Überweiserdruck/DTA

Klicken Sie auf den ersten Menüpunkt, erscheint folgender Dialog:

Abbildung 30: Überweiser

Sie erkennen im Zentrum den fertigen Überweiserschein für eine Rechnung, die unten in der Liste angezeigt wird. Auf diesem Überweiserschein sind entsprechend den Optionen für den Überweiserdruck alle relevanten Daten angekommen. Wollen Sie die Optionen ändern, klicken Sie oben in der Menüleiste auf Optionen.

Haben Sie es versäumt, bei Installation und Konfiguration des Programms Ihre Bankverbindungen anzulegen, können Sie dies oben in der Menüleiste bei Banken nachholen.

Dazu erscheint folgender Dialog:

Abbildung 31: Banken

Hier können Sie vorhandene Bankverbindungen ändern oder Neue anlegen.

Haben Sie mehrere Banken im Programm hinterlegt, können Sie für den aktuellen Überweiser über die gleichnamige Schaltfläche oben in der Menüleiste die Bankverbindung wechseln. Es erscheint ein kleines Menü, in dem Sie nur die nun richtige Bankverbindung

auswählen.

Im Dialog rechts sehen Sie die Auswahlfilter, welche Rechnungen zur Überweisung bereitgestellt werden sollen. Sie können hier auswählen zwischen:

Ausgangsrechnungen

Eingangsrechnungen

Zusätzlich können Sie filtern auf das Fälligkeitsdatum von Eingangsrechnungen oder auf die Skontofrist (von-bis).

Außerdem können Sie mit dem Optionshäkchen noch nicht überwiesen alle Rechnungen anzeigen lassen, die zwar bereitgestellt worden sind, aber noch nicht überwiesen wurden.

Außerdem können Sie rechts über Textsuche oder über Erweitert gezielt Rechnungen suchen.

Wollen Sie den vorhandenen Überweiser ändern, weil Sie noch eine zusätzliche Information eintragen wollen, setzen Sie das Optionshäkchen bei Überweiser ändern. Bitte beachten Sie hier, dass Sie Zahl-Beträge zwar ändern können, aber dies dann zu einem Widerspruch

zwischen Ihrer Buchung und Ihrem Kontoauszug kommen kann.

Rechts oben können Sie den Druck des Überweisers über Vorschau begutachten oder sofort den Druck über Drucken anstoßen.

Alle Informationen, die Sie hier in den jeweiligen Überweiserscheinen erkennen, stehen auch für die DTA/Sammelüberweiser zur Verfügung.

Um eine DTA-Ausgabe zu erstellen oder Zahlungen an einen bestimmten Lieferanten zusammenzufassen und auf einem Überweiser zu drucken, klicken Sie oben auf den Reiter

DTA/Sammelüberweiser.

Der gelbe Überweiserschein wird ausgeblendet und der Dialog ändert sich wie folgt:

Abbildung 32: DTA-Ausgabe

Im Gegensatz zum Überweiserschein erkennen Sie eine noch leere Tabelle für die DTA-Ausgabe.

Um eine zur Überweisung anstehende Zahlung für die DTA-Datei vorzubereiten, markieren Sie die entsprechende Zahlung in der unteren Liste und klicken auf die darüber befindliche Schaltfläche mit dem roten Pfeil Hinzufügen oder doppelklicken Sie die Zahlung. Daraufhin wird die Zahlung in die obere Tabelle (Sammelliste) eingefügt.

Es öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 33: Übernahme in Sammel-Liste

Ggfs. können Sie hier noch Änderungen vornehmen. Wichtig ist dabei, dass es möglich ist, hier die Bankverbindung des Lieferanten einzutragen, sollte diese in dessen Adress-Daten nicht vorhanden sein. Tragen Sie die Bankverbindung ein, ist es möglich, von hier aus, die Änderung in die Adresse zu speichern, ohne dass Sie in die Adresse wechseln müssen.

Zusätzlich können Sie im linken Teil festlegen, welche Art der Überweisung dies sein soll. Der Standard ist Gutschrift.

Hierbei handelt es sich nicht um eine Gutschrift, die Sie von Ihrem Lieferanten haben möchten, sondern Sie schreiben dem Lieferanten den Überweisungsbetrag gut.

Der Begriff Gutschrift ist aus der Bankensprache übernommen, um auch hier klare Verhältnisse zu haben.

Ist die Überweisung mit den Einstellungen richtig, klicken Sie nun auf die Schaltfläche OK. Daraufhin erscheint die Zahlung in der Sammelliste.

Dies könnte dann so aussehen:

Abbildung 34: Sammelliste

Sie erkennen, dass die Zahlung oben in der Sammelliste angezeigt wird. So können Sie eine Zahlung nach der anderen in die Sammelliste übernehmen. Um weitere Informationen zu der jeweiligen Zahlung zu erhalten, können Sie mit der waagerechten Bildlaufleiste nach rechts scrollen.

Ist eine Überweisung fälschlicherweise nach oben verschoben worden, können Sie sie über die Schaltfläche Entfernen wieder aus der Sammelliste entfernen. Diese Überweisung wird nicht gelöscht, steht somit für eine spätere Überweisung zur Verfügung.

Haben Sie Ihre zu überweisenden Zahlungen in der Sammelliste erfasst, können Sie dann auf die Schaltfläche DTA-Ausgabe klicken.

Wollen Sie die Zahlungen an einen bestimmten Lieferanten auf einem Überweiserschein zusammenfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Überweiser.

In beiden Fällen erscheint die Sammelliste:

Abbildung 35: Sammelliste fertig

Hier werden die Zahlungen zusammengefasst. Für die DTAAusgabe wird eine Sammelliste erstellt, die auch aus Zahlungen an unterschiedliche Lieferanten bestehen kann. Für den Überweiserdruck werden logischerweise immer nur die Zahlungen an einen Lieferanten zusammengefasst.

Standardmäßig ist unten die Option gesetzt: Überweisungen einzeln in die DTA-Datei ausgeben. Dabei werden die einzelnen Buchungsposten einzeln an die DTA-Datei übergeben. Ihr eBanking- Programm kann daraus wiederum einen Sammelüberweiser

erzeugen.

Haben Sie die andere Option Überweisungen als Sammelüberweisungen gemäß obiger Liste in DTA-Datei ausgeben ausgewählt, erscheint als Verwendungszweck beim Geldempfänger Anzahl der Beleg(e) lt. Protokoll. Dann sollten Sie für die Nachvollziehbarkeit durch den Geldempfänger das Überweiserprotokoll per Fax senden. Beachten Sie dazu auch unten stehende Hinweise zum Verwendungszweck.

Für die DTA-Ausgabe ist die Schaltfläche Ausgabe der nächste Schritt.

Für den Druck des Überweisers können Sie die Schaltfläche Drucken anklicken.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabe.

Es erscheint folgender Hinweis, wenn Sie schon einmal eine DTADatei erzeugt haben:

Abbildung 36: Hinweis Überschreiben

Diese Frage können Sie getrost mit Ja beantworten.

Da Sie unter den Optionen eingestellt haben, dass Sie die Überweiserliste zum späteren einlesen der Zahlungen speichern wollen, meldet Ihnen das Programm, dass die Überweiserliste als Datei gespeichert wurde.

Abbildung 37: Meldung: Überweiserliste gespeichert

Bestätigen Sie diese Meldung mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Nun erscheint die Frage nach dem Druck eines Diskettenbegleitzettels.

Wenn Sie die DTA-Datei per Diskette an die Bank geben wollen, sollten Sie diesen Begleitzettel ausdrucken. Wenn Sie per electronic banking die Datei zur Bank schicken, dann benötigen Sie diesen Begleitzettel nicht. Schalten Sie dann diese Abfrage unter

den Optionen ab.

Abbildung 38: Abfrage nach Diskettenbegleitzettel

So sieht ein Diskettenbegleitzettel aus:

Abbildung 39: Diskettenbegleitzettel Vorschau

Als nächstes fragt Sie das Programm, ob eine Liste der ausgegebenen Überweisungen ausgedruckt werden soll.

Abbildung 40: Überweisungsliste

Hier sollten Sie die Frage mit Ja beantworten, um später einen Vergleich mit Ihrem electronic-banking-Programm zu haben.

In der Vorschau sieht die Liste so aus:

Abbildung 41: Liste der Überweisungen

Bitte beachten Sie:

Der Verwendungszweck bei einer Sammelüberweisung wird automatisch erzeugt mit: (Anzahl der Belege) lt. Protokoll. Stellen Sie sich vor, Sie hätten hier 10 Überweisungen zu tätigen. Alle 10 Rechnungsnummern und ggfs. Ihre Kundennummer beim Lieferanten

passen nicht zusammen in den Verwendungszweck. Für diesen Verwendungszweck stehen nur 2 * 27 Zeichen zur Verfügung.

Sollte es also Rückfragen Ihres Lieferanten geben, welche Rechnungen denn Sie nun mit der Überweisung bezahlt haben, müssen Sie ihm die oben dargestellte Liste zukommen lassen. Der Vorgang ist abgeschlossen.