Zahlungseingänge

Um Zahlungseingänge Ihrer Kunden zu verbuchen, klicken Sie im Hauptmenü des Rechnungsbuches auf die Schaltfläche Zahlungseingang.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 25: Zahlungseingang

Suchen Sie die entsprechend Rechnung, für die Sie einen Zahlungseingang verbuchen wollen und klicken Sie sie an. Links oben werden Ihnen die Daten der Rechnung angezeigt. In der Mitte wird dargestellt, welcher Betrag offen ist.

Darunter können Sie in dem Eingabefeld die Zahlung eingeben, die beispielsweise aus dem Kontoauszug ersichtlich wird. Meistens stimmt die eingegangene Zahlung nicht mit dem offenen Betrag überein.

Praxisnah wollen Sie nun z.B. ermitteln, ob der Kunde sich Skonto gezogen hat. Dazu

klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in das Feld eingegangene Zahlung, in dem der offene Betrag vorgeblendet ist. Dadurch öffnet sich der Taschenrechner, der sich übrigens in jedem Zahlenfeld des gesamten Programms HAPAK-pro auf die Art und Weise

öffnen lässt:

Abbildung 26: Taschenrechner

Sie können nun mit den mathematischen Standardfunktionen rechnen, wobei die erste Zahl vorgeblendet ist, weil Sie in diesem Feld den Taschenrechner geöffnet haben. Sind Sie nicht so sehr in der Prozentrechnung bewandert, können Sie unten auf die Lasche mit der Beschriftung prozentual klicken.

Diese schaut so aus:

Abbildung 27: Prozentrechnung

Nun könnten Sie hier die Option minus anklicken und einen Prozentwert daneben eintragen von 2,000. Das Ergebnis wird Ihnen sofort im oberen grünen Feld dargestellt. Ein Vergleich mit Ihrem Kontoauszug ergibt Übereinstimmung.

Also klicken Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem grünen Häkchen und der errechnete

Betrag wird in das Feld eingegangene Zahlung übernommen. Nun können Sie den Taschenrechner wieder schließen und klicken auf die Schaltfläche Rechnung bezahlen.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 28: Rechnung bezahlen

Links erkennen Sie nochmals die Angaben zur Rechnung mit dem eingetragenen Betrag bei neue Zahlung. Außerdem erkennen Sie den nun noch offenen Betrag bei Offen.

Im rechten Bereich wird die eingegangene Zahlung als zu verbuchender Betrag dargestellt. Standardmäßig schreibt das Programm diesen Betrag auch in das Feld als Zahlung.

Aber: Es kann ja sein, dass die Rechnung zu spät gezahlt worden ist und Sie erstmal Ihre

Mahngebühren runterrechnen wollen. Dementsprechend könnten Sie jetzt Ihre Mahngebühren in das gleichnamige Feld eintragen. Der zur Zahlung vorgeblendete Betrag hat sich nun um die Mahngebühren verringert.

Tragen Sie nun das Zahldatum ein. Dafür können Sie auch komfortabel die Kalenderfunktion nutzen.

Wurde die Rechnung ggfs. in Bar bezahlt, so können Sie ein Häkchen setzen bei Einzahlung ins Kassenbuch. In diesem Fall würde sich das darunter liegende Finanzkonto Bank (Standard) ändern in ein Kassenkonto. Daraufhin würde automatisch eine Buchung im

Kassenbuch erzeugt.

Der Betreff wird Ihnen nochmals angezeigt, den Sie aber auch ändern können.

Bei Kontoauszug können Sie die Nummer des Kontoauszuges eintragen, auf dem die Zahlung vermerkt ist.

In dem hier vorliegenden Beispiel wurde praxisnah dargestellt, wie sich ein Kunde Skonto zieht, obwohl dies nicht vorgesehen war. Sie können dies akzeptieren oder ablehnen.

Wenn Sie den abgezogenen Skonto akzeptieren, so können Sie auf die Schaltfläche offenen

Betrag verbuchen als Skonto klicken. Daraufhin wird der offene Betrag als Skonto eingetragen und der Dialog meldet Ihnen: "Die Rechnung ist damit vollständig bezahlt."

Wenn Sie den abgezogenen Skontobetrag ablehnen, bleibt der offene Betrag stehen und wird künftig angemahnt.

Wie Sie sich auch entscheiden, den Zahlungseingang beenden Sie endgültig mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Als Ergebnis dessen wird die Zahlung zur Rechnung gespeichert.

Im Menü Bearbeiten können Sie nun mit einem Klick auf die Schaltfläche Zahlungsbuchungen die angekommene Zahlung verfolgen. Existieren mehrere Zahlungen zu einer Rechnung, so werden Sie hier alle aufgelistet.

Außerdem steht Ihnen diese Zahlungsübersicht bisheriger Zahlungen im Dialog Zahlungseingang unter der Schaltfläche Historie zur Verfügung. So können Raten- oder Teilzahlungen eingesehen werden.

Die Übersicht der Zahlungen sieht jeweils gleich aus:

Abbildung 29: Zahlungsübersicht

Ist eine Rechnung vollständig bezahlt, also der offene Betrag ist gleich Null, so verschwindet die Rechnung aus der Liste der noch zu bezahlenden Rechnungen, die über den Menüpunkt Zahlungseingang dargestellt wird.