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Eingangsrechnungen müssen auch bezahlt werden. Mit HAPAK-pro haben Sie immer den Überblick über die bezahlten und die noch zu bezahlenden Rechnungen.

Sie bezahlen Rechnungen im Hauptmenü des Rechnungseingangs über die Schaltfläche Bezahlen, im Buchungsdialog rechts über die gleichnamige Schaltfläche oder bei den freien Zahlungen.

Hinweis zum Vormerken:

Wenn Sie im Rechnungseingang von HAPAK-pro Rechnungen bezahlen, sind sie aber noch nicht bezahlt, weil Sie den Überweiser z.B. erst am nächsten Tag zur Bank bringen oder die DTA-Datei erst vom Chef zwei Tage später bearbeitet und abgeschickt wird und weil die Bank auch noch einen Tag braucht.

Auf dem Kontoauszug steht also die eigentliche Bezahlung der Rechnung ein oder mehrere

Tage später. Buchhalterisch ist diese Rechnung erst dann bezahlt, wenn von Ihrem Konto das Geld runter ist.

In HAPAK-pro steht die Rechnung aber eher als bezahlt. Dies ist ein Widerspruch und ein

buchhalterischer Fehler. Liegt nämlich die Bezahlung von HAPAKpro auf einem 30. des Monats und der ist auch noch ein Freitag, kann es passieren, dass die Bank diesen Vorgang erst am Ersten oder Zweiten des nächsten Monats bearbeitet. Demzufolge ist die Bezahlung der Rechnung Bestandteil der Buchhaltung für den nächsten Monat erst.

Die Vormerkung einer Rechnung zur Bezahlung wird dieser Problematik gerecht. Das bedeutet, dass Sie als Anwender die Rechnung mit der Bezahlung in HAPAK-pro (lediglich) zur Bezahlung/ Überweisung vormerken (können). Steht die Abbuchung von Ihrem Konto auf dem Kontoauszug fest, geben Sie dann die endgültige Bezahlung für diese Rechnung in HAPAK-pro ein, in dem Sie sie Austragen.

Austragen bedeutet: Eingabe von Datum und Nummer des Kontoauszuges = Bezahlung der Rechnung.

Außerdem hat die Vormerkung der Rechnung zur Bezahlung noch einen weiteren Grund: HAPAK-pro möchte Ihnen die Bereitstellung der Rechnung für den Überweiserdruck oder für die DTA-Datei erleichtern. Durch Setzen eines Häkchens wird die Rechnung zum

Fälligkeitstermin/Skontofrist zur Überweisung automatisch bereitgestellt.

HAPAK-pro hat in der Buchungsmaske den Bezahlendialog integriert, um sofort nach dem Buchen Zahlungen vormerken zu können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlen im Hauptmenü des Rechnungseinganges, öffnet sich folgendes Fenster:

Abbildung 27: Eingangsrechnung bezahlen

Hier werden alle Eingangsrechnungen angezeigt, die noch bezahlt werden müssen. Über die Auswahl rechts können Sie steuern, welche Rechnungen Sie filtern möchten. Sie können den Haken bei fällig bis setzen und ein entsprechendes Datum einstellen.

Sie können den Haken bei Skonto bis und ein entsprechendes Datum einstellen.

Sie können auch nur die Rechnungen eines bestimmten Lieferanten anzeigen lassen. Selbstverständlich können Sie diese drei Auswahlfelder auch miteinander beliebig kombinieren.

Haben Sie ggfs. eine Auswahl getroffen, können Sie rechts oben über die Schaltfläche Zahlungen überprüfen, ob schon Zahlungen auf die Rechnungen erfolgt sind.

Links sehen Sie im hellblau unterlegten Rahmen gleichfalls die offenen und die schon gezahlten Beträge.

Setzen Sie oben den Haken bei Summen dieser Auswahl, erhalten Sie die Summen für Ihre Auswahl angezeigt.

Wollen Sie die ausgewählte Rechnung bezahlen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bezahlen.

Nun erhalten Sie den Dialog, den Sie auch über die Buchungsmaske erreichen können:

Abbildung 28: Eingangsrechnungen bezahlen/vormerken

Im linken Bereich sehen Sie Informationen zur Rechnung.

Im rechten Bereich legen Sie die Einstellungen fest, mit denen Sie die Rechnung bezahlen oder zur Bezahlung vormerken wollen. Hinweise zur Problematik Vormerken sehen Sie weiter oben.

  • Setzen Sie den Haken bei Vormerken.
  • Entscheiden Sie, ob die Zahlung von Ihrem Konto oder als Kassenbuchung erfolgen soll.
  • Ändern Sie ggfs. den Betrag oder
  • Lassen Sie einen Betrag offen.
  • Wird die Rechnung durch Bankeinzug bezahlt, setzen Sie das entsprechende Häkchen.
  • Ändern Sie ggfs. das Zahlungsdatum.
  • Ändern Sie ggfs. die Bankverbindung (Finanzkonto), mit der die Rechnung bezahlt werden soll.
  • Ändern Sie ggfs. den Betreff der Rechnung.
  • Aktivieren Sie, falls noch nicht geschehen, die Skontooption.
  • Buchen Sie die Zahlungen in HAPAK-pro erst, wenn Ihnen der Kontoauszug vorliegt, können Sie auch dessen Nummer hier eintragen.

    Arbeiten Sie mit dem Modul Überweiser/DTA, setzen Sie oben unter der Schaltfläche OK das Häkchen bei für Überweiser/DTA markieren. Wollen Sie gleich einen Überweisungsschein drucken, setzen Sie das Häkchen bei Überweiser sofort drucken.

    Klicken Sie zum Abschluß auf die Schaltfläche OK.

    Daraufhin wird die Bezahlung oder Vormerkung gebucht und die Rechnung verschwindet

    aus der Liste der zu bezahlenden Rechnungen. Somit können Sie sofort die nächste Rechnung bezahlen.

    Die Bezahlung/Vormerkung steht nun dem Modul Überweiser/DTA zur Verfügung.