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Optionen Rechnungseingang

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Unter diesem Reiter legen Sie fest, wie Sie mit dem Rechnungseingangsbuch arbeiten wollen. Diese Einstellungen verstehen Sie bitte als Standards, die während der Arbeit immer abgeändert werden können.

Zusätzlich erfassen

Durch Setzen der Häkchen in den Optionskästchen veranlassen Sie HAPAK-pro diese Felder beim Buchen abzufragen. Werden keine Häkchen gesetzt, werden die entsprechenden Felder aus der Buchungsmaske ausgeblendet.

Wollen Sie zusätzlich eine laufende Nummer zu Ihren Eingangsbelegen vergeben, so setzen Sie hier ein Haken.

Wollen Sie den Betreff der Buchung erfassen, setzen Sie hier einen Haken.

Arbeiten Sie mit Projekten (Baustellen) und wollen Ihre Eingangsrechnungen auf entsprechende Projekte buchen, so sollten Sie hier das Häkchen setzen. Dadurch ist auch eine Splittung auf verschiedene Projekte möglich. Voraussetzung ist das Vorhandensein der

Freischaltung für die Projektverwaltung.

Anzeige/Speicherung

Für die Arbeit mit dem Modul Rechnungseingang kann sich der Anwender die Bedienung individuell einstellen. Setzen Sie die Häkchen in den jeweiligen Zeilen, die für Sie in Betracht kommen.

Neue Buchung nach dem Speichern der vorangegangenen Buchung erspart Ihnen den Klick auf die Schaltfläche Neu. Für geübte Anwender ist das sinnvoll.

Sollten Sie mit der Arbeit erst beginnen, so lassen Sie die Option vorerst ausgeschaltet. Sie sehen dann beim Speichern Ihren soeben erfassten Buchungssatz und können Ihr Ergebnis begutachten.

Die Kalenderwoche anzeigen zu lassen, ist oft sehr hilfreich. Wenn Sie den Skontobetrag immer von Brutto der Eingangsrechnung beim Bezahlen zum Abzug bringen, setzen Sie hier das Häkchen. Diese Option errechnet den Skontowert immer vom Bruttobetrag

der Rechnung. Diese Option ist als Standard sinnvoll.

Sollten Sie aber den Bruttobetrag der Rechnung gemindert haben, weil Sie z.B. eine Gutschrift verrechnet haben, würde der Skontowert von Brutto nicht mehr stimmen.

Durch Ausschalten dieser Option können Sie dann die Skontobasis (Bruttowert) überschreiben mit dem noch offenen Betrag.

Die Anzeige von Splittungen legen Sie mit den nächsten drei Häkchen fest. Der Browser ist die Auflistung der Rechnungen, die Sie in den unterschiedlichen Programmteilen sehen

können.

Zu den Eingangsrechnungen können Sie deren Originale einscannen und sie dem Buchungssatz als PDF-Dokument hinterlegen. Wenn Sie diese Belege auch bei der entsprechenden Adresse oder bei Projektbezug auch beim Projekt sehen wollen, setzen Sie hier den Haken bei Fremd-Belege auch zu Adresse/Projekt zuordnen.

Datumsauswahl

Die Datumsauswahl bei Anzeige/Druck soll sich richten nach dem Belegdatum oder nach dem Erfassungsdatum.

Vorgaben

Für die Rechnungsauswahl beim Bezahlen kann man sich die Rechnungen z.B. anzeigen lassen, die das heutige Fälligkeitsdatum haben.

Dementsprechend also das Systemdatum Ihres Rechners +0 Tage. Fällige Rechnungen von vorgestern wären dann also über –2 zu erhalten. Genauso die Skontofrist: Alle Rechnungen, bei denen in 3 Tagen die Skontofrist abläuft: 3.

Kontensplittung

Wenn Sie Eingangsrechnungen auf mehrere Konten splitten, können Sie hier festlegen, welchen Betrag Sie splitten wollen.

Ziel/Skonto

Hier legen Sie fest, wie Ihr Zahlungsziel beim Lieferanten vorgegeben werden soll. Sinnvoll ist die Einstellung: aus der gewählten Adresse übernehmen. Oder: Sie legen generell eine Einstellung als feste Vorgabe fest.

Gleichfalls können Sie festlegen, ab welchem Datum die Skontofrist errechnet werden soll.

Die Option Skonto immer aktivieren, bewirkt, dass in den Buchungsmasken generell die Eingabe von Skonto aktiviert ist.

Weitere Vorgaben

Wenn Sie Eingangsrechnungen buchen, ist es sinnvoll, für das Erfassungsdatum und das Belegdatum automatisch Einträge zu hinterlegen.

Haben Sie also mehrere Belege von vorgestern, können Sie hier das Belegdatum mit -2 vorgeben. So sparen Sie sich die Eingabe des Datums.

Setzen Sie den Haken bei Anzeige/Druck getrennte Zahlungsübersichten, so haben Sie im Menü Anzeige/Druck eine zusätzliche Druckoption. Damit sind Sie in der Lage, am Monatsende die nur tatsächlich erfolgten Zahlungen als Tabelle auszudrucken.

Setzen Sie die Option Zahlungen sofort für Überweiser/DTA markieren, sparen Sie sich die Arbeit beim Erfassen jeder Buchung.

Betreff

Wenn Sie einen Betreff der Eingangsrechnung erfassen und diesen nicht immer von Hand eingeben wollen, können Sie den Betreff auch automatisch erzeugen lassen.

Über die hier befindliche Schaltfläche Konfigurieren, können Sie den Betreff z.B. aus Rechnungsdatum und Nummer erzeugen lassen. Wie Sie den erzeugten Betreff verwenden, legen Sie mit eines der drei Optionshäkchen fest.