Sie erkennen in der Gesamtansicht alle Buchungen und im tabellarischen sowie im graphischen Soll-Ist-Vergleich die entsprechenden Ist-Summen.

Alle Buchungen sind hellblau hinterlegt. Dies bedeutet, es sind alles Buchungen, die zwar zum Projekt gehören, aber sie sind nicht einem bestimmten Dokument, einem Titel(Untertitel) oder einer Position eines Dokumentes zugeordnet.

Diese unbestimmten Buchungen mit Ihren Summen werden hier nur angezeigt, weil Sie

nach dem Öffnen einer Nachkalkulation oben links auf dem entsprechenden Projekt stehen.

Würden Sie im Dokumentbaum etwas weiter runter scrollen oder ein Soll-Wert-Dokument anklicken, würden die Buchungen verschwinden und die Ist-Werte in den Darstellungen würden wieder auf Null gesetzt.

Übergeordnete Titel/Untertitel oder Dokumente summieren selbstverständlich die darunter liegende Werte auf. Sie erkennen dann anhand der Farbhinterlegung der dann dargestellten Buchungen, dass sie zugeordnet sind (grün), einer anderen Position zugeordnet sind

(weiß). Nichtzugeordnete Buchungen (hellblau) sind nur über das Projekt an sich sichtbar.

Abbildung 34: Farblegende

Sie können auf verschiedenste Arten und Weisen unbestimmte Buchungen einer Zeile des Projektes zuordnen

Mit Drag & Drop

Mit rechter Maustaste an der ausgewählten Projektposition

Über die rechte Maustaste weicht das Menü ab, je nachdem, auf welcher Projektposition Sie stehen und die rechte Maustaste drücken.

Stehen Sie auf dem Projekt selbst oder auf einem Dokument des Projektes, sieht das Menü so aus:

Abbildung 35: Zuordnen zu einem Projekt o. Dokument

Stehen Sie auf einer Dokument-Position und klicken die rechte Maustaste, sieht das Menü nur so aus:

Abbildung 36: Zuordnen zu einer Dokument-Position

Im ersten Menü (rechte Maustaste auf dem Projekt oder eines Soll- Wert-Dokumentes) ist ein Menüpunkt Ist-Buchungen zuordnen vorhanden.

Abbildung 37: alle unbestimmten Buchungen übernehmen

Mit diesem Menüpunkt können Sie auf eine Schlag alle nicht zugeordneten Buchungen diesem Projekt oder dem ausgewählten Dokument zuordnen.

Das macht durchaus Sinn, weil Sie z.B. gar keine Zeit haben, alle einzelnen Buchungen einer bestimmten Position zuzuordnen.

Setzen Sie dazu den Haken in das Kästchen und klicken anschließend auf OK. Danach sollte Ihr Bildschirm etwa Folgendes zeigen:

Abbildung 38: Alle unbestimmten Buchungen zugeordnet

Sie erkennen nun, dass im Projektbaum die Auftragsbestätigung markiert ist und rechts alle Buchungen grün dargestellt sind. Spielen Sie einfach mal mit den Browseransichten. Diese wechseln Sie unter Weiteres-Optionen.

So sieht das aus mit Registern. Klicken Sie einfach auf die Register, um die anderen Buchungen zu betrachten.

Abbildung 39: Andere Ansicht (andere Register beachten)

Sie wollen jede Buchungsart als separate Tabelle haben: Stellen Sie die entsprechende Ansicht unter Weiteres-Optionen ein.

Abbildung 40: Andere Ansicht (separate Tabellen)

Der Menüeintrag Ist-Buchungen von Dokument übernehmen

Abbildung 41: Ist-Buchungen übernehmen

steht Ihnen an jeder Stelle des Projektbaumes zur Verfügung, außer bei Positionen. Hiermit können Sie vorhandene zugeordnete Buchungen eines Dokumentes der jeweiligen Projektposition zuordnen:

Klicken Sie diesen Menüpunkt an, öffnet sich folgendes Zuordnungsfenster:

Abbildung 42: Ist-Buchungen für Zuordnung auswählen

Setzen Sie einfach einen Haken an die Auftragsbestätigung.

Zuordnungen müssen auch rückgängig gemacht werden können. Buchungen, die eigentlich nicht auf dieses Projekt gehören, weil sie falsch zugeordnet sind, müssen gelöscht werden können. Oder Sie wollen einfach eine bestimmte Buchung aus dem Soll-/Ist-Vergleich

ausschliessen, um die Frage Was wäre wenn zu beantworten. Hierbei hilft uns der Browser mit den dargestellten Buchungen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine zugeordnete Position, erscheint folgendes Menü (Ausschnitt):

Abbildung 43: Buchungen revidieren

Mit dem ersten Menüeintrag lassen Sie sich Details zur Buchung anzeigen, der zweite Menüeintrag öffnet die Buchung, um Änderungen vorzunehmen.

Lesen dazu im nächsten Kapitel Buchungen ändern weiter.

Der Menüeintrag Buchung löschen entfernt die Buchung aus der Nachkalkulation und der Soll-/Ist-Vergleich wird zahlenmäßig neu berechnet. Die ursprüngliche Buchung an sich in den Kostenmodulen bleibt logischerweise erhalten.

Mit dem Menüeintrag auf Unbestimmt setzen, heben Sie die bisherige Zuordnung der Kostenbuchung zu einer Position des Projektbaumes auf. Sie wird wieder farblich blau dargestellt und befindet sich somit wieder unter dem Projekt an sich. So können Sie eine

erneute Zuordnung zu einer anderen Position des Projektbaumes tätigen.

Mit dem Menüeintrag aus Soll-/Ist-Vergleich ausschliessen, nehmen die die ausgewählte Buchung aus der aktuellen Differenzberechnung heraus. Dies könnte dann der Fall sein, wenn sie mit den Zahlen "spielen" wollen. Was wäre wenn….?

Mit dem Menüeintrag, hier Eingangsrechnung buchen, erstellen Sie im jeweiligen Kostenmodul eine weitere Buchung.

Grundsatz: Die Änderungen der Buchungen in der Nachkalkulation haben nur Einfluß auf die Aufteilung in Kostenarten. Andere Änderungen sind in der Nachkalkulation nicht möglich.

Aber Änderungen sind auch nötig.

Dazu folgendes Beispiel:

Sie buchen über den Rechnungseingang eine Rechnung ein, die ein Subunternehmer Ihnen gestellt hat. Sie buchen diese Rechnung auf das Kostenkonto Fremdleistungen und tätigen eine Projektzuordnung. Eine Aufteilung in Kostenarten wird im Rechnungseingang versäumt oder absichtlich nicht gemacht.

In der entsprechenden Nachkalkulation für dieses Projekt kommt diese Rechnung aber als Material-Buchung an. Das ist logischerweise falsch. Also müssen Sie die Rechnung ändern und die entsprechenden Kostenanteile korrigieren.

Hier hilft die rechte Maustaste:

Abbildung 44: Menü rechte Maustaste bei Buchungen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Kostenaufteilung ändern, öffnet sich folgender Dialog wie im Rechnungseingang:

Abbildung 45: Aufteilung Kostenarten

Hintergrund

Im Rechnungseingang wird auf Kostenkonten gebucht. Diese Kostenkonten haben aber keinen Einfluß auf die Zuordnung der Kostenbestandteile in der Nachkalkulation, weil hier nicht mit Kostenkonten gearbeitet wird.

Tragen Sie nun den Wert zum richtigen Kostenbestandteil ein oder splitten Sie sogar auf. Kontrollieren Sie die Buchung. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Der Dialog schließt sich.

Klicken Sie nun in der Menüleiste auf Weiteres-Service-Ist- Buchungen neu einlesen und die Buchung wird im Soll-Ist- Vergleich aktualisiert/korrigiert.