (1)

Klicken Sie hier mit der linken Maustaste auf den ersten Menüeintrag neuer Termin.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 23: neuen Termin anlegen (2)

Geben Sie nun hier alle relevanten Termindaten ein.

Wollen Sie diesen Termin einem Kunden zuordnen, so haben Sie neben dem Feld Kd.-Nr. die Möglichkeit, den Adress-Stamm zu öffnen und die jeweilige Kundenadresse auszusuchen.

Wollen Sie diesen Termin einen bestimmten Mitarbeiter zuordnen, so wählen Sie diesen über die Listbox (kleines schwarzes Dreieck) aus oder, wenn dort noch kein Mitarbeiter erscheint, über die Schaltfläche Mitarbeiter.

Benötigen Sie einen Eintrag in den Wiedervorlagen, so nutzen Sie bei der Eingabe die kleine Schaltfläche neben dem Eingabefeld für die Kalenderfunktion.

Wollen Sie diesen Termin einem bestimmten Projekt oder Dokument zuordnen, so klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche neben dem Eingabefeld Dok.-Zuordnung.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 24: Projekt/Dokument zuordnen

Wählen Sie hier einen Menüeintrag aus und Sie gelangen in die Auswahl des von Ihnen gewählten Dokumententyps.

Haben Sie alle Eingaben und Zuordnungen getätigt, könnte Ihr Dialog nun so aussehen:

Abbildung 25: neuen Termin anlegen (2)

Sind alle Angaben richtig und sinnvoll, klicken Sie zum Speichern und Eintragen des Termins auf die Schaltfläche OK. Der Termin wird in der von Ihnen gewählten Ansicht eingetragen und sieht dann etwa so aus:

Abbildung 26: neuer Termin angelegt

Sie können auch die Ansichten wechseln. Lassen Sie sich z.B. die 5 Tage-Woche anzeigen.

Dann sieht der Termineintrag etwa so aus:

Abbildung 27: neuer Termin angelegt in anderer Ansicht

Hinweis:

Die Eingabe des Termins richtet sich auch nach der von Ihnen gewählten Ansicht. Haben Sie z.B. in Ihrer Ansicht einen bestimmten Mitarbeiter schon ausgewählt, dann ist dieser Mitarbeiter im Eingabedialog schon eingetragen.

Befinden Sie sich in der Tages- oder Wochenansicht und markieren den Zeitraum mit der Maus und klicken in diesem ausgewählten Zeitraum mit der rechten Maustaste und legen einen neuen Termin an, dann wird die Uhrzeit (von – bis) auch schon in den Eingabedialog übernommen.

Wollen Sie einen mehrtägigen Termin anlegen, so geben Sie im Eingabefeld bis auch eine Datum ein. Die Anzeige des Termins geht dann über Ihre aktuell eingestellte (weiße) Arbeitszeit hinaus.

Um einen neuen Arbeitsauftrag anzulegen, klicken Sie in der von Ihnen gewählten Ansicht mit der rechten Maustaste auf den Tag, an dem der Serviceauftrag stattfinden soll.

Folgendes Menü erscheint:

Abbildung 28: neuen Arbeitsauftrag anlegen (1)

Klicken Sie hier mit der linken Maustaste auf den ersten Menüeintrag neuer Arbeitsauftrag. Nach der Auswahl der Kundenadresse erscheint folgender Dialog, der nach dem Ausfüllen etwa so aussehen könnte:

Abbildung 29: Anlegen eines Arbeitsauftrages

Dies ist der Dialog zur Erstellung eines Arbeitsauftrages. Das bedeutet: Sie befinden sich jetzt im Modul Arbeitsauftrag. Sie erkennen, dass der ausgewählte Zeitraum schon eingetragen ist. Erstellen Sie den Arbeitsauftrag und füllen nun die benötigten Felder aus.

Haben Sie alle Daten des Arbeitsauftrages eingegeben und diesen mit einem Kick auf die Schaltfläche Sichern gespeichert, ist dieser Arbeitsauftrag zu einem Eintrag in Ihrer Terminübersicht geworden, in der Sie sich nun wieder befinden.

Dies könnte dann etwa so aussehen:

Abbildung 30: Arbeitsauftrag angelegt

Hinweis:

Die Eingabe des Arbeitsauftrages richtet sich auch nach der von Ihnen gewählten Ansicht. Haben Sie z.B. in Ihrer Ansicht einen bestimmten Mitarbeiter schon ausgewählt, dann ist dieser Mitarbeiter im Eingabedialog schon eingetragen.

Befinden Sie sich in der Tages- oder Wochenansicht und markieren den Zeitraum mit der Maus und klicken in diesem ausgewählten Zeitraum mit der rechten Maustaste und legen einen neuen Arbeitsauftrag an, dann wird die Uhrzeit (von – bis) auch schon in den Eingabedialog übernommen.

Wollen Sie einen mehrtägigen Arbeitsauftrag anlegen, so geben Sie im Eingabefeld bis auch eine Datum ein. Die Anzeige des Termins geht dann über Ihre aktuell eingestellte (weiße) Arbeitszeit hinaus. Alternativ dazu können Sie auch in der Terminansicht den mehrtätigen Bereich mit der Maus markieren.

Wollen sie einen angelegten Termin im Nachhinein nochmals ändern, also bearbeiten, klicken Sie einfach doppelt auf den Termin. Der Dialog öffnet sich.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und tätigen Sie Ihre Eingaben. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK werden die Änderungen wirksam und das Dialogfenster schliesst sich wieder.

Wollen Sie einen angelegten Termin verschieben, können Sie das durch Ändern des Datums tun, wie unter Bearbeiten beschrieben oder Sie nehmen einfach den Termin mit gedrückter Maustaste und verschieben ihn auf ein anderes Datum mit oder ohne anderer Uhrzeit.

Mit einem Rechtsklick auf einen ausgewählten Termin können Sie der Kundenhistorie einen weiteren neuen Eintrag hinzufügen. Wählen Sie die entsprechenden Eintragsart aus dem erscheinenden Menü aus.

Wollen Sie die Mitarbeiterzuordnung zu einem angelegten Termin ändern, so klicken Sie auf den ausgewählten Termin mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Mitarbeiter zuordnen aus.

Im erscheinenden Menü klicken Sie nun einfach den anderen Mitarbeiter an. Übernehmen Sie Ihre eingaben mit OK.

Wollen Sie schnell einen Termin auf „erledigt“ setzen, so klicken Sie auf den ausgewählten Termin mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag erledigt aus.

Wollen Sie einen Termin löschen, so klicken Sie auf den ausgewählten Termin mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Löschen aus.

Alternativ dazu reicht es auch aus, wenn Sie den Termin einfach anklicken und die Entf.-Taste auf Ihrer Tastatur drücken..

Wollen Sie einen Termin kopieren, so klicken Sie auf den ausgewählten Termin mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Kopieren aus. Klicken Sie auf den Tag im Kalender, an dem Termin nochmals erscheinen soll, öffnen wiederum das Menü mit der

rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Termin einfügen aus.

Wollen Sie einen Termin vervielfältigen, so klicken Sie auf den ausgewählten Termin mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Termin vervielfältigen aus.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 31: Termin vervielfältigen

Geben Sie hier die Bedingungen für die Vervielfältigung ein und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Das Drucken der Termine kann auf 2 verschiedene Arten erfolgen:

Übersicht

Liste.

Klicken Sie in Ihr Kalenderblatt mit der rechten Maustataste und anschließend auf Drucken, erscheint die Auswahl Übersicht oder Liste. So etwa:

Abbildung 32: Menü Drucken

Wählen Sie den Eintrag Übersicht aus. Die Übersicht druckt Ihnen den Kalender, den Sie gerade in der Ansicht haben. Sie könnten also maximal eine Monatsansicht (30/31 Tage) als Kalenderblatt drucken.

Dies könnte am Beispiel der 5-Tagesansicht so aussehen:

Abbildung 33: Druck der Kalenderübersicht

Schliessen Sie die Vorschau und wiederholen Sie den Vorgang mit dem Eintrag Liste.

Ihre Druckvorschau könnte nun etwa so ausehen:

Abbildung 34: Druck der Terminliste

Daten aus dem Terminkalender können mit MS-Outlook synchronissiert werden, um diese dann auf einen PDA oder Handy zu übergeben. Sie werden Sie mit Ihren Terminen mobil.

Synchronisieren bedeutet, dass Ihre Termineinträge in beide Richtungen abgeglichen werden. Legen Sie also einen Termin in HAPAK an, erscheint dieser in Outlook, legen Sie einen Termin in Outlook an, erscheint dieser nach dem Synchronisationsvorgang in HAPAK.

Wollen Sie Ihre Termine synchronisieren, so klicken Sie in der aktuellen Terminansicht mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Termine mit Outlook Synchronisieren aus.

Sofort startet der Synchronisationsvorgang. Am Ende meldet Ihnen das Programm, wie viel Termine jeweils angelegt oder gelöscht worden sind.

Wollen Sie Ihre Termine mit anderen Netzwerkarbeitsplätzen aktualisieren, so klicken Sie in der aktuellen Terminansicht mit der rechten Maustaste und wählen den Menüeintrag Anzeige aktualisieren aus. Die Anzeige wird sofort aktualisiert.