Rechnung erstellen

Starten Sie das Modul Externes Aufmaß. Über die Schaltfläche Aufmaß öffnen, öffnen Sie Ihr erstelltes Aufmaß, indem Sie es aus der Liste aller vorhandenen Aufmaße auswählen und mit einem Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen.

Als erstes sollte Ihnen nach dem Öffnen auffallen, dass Sie nun keinen Reiter mehr Ausgangswerte haben. Dieser ist ersetzt worden durch den Reiter Angebot xxxxx/yy. Logisch: Die Ausgangswerte führten ja zu diesem Angebot.

Um eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie oben in der Menüleiste auf Rechnung und anschließend auf neue Rechnung.

Ihr Bildschirm könnte nun so etwas zeigen:

Abbildung 67: Neue Rechnung erstellen

Was hat sich geändert?

Zusätzlich zu dem Reiter Angebot xxxx/yy ist jetzt der Reiter Rechnung -neu- gekommen.

Die Tabelle zeigt keine Mengen und Massen oder Aufmaßketten.

Die Summen werden statt blau in der Farbe rot angezeigt.

Oben in der Positionsliste hat keine Position ein Häkchen indem vorangestellten kleinen Quadrat.

Im Grunde werden Sie jetzt aufgefordert, die Mengen und Massen in die entsprechenden Zellen einzutragen, die Sie abrechnen wollen. Dies können auch wiederum Aufmaßketten mit Formeln sein.

Um Ihnen dabei zu helfen, steht Ihnen rechts oben neben der Positionsliste die Übersicht für die Position zur Verfügung:

Abbildung 68: Übersicht als Hilfe

Klicken Sie in der Positionsliste eine Position an, die Sie abrechnen wollen. Die entsprechende Aufmaßzelle des ausgewählten Bauabschnittes wird durch einen blauen Rahmen markiert. Tragen Sie hier die Mengen und Massen oder Aufmaßketten ein, die Sie abrechnen wollen.

Durch Umschalten auf den Reiter Angebot xxxxx/yy können Sie immer prüfen, welche Werte im Angebot stehen, ob dort Ketten hinterlegt waren oder nur einzelne Werte.

Um haargenau die gleichen Inhalte eines Angebotes in eine Zelle der Rechnung zu übernehmen, klicken Sie in der entsprechenden Zelle der Rechnung -neu- doppelt die linke Maustaste, um die Schreibmarke in diese Zelle zu setzen und danach die rechte Maustaste.

Im erscheinenden Menü wählen Sie Bearbeiten und danach Übernehmen von Dokument - Angebot xxxxx/yy. Diese Kopierfunktion erspart Ihnen lästiges Markieren, Kopieren und Einfügen.

Wollen Sie nur Teile aus solcher Aufmaßkette abrechnen, löschen Sie den Teil der Kette, den Sie nicht abrechnen wollen.

Vergleichen Sie hierzu folgende Abbildung:

Abbildung 69: Kopieren von Dokument

Das Ergebnis sieht für die erste Position dann in beiden Bauabschnitte so aus:

Abbildung 70: Einfügen von Dokument

Aber Sie wollten ja nichts alles abrechnen, also löschen Sie die Werte oder Formeln raus, die Sie nicht abrechnen wollen. Wollen Sie nur die Werte ohne Formeln übernehmen, so können Sie auch die folgende Funktion verwenden:

Drücken Sie in der Zelle, in der Sie Werte übernehmen wollen, die rechte Maustaste, wählen Bearbeiten und dann Reste übernehmen.

Nun haben Sie die Auswahl:

Abbildung 71: Auswahl Reste übernehmen

Wählen Sie die letzte Option, werden sofort alle noch nicht abgerechneten Werte in die einzelnen Zellen eingetragen, aber wie gesagt: ohne Formeln, nur die Gesamtwerte.

Auch schon vorher übernommene Ketten werden mit den Gesamtwerten nach einem entsprechenden Hinweis überschrieben.

Hinweis:

Sobald Sie eine Zelle einer Position abgerechnet haben, erhält die Position oben in der Positionsliste das Häkchen als Hinweis darauf, dass sie mit Werten versehen worden ist.

Rechnen Sie einige Positionen ab, achten Sie bitte dabei darauf, dass Sie nicht alles abrechnen, denn Sie wollen erst eine Teilrechnung und später eine Schlußrechnung erstellen.

So könnte Ihr Aufmaß dann etwa aussehen:

Abbildung 72: Erste Abrechnung

Sie können nun Aufmaßlisten, wie oben beschrieben, erstellen und ausdrucken. Ggfs. legen Sie diese Listen dem Auftraggeber zur Bestätigung vor. Noch ist keine Rechnung erstellt und geschrieben.

Noch kann etwas geändert werden. Zur Erinnerung: Unsere Rechnung heißt derzeit Rechnung -neu-, trägt also noch keine Nummer.

Speichern Sie Ihr Aufmaß gelegentlich.

Wenn Sie die Bestätigung von Ihrem Auftraggeber haben, sollten Sie die Rechnung nun erstellen.

In der Toolbar ist nun ein weiteres Symbol aktiviert worden, das "rote R". Klicken Sie auf das Symbol Rechnung erstellen, das die gleiche Bedeutung hat wie der Menüeintrag Rechnung-Rechnung erstellen.

Der Dialog für die Optionen zur Erstellung von Teilrechnungen erscheint, den Sie sicher aus der Dokumentbearbeitung zur Erstellung von Teil-, Abschlags- und Schlußrechnungen kennen. Denn nichts anderes machen Sie jetzt hier, eine Teilrechnung erstellen.

Abbildung 73: Optionen Teilrechnung

Gehen Sie wie gewohnt diesen Dialog von oben nach unten durch.

Achten Sie darauf, dass Sie bei Aufmaß anzeigen keinen Haken setzen, weil Sie ja Aufmaßlisten aus dem Aufmaß haben.

Eine Schlußrechnung wollen Sie auch noch nicht erstellen.

Ein Sicherheitseinbehalt von 10 % sind vereinbart.

Außerdem 3 % Skonto innerhalb 8 Tagen.

Ziehen Sie den Skonto entweder von der Brutto-Gesamtsumme ab oder belassen Sie den Haken an dem zweiten Punkt. Da dies die erste Teilrechnung ist, spielt dies keine Rolle.

Umlagen und Abzüge gibt es erst in der Schlußrechnung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen. Bestätigen Sie die Eigenschaften des Dokumentes der neuen Rechnung, falls diese jetzt erscheinen.

Danach erscheint der Speichern-Dialog der neuen Rechnung:

Abbildung 74: Speichern der Teilrechnung

Geben Sie die entsprechenden Daten ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Wie gewohnt erscheint nun die Abfrage, ob die Rechnung zur Weiterbearbeitung geöffnet werden soll.

Beachten Sie nur diesmal die weiteren Hinweise in dieser Meldung:

Abbildung 75: Hinweis zur Rechnung

Denken Sie immer an das Ursprungsdokument, in dem die evtl. Änderungen vorgenommen werden sollen. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja.

Die Rechnung wird in der Dokumentbearbeitung geöffnet und sieht etwa so aus:

Abbildung 76: geöffnete Teilrechnung

Weiter unten in der Rechnung wird der Sicherheitseinbehalt berücksichtigt und der Skontowert ermittelt und dargestellt.

Abbildung 77: Ende der Teilrechnung

Jetzt können Sie die Rechnung ausdrucken. Fragt das Programm, ob die Rechnung gespeichert werden soll, beantworten Sie diese Frage mit Ja und übergeben Sie dann an das Rechnungsausgangsbuch.