Optionen Überweiser DTA

Hier legen Sie fest, mit welchen Einstellungen Sie den Überweiserdruck bzw. den elektronischen Datenträgeraustausch (DTA) organisieren wollen.

Pfad DTA-Datei

Hier geben Sie den Pfad und den Dateinamen für die Datenträgeraustauschdatei mit Ihrem electronic banking-Programm ein. Der Standardname für die Datei ist dtaus1.txt. Sie können ihn aber auch vereinfachen. Prüfen Sie die Übergabe in Ihrem Überweisungsprogramm. Der Pfad kann auch auf ein Netzwerk-Laufwerk verweisen.

Betreff

Hier legen Sie fest, was als Verwendungszweck auf dem Überweiserschein bzw. in der DTA-Datei erscheinen soll.

Klicken Sie den ersten Punkt an, wird das Wort "Rechnung" und die Belegnummer der Rechnung, die Sie beim Buchen erfasst haben, verwendet.

Klicken Sie den zweiten Punkt an, wird der Betreff, den Sie beim Buchen erfasst haben, als Verwendungszweck eingetragen.

Klicken Sie den dritten Punkt an, wird der Betreff 1 verwendet, den Sie hier über die Schaltfläche Betreffzeilen konfigurieren eingestellt haben.

Klicken Sie den vierten Punkt an, wird der Betreff 2 verwendet, den Sie hier über die Schaltfläche Betreffzeilen konfigurieren eingestellt haben.

Wollen Sie den Betreff 2 generell mit dem Betreff 1 gemeinsam verwenden, empfiehlt es sich, den Betreff 2 als Zusatzinformation hier rechts festzulegen.

Sammler-Betreff

Diese Verwendungszweck-Informationen gelten nur für den Sammel- Überweiser-Schein, nicht für die DTA-Datei. Wenn Sie z.B. 10 Rechnungen durch Überweisung bezahlen wollen, und Sie wollten alle Rechnungsnummern, alle Rechnungsdati und auch noch einmalig Ihre Kundennummer angeben, werden diese Informationen natürlich hier nicht reinpassen. Der Verwendungszweck ist je Zeile nur 27 Zeichen breit. Mehr lässt der Schein und auch die DTA-Datei nicht zu. Also könnte man hier für den Sammel-Überweiser-Schein

z.B. eintragen: laut Aufstellung per Fax.

Überweiserliste?

Was passiert mit der Überweiserliste (DTA-Datei) nach der Überweisung? Hier können Sie einstellen, ob die Daten

gelöscht werden sollen,

gespeichert werden sollen oder

sofort als Zahlungen verbucht werden sollen.

Werden die Daten gelöscht, stehen Sie für weitere Operationen und Tätigkeiten logischerweise nicht mehr zur Verfügung.

Geben Sie aber beim zweiten Punkt einen Speicherort (Pfad) an, können die Daten später als Zahlungen importiert werden. "Später" bedeutet in diesem Fall: Wenn die Zahlungen auf Ihrem Kontoauszug als Ausgaben dargestellt werden, also von Ihrem Konto bezahlt wurden.

HAPAK-pro legt am eingestellten Pfad eine Datei an, die folgenden Namen trägt: DTA_RE_10-01-2006-001.dbf. Aus diesem Dateinamen ist zu erkennen, dass es sich um eine DTADatei aus dem Rechnungseingang vom Datum mit der laufenden Nummer 1 (001) handelt.

Diese Datenbank könnten Sie später als Zahlungen über die Finanz. exe wieder importieren.

Um sich ggfs. auch diesen Arbeitsschritt zu ersparen, weil Sie ganz genau wissen, dass die täglichen Überweisungen auch am gleichen Tag als Abgang von Ihrem Konto durch die Bank gebucht werden, können Sie auch die dritte Option verbuchen anklicken. So werden

die Überweisungen nach der Ausgabe sofort als Bezahlung von Eingangsrechnungen auf Ihrem Konto verbucht.

Hinweis:

Bitte bedenken Sie, dass beim Einlesen der DTA-Datei bzw. Beim erbuchen nur die Zahlungen in HAPAK-pro gebucht werden, die Sie überwiesen haben. Also Zahlungen, die durch Lastschrift von Ihrem Konto erfolgten (freie Zahlungen, wie z.B. Miete, Leasingraten

etc.) usw.

Eingangszahlungen Ihrer Kunden müssen Sie dann entweder manuell zusätzlich verbuchen oder Sie lesen dann die MT-940-Datei Ihrer Bank ein, soweit Ihnen diese zur Verfügung gestellt wird (abhängig von Ihrer Bank und Ihrem Banking-Programm)

Feinjustage

Wenn Sie den ersten Überweiserschein gedruckt haben, stellen Sie bestimmt fest, dass er in der Seite und in der Höhe verschoben ist und somit nicht richtig ausgefüllt wurde. Mit der Feinjustage können Sie nun festlegen, wieviel Millimeter ausgehend vom oberen

und vom linken Rand der Druck künftig erfolgen soll. Eine Zahleneingabe mit Minus bedeutet somit etwas höher anfangen und weiter links, eine ohne Vorzeichen (positiv) etwas tiefer und weiter rechts. Dasselbe gilt für den Scheckdruck.

Konfigurieren

Klicken Sie hier auf die Schaltfläche, öffnet sich der Konfigurationsdialog:

Abbildung 5: Betreffzeilen konfigurieren

Über diese Menüpunkte können Sie den Betreff 1 und den Betreff 2 jeweils für den Rechnungseingang und den Rechnungsausgang definieren. Klicken Sie z.B. den ersten Menüpunkt an.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 6: Betreffzeile konfigurieren

In der linken Spalte können Sie nun die Datenfelder anklicken, die als Betreff erscheinen sollen. Im dargestellten Beispiel ist es die Rechnungsnummer und die eigene Kundennummer bei Ihrem Lieferanten.

Ihr Betreff soll aber so aussehen: ReNr.123456 v. 12.05.06. Demzufolge klicken Sie links die Zeile RNR (Belegnummer an), so dass Sie blau markiert. Nun tragen Sie rechts bei freier Text ein: ReNr.

Danach klicken sie auf die darunter liegende Schaltfläche Einfügen. Nun wird der freie Text (ReNr.) zu einem Datenfeld in der linken Spalte und wird vor dem markierten Datenfeld eingefügt. Nun markieren Sie in der linken Spalte das Feld BELEGDAT (Belegdatum).

Tragen Sie nun in den freien Text v. ein und betätigen wiederum die Schaltfläche Einfügen. Nun wird der freie Text (v.) vor dem Belegdatum als Datenfeld eingefügt.

Ihr Bildschirm könnte nun so aussehen:

Abbildung 7: Betreffzeile 1 konfigurieren

Sie erkennen, dass die freien Texte (Beispiel hier „v.“) als Datenfeld links eingefügt worden sind.

Layout

Unter dieser Schaltfläche öffnet sich ein Dialog zum Bearbeiten der verschiedenen Listen und Ausdrucke sowie des Überweiserscheines. Klicken Sie ein Druckdokument an, erscheint folgender Dialog:

Abbildung 8: Layouts bearbeiten

Um hier Änderungen vorzunehmen oder eigenen Listen zu erstellen und diese zu speichern, benötigen Sie die Freischaltung des Moduls Listendesigner. Um Hinweise zur Arbeit mit dem Listendesigner zu bekommen, schauen Sie in der Hilfe des Listendesigners an Ort

und Stelle nach.

Außerdem

Setzen Sie den ersten Haken, werden alle Eingangsrechnungen und die freien Zahlungen gemeinsam in den Tabellen angezeigt.

Die zweite Option dient dazu, den Kontoinhaber als Auftraggeber/ Empfänger auf den Überweiserschein zu drucken bzw. in die DTA-Datei zu schreiben. Ist diese Option nicht gesetzt, wird der Firmenname, der in der Konfiguration hinterlegt ist, eingesetzt. Der

Kontoinhaber muss unter Hauptmenü - Datenservice – Weitere Stammdaten - Bankverbindungen eingetragen sein.

Die dritte Option bewirkt, dass die Berichte während der Überweisung bzw. vor der DTA-Ausgabe in einer Vorschau dargestellt werden, von der aus Sie entsprechende Protokolle drucken können.

Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen, so sehen Sie ihn hier in der Vorschau und können nachfolgende Fragen nach dem Löschen der anstehenden Überweisungen verneinen, so dass Sie den Vorgang wiederholen können.

Mit der vierten Option schalten Sie die Abfrage nach dem Druck für einen Diskettenbegleitzettel ab, die sich ja erübrigt, wenn Sie Ihre Zahlungen mit electronic banking, also mit der Übergabe der DTADatei in Ihr Banking-System, tätigen.