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Um Eingangsrechnungen zu erfassen, klicken Sie im Hauptmenü des Rechnungseingangs auf die Schaltfläche Buchen.

Folgender Buchungsdialog öffnet sich:

Um eine neue Eingangsrechnung zu erfassen, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Neu rechts oben. Die Eingabefelder werden aktiviert.

Grunddaten der Eingangsrechnung

Wählen Sie über die links befindliche Schaltfläche Lieferant den Lieferanten der Eingangsrechnung aus. Haben Sie einmal einen Lieferanten ausgewählt, steht er Ihnen in der Listbox der Lieferantennummer zur Verfügung.

Abbildung 10: Listbox Lieferanten

Haben Sie unter Optionen-Rechnungseingang die Lieferantenauswahl über Suchbegriff aktiviert, sieht Ihre Auswahl etwa so aus:

Abbildung 11: Lieferantenauswahl über Suchbegriff

Sie können sich nun mit der Tabulatortaste von Feld zu Feld bewegen.

Geben Sie das Belegdatum der Rechnung ein. Dazu können Sie auch die Kalenderfunktion über die nebenstehende Schaltfläche nutzen. Entsprechend Ihren Einstellungen in den Optionen wird das Erfassungsdatum mit abgefragt/nicht abgefragt.

Das Fälligkeitsdatum richtet sich nach den Hinterlegungen in der Lieferantenadresse.

Ist dort keine Fälligkeit hinterlegt, müssen Sie dieses Datum von Hand eingeben. Sollte trotz Hinterlegung in der Adresse nicht das richtige Fälligkeitsdatum erscheinen, schauen Sie in den Optionen nach, ob die entsprechende Funktion/Option aktiviert ist.

Geben Sie die Belegnummer ein. Diese kann 20 Stellen beinhalten, wobei 8 Stellen bei der Eingabe nur sichtbar sind. Nach dem Sichern der Buchung erkennen Sie unten im Browser (in der Auflistung der Buchungen) die komplette Belegnummer.

Geben Sie einen Betreff der Rechnung ein, z.B. Materiallieferung. Unter Konto wird das Standardkonto eingetragen, das in den Optionen unter Konten als Standard-Kostenkonto eingetragen ist.

Wollen Sie ein anderes Konto auswählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Konto. Daraufhin öffnet sich Ihre Kontoverwaltung und Sie können das entsprechende Konto auswählen und übernehmen. Haben Sie einmal ein Konto ausgewählt, steht es Ihnen in der Listbox der Kontonummer zur Verfügung.

Wollen Sie die Rechnung auf verschiedene Konten splitten, klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche Splitten.

Daraufhin öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 12: Kontensplittung (Bruttobetrag)

Geben Sie hier die entsprechenden Beträge für Ihre unterschiedlichen Kostenkonten ein. Haben Sie einen Teilbetrag eingegeben und gesichert, erzeugen Sie eine neue Splittbuchung über die Schaltfläche Neu. Das Programm addiert automatisch die Beträge und trägt

den Gesamtbetrag nach dem Zurückehren zur Buchungsmaske automatisch als Rechnungsbetrag ein.

Nun könnte Ihre Splittung so aussehen:

Abbildung 13: fertige Kontensplittung (Nettobetrag)

Ist eine Splittung auf ein Konto gesichert worden, werden hier die Schaltflächen Splitten bei Kostenstelle und Projekt/Ktr. aktiviert, so dass Sie auch Teilbeträge nochmals auf z.B. unterschiedliche Baustellen (Projekte) splitten können. Das Gleiche trifft für die

Kostenstellen zu.

Mit Zurück schließen Sie den Splitten-Dialog und kehren zu Ihrer Buchung zurück.

Beträge der Eingangsrechnung

Haben Sie keine Kontosplittung durchgeführt, geben Sie hier die Rechnungsbeträge ein. Dabei ist es egal, ob Sie den Netto- oder den Bruttobetrag der Eingangsrechnung eingeben. Entsprechend dem zugewiesenen Konto und dem hinterlegten Steuersatz in der Kontoverwaltung wird die entsprechende Vorsteuer und somit der jeweils andere Betrag errechnet.

Ist in den Adressdaten des Lieferanten ein Zahlungsziel mit Skontowerten und Zeiträumen hinterlegt, weist das Programm hier auch den entsprechenden Skontowert und die Skontofrist aus.

Wurde der Rechnungsbetrag z.B. durch eine Gutschrift gekürzt, so wäre der Skontowert rein rechnerisch falsch.

Wollen Sie diesen ändern, entfernen Sie in den Optionen des Rechnungseinganges das Häkchen bei Skonto immer vom Bruttobetrag ermitteln. Somit können Sie über Ändern die entsprechende Skontobasis verändern.

Zuordnungen

Über die zwei Eingabefelder sind Sie in der Lage, die Eingangsrechnung einem Projekt/Ktr. (Baustelle) und/oder einer Kostenstelle zuzuordnen. Um die entsprechenden Daten schnell auszuwählen, klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen links neben dem

jeweiligen Eingabefeld. Daraufhin verzweigen Sie in die Projektüberwachung bzw. in die Kostenstellenverwaltung.

Über die gleichfalls hier befindlichen Schaltflächen Splitten, können Sie den Rechnungsbetrag auf unterschiedliche Projekte/Ktr. (Baustellen) bzw. auf unterschiedliche Kostenstellen splitten. Haben Sie diese Splittungen schon über die Kontensplittung erzeugt, sind die Schaltflächen deaktiviert und Sie erkennen den Hinweis: <siehe Kontensplittung>.

Gutschriften verrechnen

Wichtig für die Buchung von Gutschriften, die Sie von Ihren Lieferanten bekommen ist die entsprechende Zuordnung zu einer Rechnung, falls Sie den Gutschriftsbetrag nicht auf Ihr Konto überwiesen oder in bar bekommen. Das bedeutet; Sie verrechnen den Gutschriftsbetrag mit einer noch offenen Rechnung.

In wenigen Schritten zum Ergebnis:

  • Buchen Sie die Gutschrift wie eine normale Rechnung ein, nur mit negativen Vorzeichen beim Geldbetrag
  • Sichern Sie diese Buchung
  • Klicken Sie anschließend auf Bezahlen. Anders als beim Bezahlen von Rechnungen öffnet sich dieser Dialog:
  • Abbildung 14: Verrechnungsdialog Gutschriften

    Sie erkennen, dass die Angaben der Gutschrift hier schon eingetragen sind und auch die Verrechnung ist schon ausgewählt.

  • Wählen Sie jetzt über die Schaltfläche Rechnung auswählen die Rechnung aus, mit der die Gutschrift verrechnet werden soll.
  • Tragen Sie ggfs. einen Betreff ein (Grund der Gutschrift).
  • Wählen Sie ein ggfs. ein Konto aus. Dazu können Sie ein Verrechnungskonto verwenden oder das Konto der Eingangsrechnung.
  • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Die Verrechnung ist abgeschlossen. Um nachzuvollziehen, welche Rechnung mit welcher Gutschrift verrechnet wurde, klicken Sie auf die kleine Schaltfläche im Buchen-Dialog neben der Zeile Verrechnet.
  • Hier:

    Abbildung 15: Schaltfläche der Verrechnung

    Klicken Sie auf diese Schaltfläche!

    Folgender Dialog öffnet sich:

    Abbildung 16: Anzeige der Verrechnung bei Gutschrift

    Sie erkennen hier die Gutschrift mit deren Betrag und mit welcher Rechnung diese wann verrechnet wurde.

  • Sie können hier die Eintragung ändern oder ganz löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Der Dialog schließt sich wieder.
  • Wechseln Sie in der Buchungsliste auf die Gutschrift, die verrechnet wurde.
  • Klicken Sie auch hier auf die Verrechnen-Schaltfläche.
  • Folgender Dialog erscheint:

    Abbildung 17: Anzeige Verrechnung (Rechnung)

    Sie erkennen hier die Gutschrift mit deren Betrag und wann verrechnet wurde. Sie können hier die Eintragung ändern oder ganz löschen.

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Der Dialog schließt sich wieder.

    Suche

    Über den Reiter Textsuche können Sie Eingangsrechnungen nach dem Betreff oder der Belegnummer suchen.

    Abbildung 18: Textsuche

    Über den Reiter Dialogsuche können Sie Eingangsrechnungen mit einer Lieferantenzuordnung schnell finden. Geben Sie dazu im Eingabefeld die entsprechende Lieferantennummer ein oder suchen den Lieferanten über die Schaltfläche Lieferant im Adress-Stamm.

    Haben Sie den zu suchenden Lieferant schon einmal gesucht, steht er Ihnen auch schnell in der Auswahlbox als Favorit zur Verfügung. Die Auswahlbox öffnen Sie mit dem kleinen schwarzen Dreieck.

    Abbildung 19: Dialogsuche

    Wollen Sie eine bestimmte Auswahl von Eingangsrechnungen suchen, steht Ihnen der Auswahl-Dialog zur Verfügung, den Sie mit einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche öffnen:

    Abbildung 20: Auswahl-Dialog

    Damit können Sie nach den hier aufgeführten Filtern Eingangsrechnungen suchen. Selbstverständlich können Sie Filter auch verknüpfen, also z.B. Eingangsrechnungen mit einem Belegdatum in einem bestimmten Zeitraum und die eines bestimmten Lieferanten und für eine bestimmte Baustelle (Projekt/Ktr.).

    Steuerung/Zusätze

    Die Schaltfläche Neu erzeugt einen neuen Buchungssatz.

    Die Schaltfläche Ändern gestattet die Änderung eines Buchungssatzes.

    Die Schaltfläche Löschen löscht einen Buchungssatz.

    Die Schaltfläche Hilfe ruft die Programm-Hilfe auf.

    Die Schaltfläche Notiz zeigt Ihnen Notizen an, die Sie eingegeben haben. Wollen Sie Notizen hinzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Das Notizfeld steht Ihnen nun zur Eingabe zur Verfügung.

    Die Schaltfläche hat sich nun geändert in Übersicht. Wollen Sie alle Rechnungen wieder sehen, klicken Sie auf diese Schaltfläche und das Notizfenster wird geschlossen.

    Die Schaltfläche Lager ruft den Dialog der Lagerverwaltung Zuordnung aus Rechnungseingang auf. Somit können Sie Rechnungspositionen direkt auf das Lager buchen. Um weitere Informationen zu Lagerbuchungen zu erhalten, schauen Sie im entsprechenden Kapitel nach.

    Die Schaltfläche Bezahlen ruft den Bezahlen-Dialog auf, den Sie auch als Schaltfläche unter dem Menüpunkt Bezahlen erreichen können. Durch die Integration des Bezahlens in die Buchungsmaske, sparen Sie sich das Wechseln von Buchungsmaske zum Bezahlen-

    Dialog. Um weitere Informationen zum Bezahlen von Eingangsrechnungen zu erhalten, schauen Sie im entsprechenden Kapitel hier nach.

    Ein Klick auf die Schaltfläche Weiteres öffnet Ihnen ein einzeiliges Menü für das Zuordnen eines Fremddokumentes. Was ist damit gemeint?

    HAPAK-pro bietet Ihnen die Möglichkeit zum Buchungssatz der ausgewählten Rechnung ein Fremddokument zuzuordnen. Dieses Fremddokument kann über einen Dokumentenscanner erzeugt werden und wird hier z.B. als pdf-File abgelegt. Das Suchen von Rechnungsbelegen

    aus Papier in riesigen Ordnerschränken, -karussels und ähnlichen Behältnissen kann in Zukunft entfallen.

    Wenn man bedenkt, dass ein einfacher Dokumentenscanner eine DIN-A4-Rechnung Ihres Lieferanten in 3,3 Sekunde einliest, dann lohnt sich dieser Aufwand, der ja eigentlich gar keiner ist. Wenn die Rechnungen Ihres Lieferanten auch auf der Rückseite bedruckt sind,

    macht der Scanner diese auch gleich zum Bild (Duplex-Scan). Sprich: Immer, wenn Sie in Zukunft einen Buchungssatz „anfassen“, können Sie über die Schaltfläche Weiteres sofort die gescannte Rechnung öffnen und genauer anschauen.

    Im Kapitel Kassenbuch ist diese Zuordnung von Fremddokumenten detailliert beschrieben.

    Browser

    Im sogenannten Browser werden Ihre Eingangsrechnungen aufgelistet dargestellt. Die Sortierung der Auflistung können Sie über die unten links befindlichen Laschen beeinflussen.

    Haben Sie in den Optionen zum Rechnungseingang die entsprechenden Häkchen gesetzt, werden Ihnen auch die einzelnen Splittbuchungen zur Hauptbuchung angezeigt. Die Splittbuchungen haben die gleiche Belegnummer wie die Hauptbuchung.

    Um die erfassten Buchungen zu unterscheiden, werden sie unterschiedlich farblich dargestellt. Die entsprechende Farblegende erhalten Sie, in dem Sie in der Auflistung die rechte Maustaste drücken und den Menüpunkt Farblegende anwählen.

    Abbildung 21: Farblegende

    Über das Menü der rechten Maustaste können Sie auch schnell angezeigte Splittungen ausblenden, indem Sie den gewünschten Haken durch Anklicken der Zeile entfernen. Das Setzen des Hakens erfolgt auf die gleiche Art.

    Weiterführende Themen