Arbeit mit dem Postbuch

Haben Sie Dokumenten ein Postausgangsdatum zugeordnet und haben Sie Eingangsrechnungen - mit der entsprechenden Option im Postbuch – gebucht, so könnte Ihr Postbuch nun etwa so aussehen:

Abbildung 45: Postbuch mit Einträgen

Wollen Sie manuell einen neuen Posteingang erfassen, so klicken Sie im linken Fenster Eingang mit der rechten Maustaste und wählen den Eintrag neuer Posteingang.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 46: neuen Posteingang erfassen

Füllen Sie die Felder von oben nach unten aus. Nutzen Sie beim Datum und Wiedervorlage die Kalenderfunktion, nutzen Sie bei Versandart und Betreff und Mitarbeiter die Listboxen, die Sie über das kleine schwarze Dreieck öffnen können.

Klicken Sie auf das rotweiße Karteikästchen, um eine Adresse aus den Adress-Daten schnell

auszuwählen. Ein Posteingang könnet nun so aussehen:

Abbildung 47: Posteingang erfasst

Wollen Sie manuell einen Postausgang erfassen, verfahren Sie genauso wie beim Posteingang, nur klicken Sie mit der rechten Maustaste im rechten Fenster Ausgang. Die Tätigkeiten sind nahezu identisch.

Zusätzlich zum Postausgang eines Anschreibens an einen Kunden zum Beispiel, können Sie dem Postausgang auch noch ein Dokument anfügen. Diese Funktion finden Sie gleichfalls über das Menü der rechten Maustaste.

Suchen

Wollen Sie einen bestimmten Eintrag suchen, so klicken Sie im Postbuch auf die Schaltfläche Suchen.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 48: Suchen im Postbuch

Verfahren Sie wie folgt:

Wählen Sie einen Zeitraum für die Suche.

Wählen Sie aus, wo Sie suchen wollen (Posteingang, Postausgang oder beides)

Wählen Sie ggfs. eine Adresse aus. Das muss nicht unbedingt ein Kunde sein.

Geben Sie ggfs. einen Betreff ein.

Haben Sie eine Auswahl getroffen, Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche starten.

Das Ergebnis könnte nun etwa so aussehen:

Abbildung 49: Suche im Postbuch erfolgreich

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag des Suchergebnisse gelangen Sie sofort auf den jeweiligen Eintrag im Postbuch. Mit einem weiteren Doppelklick auf den gesuchten Eintrag gelangen Sie z.B. sofort in das Rechnungseingangsbuch und stehen dort auf dem entsprechenden Datensatz.

Klicken Sie im Postausgang auf ein entsprechendes Dokument doppelt, so öffnet sich die jeweilige Anwendung (Dokumentbearbeitung oder Textverarbeitung) und öffnet Ihnen dieses Dokument.