Bearbeiten von Dokumenten

Sicher haben Sie erkannt, dass sich die rechte Symbolleiste beim Anklicken eines Dokumentes (Angebot, Auftrag) geändert hat. Sie sieht so aus:

Abbildung 41: geänderte Symbolleiste

Diese Symbole mit Schaltflächenfunktion sind Ihnen aus der Dokumentbearbeitung bekannt. Sie können von hier aus das ausgewählte Dokument über die Schaltfläche Öffnen zur Bearbeitung öffnen. D.h.: Es wird die Dokumentbearbeitung gestartet und Ihr Dokument wird geöffnet.

Sie können aber auch das ausgewählte Dokument in einen anderen Dokumententyp umwandeln. Dazu klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen mit dem kleinen schwarzen Pfeil. Außerdem können Sie von hier aus neue Dokumente erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltflächen in der unteren Reihe.

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem kleinen schwarzen Dreieck, öffnet sich ein weiteres Menü, über das Sie in der Lage sind, von der Projektverwaltung aus weitere Dokumente zu erstellen bzw. das Bestellwesen oder die Ressourcenplanung zu starten.

Abbildung 42: weitere Programme starten

Werden in diesem Menü Einträge nur grau dargestellt (im Beispiel die Ressourcenplanung) existiert in diesem Projekt schon eine Ressourcenplanung, die dann über den Projektbaum aufgerufen werden kann. Es ergibt also keinen Sinn, für ein und dasselbe Projekt mehrere Planungen anzulegen.

Dasselbe gilt für die Nachkalkulation und das Bautagebuch.

Infos zu Dokumenten

Um Informationen zu Dokumenten, die dem Projekt zugeordnet sind, zu erhalten, muss man nicht das Dokument gleich öffnen, nur um nochmals den Auftragswert z.B. zu ermitteln.

Klicken Sie einfach ein Dokument im Fenster Dokumente des Projektes an. Links oben sehen Sie jetzt Informationen zu Ihrem Dokument.

Abbildung 43: Dokument-Infos

Neben den allgemeinen Daten, wie Betreff, Datum, Status, den Dokumentwerten sowie dem Kunden, haben Sie hier noch weitere Reiter, wie Weiteres und Bemerkungen.

Unter Weiteres werden das Datum des Postausganges und das Wiedervorlagedatum angezeigt. Haben Sie beim Speichern des Dokumentes in der Dokumentbearbeitung diese Daten nicht ausgefüllt, so sind diese Felder hier in der Projektverwaltung logischerweise

auch leer.

Sie können diese Daten auch hier ändern. Dazu klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Ändern und tragen die entsprechenden Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein oder

nutzen dazu bequem die Kalenderfunktion, die über die kleine Schaltfläche neben den Eingabefeldern aufzurufen ist.

Diese Änderungen betreffen das ausgewählte Dokument und stehen Ihnen somit auch in der Dokumentbearbeitung und anderen Modulen zur Verfügung.

Unter dem Reiter Bemerkungen verbirgt sich ein Textfeld (Memo- Feld), in dem Sie beliebige Hinweise zum ausgewählten Dokument hinterlegen können. Nehmen Sie zur Kenntnis, dass das Projekt und jedes ausgewählte Dokument ein separates Feld

Bemerkungen hat.

Infos zum Projekt

Wichtig für die Projektüberwachung sind die gesammelten Daten zu einem Projekt, die in anderen Modulen von HAPAK-pro entstehen und dem Projekt zugeordnet sind. So können Sie in der Projektverwaltung Buchungen aus dem Rechnungseingangsbuch sowie Buchungen

aus dem Rechnungsausgangsbuch und Lohnstunden gegenüberstellen.

Während der Arbeit auf der Baustelle/am Projekt erfassen Sie über das entsprechende Modul Kosten. Im Rechnungseingangbuch erfassen Sie Lieferantenrechnungen, die dem Projekt/der Baustelle zuzuordnen sind.

Wichtig: Diese Belege müssen projektbezogen gebucht werden.

Haben Sie eine Eingangsrechnung erfasst, ist sie in der Projektverwaltung unter dem Reiter Rech-Eingang dargestellt. Haben Sie diese Rechnung bezahlt und ggfs. Skonto ziehen können oder einen Nachlaß vereinbart, der nicht zur Auszahlung kommen muss oder haben Sie auf Eingangsrechnungen Gutschriften erhalten und sind diese auch projektbezogen gebucht worden, haben Sie hier alle Zahlen zur Verfügung.

Nach der Buchung einer Eingangsrechnung könnte dies so aussehen:

Abbildung 44: gebuchter Rechnungseingang

Über das Symbol RE, können Sie von hier aus sofort in das Rechnungseingangsbuch

verzweigen und dort weitere Recherchen anstellen, Zahlungen buchen, neue Rechnungen für das Projekt erfassen etc.

Über das Symbol mit dem Drucker (Drucken) gelangen Sie in das Rechnungseingangsbuch und dort in das Modul Anzeige/Druck.

Es wird automatisch für Ihr Projekt die Übersicht aller Eingangsrechnungen zu diesem Projekt angezeigt, so dass Sie sofort Auswertungen drucken können.

Da im Rechnungseingangsbuch z.B. auch Rechnungen storniert, Rechnungen gesplittet, Zahlungen per Lastschrift erfolgen, Gutschriften gebucht werden können etc. etc. wird jeder Buchung eine Farbe hinterlegt. Die Farblegende ersehen Sie hier und können Sie im Programm beim Drücken der rechten Maustaste in der Tabelle der Eingangsrechnungen aufrufen.

Abbildung 45: Farblegende

Weitere Möglichkeiten zur Arbeit mit Buchungen und Auswertungen im Rechnungseingangsbuch erhalten Sie im entsprechenden Kapitel.

Haben Sie für Ihren Auftrag z.B. eine erste Abschlagsrechnung geschrieben, die 50% Ihres Auftragswertes ausmacht, können Sie hier in der Projektverwaltung alle Daten zu Ausgangsrechnungen einsehen. Dazu dient der Reiter Rech-Ausgang. Voraussetzung ist natürlich, dass die Rechnung beim Drucken in das Rechnungsausgangsbuch übernommen wurde.

Ihr Bildschirm könnte nun so aussehen:

Abbildung 46: erste Rechnung erstellt

Sie erkennen, dass im Fenster Dokumente des Projektes die Rechnung dargestellt ist. Sie ist abgeleitet aus der Auftragsbestätigung und weist somit auch die Hierarchie aus.

Unter dem Reiter Rech-Ausgang sehen Sie die Daten der Ausgangsrechnung, ganz genau, die Daten des Rechnungsausgangsbuches, denn Sie werden ja sicher noch weitere Rechnungen erstellen. Sie erkennen auch, dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

Über das Symbol RA, können Sie von hier aus sofort in das Rechnungsausgangsbuch

verzweigen und dort Zahlungen, Kürzungen und Abzüge buchen oder Buchungen zu Ausgangsrechnungen bearbeiten, wie z.B. Splittungen vornehmen.

Über das Symbol mit dem Drucker (Drucken) gelangen Sie in das Rechnungsausgangsbuch und dort in das Modul Anzeige/Druck.

Es wird automatisch für Ihr Projekt die Statistik aller Ausgangsrechnungen, also somit der Umsatz, Ihre Forderungen als Übersicht zu diesem Projekt angezeigt, so dass Sie sofort Auswertungen drucken können.

Da im Rechnungsausgangsbuch z.B. auch Rechnungen storniert, Rechnungen gesplittet, Zahlungen per Lastschrift erfolgen, Gutschriften gebucht werden können etc. etc. wird jeder Buchung eine Farbe hinterlegt.

Die Farblegende ersehen Sie hier und können Sie im Programm beim Drücken der rechten Maustaste in der Tabelle der Eingangsrechnungen aufrufen.

Abbildung 47: Farblegende

Budget

Unter Budget verstehen Sie hier bitte die Vorgabe des Auftraggebers, der Ihnen mitteilt, dass er z.B. 11.000,00 € für diesen Auftrag zur Verfügung hat. In diesem Rahmen dürfen und müssen Sie sich bewegen. Wenn Sie jetzt auf den Reiter (Register) Budget klicken

erscheint folgende Anzeige:

Abbildung 48: Budget (noch nicht gesetzt)

Sie erkennen, dass ein Budget noch nicht gesetzt ist und dass der von Ihnen getätigte Nettoumsatz hier erscheint und da das Budget auf Null steht, sind Sie schon in den roten Zahlen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und geben Sie ein Budget- Wert ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Sichern.

Ihre Anzeige könnte nun so aussehen:

Abbildung 49: Budget eingegeben

Jetzt ist das Budget gesetzt und Sie erkennen, dass noch eine verbleibende Summe zur Verfügung steht, Sie sich also im Limit befinden.

Ertragsübersicht

In HAPAK-pro besteht die Möglichkeit, alle Eingangsrechnungen und Buchungen der Lohnstunden den Erlösen, also den Ausgangsrechnungen gegenüberzustellen. In der Praxis hat dies den Vorteil, dass Sie sofort sehen können, ob die angefallenen Kosten höher

sind, als die Rechnungen, die Sie erstellt haben.

Dementsprechend sei hier der Hinweis erlaubt, dass dies keine Nachkalkulation darstellt. Diese Gegenüberstellung geht von den gebuchten IST-Werten aus und stellt diese dar. Die Soll-Werte, die sich ja im Auftrag befinden, werden hier zwar gleichsam dargestellt, aber eine Nachkalkulation geht noch etwas weiter.

Wenn Sie diesen Vergleich der Soll-Werte zu den Ist-Werten nutzen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Auftragsdokument und wählen dann bei Sollwertberechnung berücksichtigen.

Abbildung 50: bei Sollwertberechnung berücksichtigen

Um diese Gegenüberstellung der Kosten und Erlöse einzusehen, klicken Sie oben auf den Reiter Ertragsübersicht. Bitte Beachten Sie, dass Sie rechts bei Dokumente des Projektes das Projekt an sich ausgewählt haben.

Ihr Bildschirm könnte etwa so aussehen:

Abbildung 51: Gegenüberstellung

Sie erkennen in der grafischen Darstellung die roten und grünen Balken. Der obere rote Balken stellt die Ausgaben, die über das Rechnungseingangsbuch gebucht wurden, dar. Der zweite darunter liegende rote Balken stellt die Zahlungen für diese Buchungen dar.

Der grüne Balken stellt die Ausgangsrechnungen dar, die Sie für dieses Projekt erstellt haben. Darunter sollte ein zweiter Balken die Zahlung Ihres Kunden darstellen. Da bisher keine Zahlung erfolgt ist, kann es auch keinen Balken geben.

Der dritte grüne Balken stellt Ihren Auftragswert dar (Soll- Einnahmen)

Sollten Sie nun in das Rechnungsausgangsbuch wechseln und dort eine Eingangszahlung vornehmen, könnte Ihr Bildschirm dann so aussehen:

Abbildung 52: Gegenüberstellung nach Bezahlung

Sie erkennen, dass sich die Zahlung des Kunden hier wieder spiegelt und dass Sie mehr Geld erhalten haben, als Sie für Ihre Eingangsrechnung ausgegeben haben. Außerdem erkennen Sie, dass der Kunde die Rechnung nicht vollständig bezahlt hat.

Übrigens: Der dünne rote senkrechte Strich in der graphischen Darstellung recht stellt das Budget dar.

Es ist Ihnen sicher nicht entgangen, dass die Farben innerhalb des Grüns und des Rots unterschiedlich sind. Wenn Sie mit der Maus einfach auf die farbigen Balken sich bewegen (Mouse-over), erscheint ein entsprechender gelber Hinweis (Hint). Hier erkennen Sie:

Hellgrün - Materialerlöse

Dunkelgrün - Lohnerlöse

Rot - Material-Kosten

Dunkelrot - Lohnkosten

Ganz Dunkelrot - entnommenes Lagermaterial

Über das obere Symbol neben den roten Balken können Sie eine detaillierte Auswertung aufrufen.

Abbildung 53: detaillierte Auswertung

Über die Optionshäkchen links oben können Sie festlegen, welche Buchungen in der Auswertung Berücksichtigung finden sollen.

Sie erkennen auch hier die farbliche Hinterlegung für Kosten und Erlöse.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück schließen Sie die Auswertung wieder.

Unter dem Symbol detaillierte Auswertung finden Sie das Symbol für die Monatsauswertung. In der Monatsauswertung werden die Kosten und die Erlöse monatsweise betrachtet, so dass Sie mit Hilfe der Statistik in die Lage versetzt werden, Rückschlüsse auf Ihre Arbeit zu ziehen.

Ein Klick auf das Symbol Monatsauswertung öffnet folgende Übersicht:

Abbildung 54: Monatsauswertung

Sie erkennen, dass in den einzelnen Spalten sämtliche möglichen Buchungsarten aufgelistet sind. Die linke Spalte legt den Monat fest.

Über die Option kumulierte Darstellung legen Sie fest, ob die Werte für Kosten und Erlöse als Summe über den Gesamtzeitraum seit Beginn des Projektes betrachtet werden sollen oder nicht, also detailliert je Monat.

Die Monatsauswertung können Sie auch drucken lassen. Über die Schaltfläche Vorschau rechts können Sie vor dem Druck das Aussehen der Liste prüfen.

Ihr Monatsauswertung gedruckt könnte so aussehen:

Abbildung 55: gedruckte Monatsauswertung

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück schließen Sie die Auswertung wieder.

Haben Sie für Ihr Projekt schon eine Nachkalkulation angelegt, so können Sie über diese Schaltfläche die grafische Ansicht der Nachkalkulation zur Anzeige bringen.

Die Ertragsübersicht würde nun ein zusätzliches Symbol zur Verfügung haben:

Abbildung 56: Ertragsübersicht mit Nachkalkulation

Klicken Sie nun rechts auf die Schaltfläche Soll-/Ist-Übersicht der Nachkalkulation, erscheint folgendes Fenster:

Abbildung 57: Soll-/Ist der Nachkalkulation

Dies gewährleistet den schnellen Zugriff auf den Soll-Ist-Vergleich der Nachkalkualtion, ohne diese separat öffnen zu müssen.

Sie erkennen am oberen Fensterrand, dass Sie diese Anzeige auch nur auf die grafische Übersicht reduzieren können:

Abbildung 58: Ertragsübersicht aus Nachkalkulation

Zusatzfelder

In jedem Projekt stehen Ihnen 5 Zusatzfelder zur Verfügung. Diese Zusatzfelder können Sie selbst benennen und mit Ihren Angaben füllen. Nach diesen Zusatzfeldern kann auch gesucht und selektiert werden.

Außerdem besteht die Möglichkeit, diese Zusatzfelder in Ihren Dokumenten (Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheinen, freien Dokumenten) zu drucken.

Die Benennung der Zusatzfelder erfolgt über die Spalteneinstellungen, wie unter Optionen beschrieben.

Befinden Sie sich im Änderungsmodus, klicken Sie auf den Reiter Zusatz und geben den Inhalt des(r) Zusatzfeldes(r) ein.

Dann könnte dies z.B. so aussehen:

Abbildung 59: Zusatzfeld gefüllt

Meldung

Den Meldetext (hier Meldung) kennen Sie schon aus den Stammdaten. Auch hier in der Projektverwaltung können Sie einen Meldetext hinterlegen. Dies könnten z.B. Vertragsinhalte sein, an die Sie erinnert werden wollen, wenn Sie z.B. die nächste Teilrechung schreiben müssen.

Klicken Sie auf den Reiter Meldung, Klicken Sie auf Ändern, wenn Sie noch nicht im Änderungsmodus sind und tippen Sie Ihren Meldetext ein.

Das könnte dann so aussehen:

Abbildung 60: Meldung (Meldetext)

Haben Sie die Option eingeschaltet Meldung automatisch anzeigen, so wird dieses Melde-Fenster immer angezeigt, sobald Sie das Projekt auswählen.

Das sieht dann etwa so aus:

Abbildung 61: Anzeige des Meldetextes

Bemerkungen

Für jedes Projekt können Sie auch beliebige Bemerkungen hinterlegen.

Dies ist einfacher Text, auf den Sie über den Reiter Bemerkungen Zugriff haben.

Klicken Sie auf den Reiter Bemerkungen, Klicken Sie auf Ändern, wenn Sie noch nicht im Änderungsmodus sind und tippen Sie Ihren Text ein.

Das könnte dann so aussehen:

Abbildung 62: Bemerkungen

Tabellen

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Tabellen, die auf der HAPAKinternen Tabellenkalkulation Haxxel beruhen, dem Dokument zuzuordnen. Dazu haben Sie rechts oben in der Programmsteuerung die Schaltfläche Tabellen zur Verfügung.

Derzeit erfolgt die Auslieferung von HAPAK-pro mit einer Tabelle „Adressen“. Hier können Sie beliebige Adressen dem Projekt (der Baustelle) zuordnen. Dies könnte der Schornsteinfeger sein, der Mitarbeiter vom TÜV u.ä.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabellen, erscheint ein Auswahl- Dialog, der die Standard-Adresstabelle beinhaltet. Sind mehrere Tabellen vorhanden, können Sie die hier auswählen.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Der Haxxel-Reader öffnet die Tabelle.

Dies könnte so aussehen:

Abbildung 63: Tabelle im Haxxel-Reader geöffnet

Wollen Sie Adressen in diese Tabelle aufnehmen, stellen Sie sich in das Feld unter der Spaltenbezeichnung Nummer und tippen auf Ihrer Tastatur ganz einfach die Taste F5.

Der Adress-Stamm öffnet sich und Sie können nun Ihre Adressen mit Doppelklick auswählen.

Haben Sie Ihre Auswahl abgeschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück oder tippen auf Ihrer Tastatur die ESC-Taste.

Das Ergebnis könnte dann etwa so aussehen:

Abbildung 64: Tabelle mit Adressen

Benötigen Sie weitere Tabellenvorlagen, so wenden Sie sich bitte an Ihren HAPAK-pro-Fachhandelspartner.