Neue freie Zahlung erfassen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Der Dialog öffnet sich zur Eingabe, nachdem Sie im erscheinenden Untermenü freie Zahlung (F2) ausgewählt haben:

Abbildung 24: neue freie Zahlung

Sie können nun die Eingabefelder ausfüllen. Wollen Sie einen anderen Empfänger, ein anderes Finanz- oder Gegenkonto, so klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen und wählen die richtigen Einträge aus oder legen Sie sie neu an.

Die laufende Nummer sowie die Belegnummer werden vom Programm vergeben. Sie können Sie natürlich überschreiben, wobei wir empfehlen, die laufende Nummer zu belassen, um nicht vorhandene Einträge in den Datenbanken zu überschreiben.

Geben Sie rechts einen Betreff dieser Buchung ein.

Geben Sie den Betrag ein, den der Empfänger erhalten soll. Entsprechend dem ausgewählten Gegenkonto wird der Steuerbetrag errechnet und dargestellt.

Führen Sie ggfs. eine Projekt/Ktr.-Zuordnung durch. Hier können Sie jeweils nur auf ein Projekt/Ktr. verbuchen.

Haben Sie die Buchung gesichert, wird die kleine Schaltfläche daneben mit dem Zeigefinger aktiviert. So sind Sie darüber in der Lage, Ihren gebuchten Betrag für die Nachkalkulation auf Kostenanteile zu splitten , wie Lohn, Material, Geräte, Fremdleistungen.

Außerdem können Sie die Zahlung disponieren, also vormerken. Damit steht sie dem Überweiserdruck oder der DTA-Datei zur Verfügung.

Setzen Sie dazu in der grün unterlegten Zeile das entsprechende Häkchen. Nun können Sie das Datum (vorgemerkt für) ändern. Außerdem wird ein Häkchen gesetzt bei für Überweiser markieren (gilt auch für DTA) und es verschwindet dabei unten das Feld zur Eingabe der Nummer des Kontoauszuges, weil die kann noch nicht bekannt sein.

Hinweis:

Wenn Sie im Rechnungseingang von HAPAK-pro Rechnungen bezahlen, sind sie aber noch nicht bezahlt, weil Sie den Überweiser z.B. erst am nächsten Tag zur Bank bringen oder die DTA-Datei erst vom Chef zwei Tage später bearbeitet und abgeschickt wird und weil die Bank auch noch einen Tag braucht.

Auf dem Kontoauszug steht also die eigentliche Bezahlung der Rechnung ein oder mehrere

Tage später. Buchhalterisch ist diese Rechnung erst dann bezahlt, wenn von Ihrem Konto das Geld runter ist.

In HAPAK-pro steht die Rechnung aber eher als bezahlt. Dies ist ein Widerspruch und ein

buchhalterischer Fehler. Liegt nämlich die Bezahlung von HAPAKpro auf einem 30. des Monats und der ist auch noch ein Freitag, kann es passieren, dass die Bank diesen Vorgang erst am Ersten oder Zweiten des nächsten Monats bearbeitet. Demzufolge ist die Bezahlung der Rechnung Bestandteil der Buchhaltung für den nächsten Monat erst.

Die Vormerkung einer Rechnung zur Bezahlung wird dieser Problematik gerecht. Das bedeutet, dass Sie als Anwender die Rechnung mit der Bezahlung in HAPAK-pro (lediglich) zur Bezahlung/ Überweisung vormerken (können). Steht die Abbuchung von Ihrem Konto auf dem Kontoauszug fest, geben Sie dann die endgültige Bezahlung für diese Rechnung in HAPAK-pro ein, in dem Sie sie Austragen.

Austragen bedeutet: Eingabe von Datum und Nummer des Kontoauszuges = Bezahlung der Rechnung.

Außerdem hat die Vormerkung der Rechnung zur Bezahlung noch einen weiteren Grund: HAPAK-pro möchte Ihnen die Bereitstellung der Rechnung für den Überweiserdruck oder für die DTA-Datei erleichtern. Durch Setzen eines Häkchens wird die Rechnung zum Fälligkeitstermin/Skontofrist zur Überweisung automatisch bereitgestellt.

Wird der Rechnungsbetrag per Bankeinzug von Ihrem Konto abgebucht, setzen Sie das entsprechende Häkchen bei der Option Bankeinzug.