Projektdokumente

Allgemein

Praxisnah legen Sie ein Projekt an, wenn Sie nach Angebotserstellung und -abgabe einen entsprechenden Auftrag bekommen. Denn nun haben Sie eine Baustelle zu bearbeiten, Ihr Projekt.

Bemerkung:

Selbstverständlich können Sie schon beim Speichern des Angebotes über die Schaltfläche Ableitung ändern in die Projektverwaltung verzweigen, ein neues Projekt anlegen und dem Angebot zuordnen, aber ob es ein Projekt im Sinne einer Baustelle (Voraussetzung

Kunden-Auftrag) wird, wissen Sie in der Regel noch nicht.

Dokumente zuordnen

Sie haben über die Dokumentbearbeitung ein Angebot erstellt. Eine Projektzuordnung haben Sie nicht getätigt, damit Sie nicht eine Menge Projekte mit nur Angeboten in der Verwaltung haben.

Sie bekommen nun den Auftrag für Ihr entsprechendes Angebot und wollen diesen Auftrag als Projekt/Baustelle verwalten. In der Dokumentbearbeitung wandeln Sie Ihr Angebot in eine Auftragsbestätigung um.

Nun können Sie im Dialog Speichern in der Dokumentbearbeitung die Schaltfläche Ableitung ändern anklicken und in der Projektverwaltung ein neues Projekt anlegen und auswählen oder ein vorhandenes auswählen.

Sie können aber auch die Auftragsbestätigung, ohne die Ableitung zu ändern, speichern, starten dann im Menü Auftragswesen die Projektverwaltung und klicken im Fenster Dokumente des Projektes mit der rechten Maustaste auf Ihr angelegtes Projekt.

Folgendes Menü erscheint:

Abbildung 35: Dokumente zuordnen

Klicken Sie nun auf die Zeile Angebote zuordnen, erscheint die Liste aller durch Sie erstellten Angebote. Wählen Sie Ihr entsprechendes Angebot durch Doppelklick oder durch Klick auf die Schaltfläche OK aus.

Das Programm meldet Ihnen kurz, dass das ausgewählte Angebot übernommen worden ist. Ggfs. könnten Sie nun noch weitere Angebote auswählen und zuordnen.

Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück. Das Angebot wird dem Projekt zugeordnet und Ihr Bildschirm sollte nun etwa dies zeigen.

Abbildung 36: Angebot zugeordnet

Sie erkennen, dass das Angebot Ihrem Projekt zugeordnet ist. Nun wollen Sie die Auftragsbestätigung gleichfalls dem Projekt zuordnen. Aber: Der Auftrag ist aus dem Angebot abgeleitet.

Dementsprechend wäre es doch logisch und zweckmäßig, den Auftrag dem Angebot zuzuordnen. Also klicken Sie diesmal im Fenster Dokumente des Projektes mit der rechten Maustaste auf das zugeordnete Angebot und wählen im erscheinenden Menü die Zeile Auftragsbestätigungen zuordnen an.

Daraufhin wählen Sie aus der nun erscheinenden Liste aller Aufträge den entsprechenden

heraus und schließen das Fenster wiederum mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück.

Nun sollte Ihre Projektverwaltung etwa Folgendes zeigen:

Abbildung 37: Auftrag zugeordnet

Sie erkennen, dass der Auftrag nun in der Projektverwaltung dem Angebot zugeordnet ist. Die Hierarchie ist gleichfalls zu ersehen. Außerdem erkennen Sie, dass die Externe Kalkulation bei Angebotserstellung verwendet wurde.

Weiteres

Auf die beschriebene Art und Weise kann man nahezu alle Dokumente, die während Ihrer Arbeit mit HAPAK-pro entstehen, einem Projekt/einer Baustelle zuordnen.

Ausnahmen sind hier alle Listen, die von Dokumenten abgeleitet oder als Auswertungen und Listen in den weiteren HAPAK-pro -Modulen entstanden sind, weil Sie diese Listen ja immer wieder erzeugen können und die sich ja auch ggfs. während Ihrer Arbeit immer wieder ändern können.

Außerdem sind Sie in der Lage auch fremde Dokumente zuzuordnen. Unter fremden Dokumenten sind all die Dokumente zu verstehen, die nicht mit HAPAK-pro erstellt worden sind, wie z.B. WORDDokumente, EXCEL-Tabellen, Zeichnungen aus einem CADProgramm,

Bilder Ihrer Digitalkamera etc. etc.

Um fremde Dokumente zuzuordnen, klicken Sie wiederum mit der rechten Maustaste auf

das pinkfarbene "P" und wählen im erscheinenden Menü die Zeile fremde Dokumente zuordnen.

Darauf öffnet sich ein Datei-Auswahlfenster, in dem Sie das entsprechende fremde Dokument suchen und mit Doppelklick oder dem Klick auf die Schaltfläche OK in Ihr bestehendes Projekt übernehmen. Daraufhin wird im Fenster Dokumente des Projektes der Pfad der Datei auf Ihrer Festplatte/

Ihrem Datenträger angezeigt.

Sollten Sie mehrere Aufträge in einem Projekt haben, können Sie fremde Dokumente auch immer dem entsprechenden Auftrag oder anderen zugeordneten Dokumenten zuordnen.

Um eine weitere Kategorie zur Verwaltung von Dokumenten zur Verfügung zu haben, können Sie sich über den Menüeintrag neuen Vorgang einfügen eine eigene Kategorie anlegen.

Wenn Sie dies tun, erscheint folgender Dialog:

Abbildung 38: neuen Vorgang anlegen

Geben Sie die Bezeichnung für diesen neuen Vorgang ein, z.B. Nachträge, und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche OK.

Ihr Dokumentfenster sieht nun etwa so aus:

Abbildung 39: neuen Vorgang eingefügt

Unter diesen Vorgang können Sie nun wiederum beliebige Dokumente zuordnen.

Praxisnah ist es sinnvoll, einem Projekt gleich einen ganzen Ordner von Dokumenten in HAPAK zuzuordnen. Das kann z.B. der Ordner mit den Bildern der Digitalkamera sein oder der Ordner mit allen Faxen von diesem Kunden oder ein Ordner mit Zeichnungen....

Wenn Sei einen fremden Ordner einfügen wollen, klicken Sie auf den gleichnamigen Menüeintrag. Sie werden aufgefordert einen Ordner (Verzeichnis) Ihrer Laufwerke auszuwählen. Suchen Sie den Ordner markieren Sie ihn und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche OK.

Geben Sie einen Betreff und ggfs. einen Bemerkung mit einem dazugehörigen Datum und Status an und klicken wiederum auf OK. So wurde der Ordner dem Projekt zugeordnet/ eingefügt.

Ihre Übersicht könnte dann etwa so aussehen:

Abbildung 40: fremden Ordner eingefügt

Im Netzwerk sollten Sie beachten, dass Sie keine lokalen Ordner Ihres Arbeitsplatzes zuordnen, wenn andere Netzwerkarbeitsplätze diesen Ordner in HAPAK auch sehen sollten. Verwenden Sie also im Netzwerkbetrieb ausschließlich Ordner vom Server/Zentralrechner.