Rechnungen übernehmen

Standardmäßig werden die Rechnungen, die Sie für Ihre Kunden in der Dokumentbearbeitung erstellen, nach dem Drucken in das Rechnungsbuch übernommen.

Nun kann es aber vorkommen, dass Rechnungen zwar erstellt und auch gedruckt werden, aber die Übernahme in das Rechnungsbuch soll aus den unterschiedlichsten Gründen noch nicht oder gar nicht erfolgen. Solche Rechnungen müssen dann ggfs. nachträglich übernommen werden.

Dies können Sie erledigen, indem Sie einfach in der Dokumentbearbeitung die entsprechende Rechnung öffnen, den Ausdruck dieser veranlassen, aber den Ausdruck abbrechen. Daraufhin öffnet sich die automatische Übernahme in das Rechnungsbuch.

Alternativ dazu können Sie aber auch den Menüpunkt Rechnung übernehmen in der zweigeteilten Schaltfläche Bearbeiten verwenden.

Klicken Sie diesen Menüpunkt an, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 10: Rechnung manuell übernehmen

Alle Rechnungen, die noch nicht in das Rechnungsbuch eingetragen worden sind, werden Ihnen hier angezeigt.

Wollen Sie nur einzelne Rechnungen übernehmen, klicken Sie die jeweilige Rechnung an und anschließend auf die Schaltfläche OK oder klicken Sie auf die jeweilige Rechnung doppelt.

Wollen Sie mehrere Rechnungen gleichzeitig übernehmen, können Sie über die Schaltfläche Auswahl eine entsprechende erstellen.

Folgende Selektionskriterien stehen Ihnen dann zur Verfügung:

Auswahl Allgemein:

Abbildung 11: Allgemeine Auswahl

Auswahl Weiteres

Abbildung 12: Auswahl Weiteres

Sie können eine Auswahl treffen, indem Sie mehrere Selektionskriterien kombinieren, z.B. alle Rechnungen aus einem bestimmten Monat für einen bestimmten Vertreter und einer bestimmten Kontozuordnung.

Auswahl Zusatz

Abbildung 13: Auswahl Zusatz

Jedes Dokument, das Sie in der Dokumentbearbeitung erstellen, kann mit 5 Zusatzfeldern versehen werden. Sie können die Bezeichnung der Zusatzfelder (Zusatz 1 bis Zusatz 5) nach Ihrem Belieben ändern und die Inhalte dementsprechend füllen. Nach diesen Inhalten können Sie hier auch eine Auswahl durchführen.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, über die in der Menüleiste befindliche Schaltfläche Schnellwahl, Rechnungen nach von Ihnen selbst vorgegebenen Filtern auszuwählen.

Um Schnellwahl-Filter festzulegen, benutzen Sie die hier befindlichen Optionen.

Haben Sie eine Auswahl getroffen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK zur Auswahl. Diese schließt sich. Daraufhin werden nur die Rechnungen angezeigt, die der Auswahl entsprechen. Klicken Sie nun für die Übernahme der Rechnungen nochmals auf die Schaltfläche OK.

Folgender Übernahmedialog erscheint in jedem Fall:

Abbildung 14: Übernahme

Die Übernahme in das Rechnungsausgangsbuch versetzt Sie in die Lage, zusätzlich noch weitere Aufgaben in diesem Zusammenhang zu erfüllen. Sie können hiermit:

bisherige Zahlungen des Kunden verbuchen

das Erlöskonto wechseln;

die Kostenstelle ändern;

die künftige Zahlung als Lastschrift festlegen;

das Datum der Zahlungserinnerung ändern;

die Abbuchung vom Lager vornehmen;

den Überweiserdruck veranlassen.

Um diese Aufgaben zu erfüllen, klicken Sie die entsprechenden Felder zum Ändern an oder setzen Sie das entsprechende Optionshäkchen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Nun wurde(n) die Rechnung( en) in das Rechnungsbuch übernommen und steh(t)en Ihnen für Auswertungen, für das Buchen von Zahlungseingängen sowie für das Mahnen oder zur Bearbeitung zur Verfügung.

Optional werden entsprechend Ihrer Auswahl von Zusatzaufgaben andere Programme zusätzlich gestartet (z.B. die Lagerverwaltung).