Kalendarische Erfassung

Die kalendarische Erfassung soll Ihnen helfen, die während der Erfassung notwendige Zeit zu verkürzen und mehr Überblick über die gebuchten Mitarbeiter zu bekommen.

Starten Sie die kalendarische Erfassung über den kleinen Teil der Schaltfläche Erfassung und anschließend im erscheinenden Menü.

Ihr Bildschirm sollte nun etwa so aussehen:

Abbildung 39: Kalendarische Erfassung

Auch dieser Bildschirm ist dreigeteilt.

Oben links erkennen Sie die Reiter Auswahl, Listendruck und Druck Übersicht. Unter Auswahl stellen Sie die Optionen der kalendarischen Erfassung ein und wählen den zu buchenden Mitarbeiter aus.

Rechts daneben finden Sie den Kalender. Je nach Bildschirmauflösung und Fenstergröße Ihres Programms werden ein oder mehrere Monate angezeigt. Das aktuelle Datum ist grau mit rotem Rand markiert.

Im unteren Bildschirmteil erkennen Sie die Wochenübersicht mit Datumsspalten und Zeitzeilen. Die Arbeitszeit ist weiß, Zeiten außerhalb der Arbeitszeit grau dargestellt. Die "weiße" Arbeitszeit ist die Zeit, die Sie beim Zeitregime eingestellt haben.

Rot markierte Wochentage zeigen Ihnen an, dass es an diesem Tag für den ausgewählten Mitarbeiter schon Buchungen gibt. Würden Sie einen solchen Tag in der Stundenanzeige auswählen/anklicken, erscheint im Schnittpunkt der Tabelle ein kleines Schaltflächen-

Symbol:

Abbildung 40: schon gebucht

Ein Klick bringt Sie zum entsprechenden Buchungssatz.

Stellen Sie als erstes die Optionen für die kalendarische Erfassung ein. Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 41: Grundeinstellungen kalendarische Erfassung

Wollen Sie auch statt der aktuellen Woche bestimmte Anzahl von Vorwochen anzeigen lassen, so setzen Sie z.B. eine 1 bei Anzeige der Vorwochen ein. Achten Sie darauf, welche Bildschirmgröße mit welcher Auflösung und welcher Fenstergröße Sie verwenden.

Zu viel dargestellte Wochen können ansonsten zu Darstellungsfehlern führen.

Spielen Sie mit der Zeiteinteilung. Auch hier sollten Sie die Bildschirmdarstellung

beachten. Wollen Sie eine andere Zeiteinteilung, so klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck und wählen aus der Listbox eine andere Einteilung aus.

Standardmäßig sind die Tage waagerecht und die Uhrzeiten senkrecht angeordnet. Wollen Sie das austauschen, so setzen Sie den Haken bei 90 Grad gedreht.

Die Option auf Seite anpassen paßt diese Wochenübersicht an die Fenstergröße Ihres Programmes an. Das bedeutet, dass das Programm versucht, Ihre Einstellungen in Ihrer Fenstergröße komplett anzuzeigen.

Wenn Sie also viele Einstellungen (12 Stunden, 15er Zeiteinteilung, 1 Vorwoche) ausgewählt haben, dann werden die einzelnen Zellen sehr mickrig angezeigt und es kommt zu Darstellungsfehlern.

Nehmen Sie den Haken raus, erscheinen Scrollbalken, mit denen Sie sich dann die Ansicht hinscrollen können, wo Sie wollen. Der komplette Überblick geht dann aber verloren.

Wollen Sie Samstage und Sonntage auch mit angezeigt bekommen, so setzen Sie die/den entsprechenden Haken.

Wählen Sie aus, ob Sie die detaillierte Erfassung oder die Schnellerfassung beim Buchen verwenden wollen. Standardmäßig ist die detaillierte Erfassung für die Erfassung mit Uhrzeiten zuständig.

Die dargestellte Zeit wird aus dem ausgewählten Zeitregime übernommen.

Im dargestellten Beispiel ist im Zeitregime eine Arbeitszeit von 07:00 bis 16:00 Uhr eingestellt. Hier können Sie unter Arbeitszeit die Zeit der Darstellung hier in dieser kalendarischen Erfassung einstellen.

Wechseln Sie zum Reiter Darstellung der Buchungen.

Abbildung 42: Optionen Darstellung der Buchungen

In der Rubrik Anzeige im Titel kann eine Auswahl getroffen werden. Standardmäßig sollte hier die Personalnummer oder die Lohnart (Nummer) ausgewählt werden. Bei erfolgter Buchung würde die Buchung mit Personalnummer dann so aussehen:

Abbildung 43: Beispiel Anzeige Titel (Personalnummer)

Zusätzlich werden Informationen zur Buchung angezeigt, wenn Sie mit der Maus die Buchung berühren (Hint). So etwa:

Abbildung 44: Beispiel Anzeige Hint (Standard)

Wollen Sie solche Anzeige ständig angezeigt bekommen, so nehmen Sie unter Anzeige im Text Ihre Einstellungen vor. Würden Sie alles anhaken, könnte dann das so aussehen:

Abbildung 45: Beispiel Anzeige Text

Jeder Lohnart könnte eine Farbe zur schnelleren Erkennung hinterlegt werden. So etwa:

Abbildung 46: Farben in der kalendarischen Erfassung

Der Autor schlägt sogenannte Eselsbrücken vor:

Blau - normale Arbeitszeit

Gelb - Sonne, Urlaub

Grün - Gift, Krank

Lila - verrückt, Abbummeln

Schwarz - Autobahn, Fahrzeiten

etc.

Haben Sie Ihre Farben ausgewählt, so speichern Sie Ihre Optionen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Das Buchen funktioniert hier einfach und schnell. Sie erkennen freie (noch nicht gebuchte) Arbeitszeiten, können also gezielt auch nachfragen, was an diesem Tag passierte und selbstverständlich können Sie auch eine Vorbelegung wie bei der Dialogerfassung erstellen.

Mit der rechten Maustaste in der Tabelle finden Sie als letzten Menüeintrag die Vorbelegung. Es ist ein ähnlicher Dialog wie bei der Dialogerfassung. Aktivieren Sie ihn und nehmen ggfs. Einstellungen vor.

Auch das Buchen auf Buchungsarten (Arbeitszeit, Krank, Urlaub etc.) ist hier möglich.

Wählen Sie oben links den zu bebuchenden Mitarbeiter aus. Nun bewegen Sie sich auf den Tag, den Sie buchen wollen, klicken die erste Stunde (Beginn der Arbeiten) mit der Maus an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen die Maus bis zur letzten Stunde (Ende der Arbeiten) und lassen die gedrückte Maustaste wieder los.

Damit wird die zu buchende Arbeitszeit markiert und der Buchungsdialog erscheint:

Abbildung 47: Buchungsdialog nach Markieren

Hier sind genau die Einträge vorhanden, die Sie unter der Vorbelegung eingestellt haben und die Zeit entspricht Ihrer vorangegangenen Markierung. Das Programm rechnet entsprechend der Zeit die Anzahl der Stunden aus. Sie können nun noch Ergänzungen vornehmen, die Sie unter der Vorbelegung nicht eingetragen haben (hier z.B. die

Projekt-/Baustellenzuordnung oder die Zuordnung zu einer anderen Buchungsart) und klicken auf OK.

Ihre kalendarische Erfassung sieht dann etwa so aus:

Abbildung 48: Buchung fertig

Zeitraum buchen

Nun hat der Mitarbeiter oder eine Mitarbeitergruppe die gesamte Woche ein und dieselbe Tätigkeit gemacht auf ein und derselben Baustelle. Sie möchten also nicht jeden Wochentag separat buchen, sondern gleich die gesamte Woche.

Wählen Sie dazu über die angezeigten Kalender oben die entsprechend zu buchende Woche aus. Im Tabellenschnittpunkt befindet sich dieses Schaltflächen-Symbol:

Abbildung 49: Zeitraum buchen

Wählen Sie oben den zu bebuchenden Mitarbeiter aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche. Es öffnet sich wiederum ein Buchungsdialog:

Abbildung 50: Dialog Buchungszeitraum

Tragen Sie hier weiterführende Ergänzungen ein, zum Beispiel Projekt-/ Baustellenzuordnung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Abbildung 51: Zeitraum buchen fertig

Der gesamte Zeitraum wurde bebucht.

Klicken Sie in der Kalendarischen Erfassung oben links auf den Reiter Listendruck. Der Reiter zeigt Folgendes:

Abbildung 52: Listendruck in der kalendarischen Erfassung

Stellen Sie hier die Sortierung ein, die in der Liste erscheinen soll.

Wählen Sie in der Listbox die Liste aus, die Sie drucken wollen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Vorschau. So wird die Liste für den dargestellten Zeitraum auf dem Bildschirm ausgedruckt.

Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken gibt die Liste auf Ihren eingestellten Standarddrucker aus. Die Standardliste könnte so aussehen:

Abbildung 53: Standardliste Kalendarische Erfassung

Probieren Sie die anderen Listen auch einfach aus.

Alle Listen haben einen roten Punkt. Diese rot markierten Listen werden durch ein Programmupdate überschrieben und können deshalb mit dem Listendesigner nicht bearbeitet werden.

Sie sind allerdings in der Lage, eine neue Liste aus diesen Listen abzuleiten. Diese können Sie dann auch bearbeiten und diese werden dann auch nicht durch ein Update überschrieben. Bei der Erstellung von Listen ist Ihr HAPAK-Händler sicher hilfsbereit.

Klicken Sie in der Kalendarischen Erfassung oben links auf den Reiter Druck Übersicht. Der Reiter zeigt Folgendes:

Abbildung 54: Druck Übersicht

Mit diesem Übersichtsdruck wird ein Abbild Ihres Anzeigezeitraumes für den Druck erzeugt. Wählen Sie aus der Listbox ein Druckformat (Hoch- oder Längsformat) aus und klicken auf die Schaltfläche Vorschau. So wird die Übersicht für den dargestellten Zeitraum auf dem Bildschirm ausgedruckt.

Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken gibt die Übersicht auf Ihren eingestellten Standarddrucker aus. Die Übersicht im Längsformat könnte so aussehen:

Abbildung 55: Übersichtsdruck (Ausschnitt)

Probieren Sie die andere Liste auch einfach aus.

Alle Listen haben einen roten Punkt. Diese rot markierten Listen werden durch ein Programmupdate überschrieben und können deshalb mit dem Listendesigner nicht bearbeitet werden.

Sie sind allerdings in der Lage, eine neue Liste aus diesen Listen abzuleiten. Diese können Sie dann auch bearbeiten und diese werden dann auch nicht durch ein Update überschrieben. Bei der Erstellung von Listen ist Ihr HAPAK-Händler sicher hilfsbereit.