Erfassung in Monatsübersicht

Ähnlich wie bei der kalendarischen Erfassung, in der Sie in der Regel wochenbezogen Buchungen vornehmen, können Sie hier in der Monatsübersicht für mehrere Wochen schnell und übersichtlich Zeiten/ Stunden erfassen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Buchungen vornehmen für einen Mitarbeiter oder für eine Mitarbeitergruppe.

Starten Sie die Erfassung in Monatsübersicht über den kleinen Teil der Schaltfläche Erfassung und anschließend im erscheinenden Menü. Ihr Bildschirm sollte nun etwa so aussehen:

Abbildung 56: Erfassung in Monatsübersicht

Auch dieser Bildschirm ist dreigeteilt. Oben links erkennen Sie die Reiter Auswahl, Listendruck und Druck Übersicht. Unter Auswahl stellen Sie die Optionen der dieser Erfassung ein und wählen den zu buchenden Mitarbeiter aus.

Rechts daneben finden Sie den Kalender. Je nach Bildschirmauflösung und Fenstergröße Ihres Programms werden ein oder mehrere Monate angezeigt. Das aktuelle Datum ist grau mit rotem Rand markiert.

Im unteren Bildschirmteil erkennen Sie die Monatsübersicht mit Datumsspalten und Personalzeilen. Die Wochentage werden weiß die Wochenenden rötlich dargestellt. Schon vorhandene Buchungen aus der kalendarischen bzw. der Dialogerfassung werden entsprechend der Farblegende auch angezeigt.

Stellen Sie als erstes die Optionen für die Erfassung in der Monatsübersicht ein.

Klicken Sie auf das Werkzeug-Symbol. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 57: Optionen Monatsübersicht

Hier sind die gleichen Farbeinstellungen wie bei der kalendarischen Erfassung. Nehmen Sie hier Änderungen vor, so werden diese dann auch in der kalendarischen Erfassung wirksam.

Gehen Sie mit der Maus in die Zeile mit dem Personal, für das Sie Stunden erfassen wollen und ziehen Sie mit der gedrückten linken Maustaste über den Tagesbereich (Wochenbereich), den Sie buchen wollen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, erscheint der bekannte Buchungsdialog:

Abbildung 58: Buchungsdialog Monatsübersicht

Tragen Sie hier weiterführende Ergänzungen ein, zum Beispiel Projekt-/ Baustellenzuordnung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Beachten Sie hier bitte, dass hier streng nach Zeitregime gebucht wird. Sie können hier also nicht Überstunden, Arbeitszeitausgleich etc. verbuchen. Wenn Sie dies benötigen, so erfassen Sie diese Daten in der kalendarischen Erfassung.

Danach sollte die Monatsübersicht etwa so aussehen:

Abbildung 59: Erfassung in Monatsübersicht fertig

Sie erkennen, dass jetzt der zweite Mitarbeiter auch Buchungen hat. Sie können so für alle Mitarbeiter Buchungen vornehmen, die Buchungsart dabei berücksichtigen und alles das, was Sie selbst benötigen.

Wollen Sie nur die Buchungen eines bestimmten Mitarbeiters oder einer Mitarbeitergruppe sehen, so wählen Sie oben links das entsprechende Personal aus. Daraufhin werden alle anderen Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen ausgeblendet.

Würden Sie über ein oder mehrere Wochenenden "drüberwegbuchen", dann erkennt das Programm automatisch die Wochenenden und rechnet diese Zeit z.B. nicht als Urlaub an. Sie erkennen dies auch in der graphischen Ansicht:

Abbildung 60: Erfassung Monatsübersicht Wochenendbuchung

Klicken Sie in der Erfassung in Monatsübersicht oben links auf den Reiter Listendruck. Der Reiter zeigt Folgendes:

Abbildung 61: Listendruck in Monatsübersicht

Stellen Sie hier die Sortierung ein, die in der Liste erscheinen soll.

Wählen Sie in der Listbox die Liste aus, die Sie drucken wollen und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Vorschau. So wird die Liste für den dargestellten Zeitraum auf dem Bildschirm ausgedruckt.

Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken gibt die Liste auf Ihren eingestellten Standarddrucker aus. Der Stundennachweis könnte so aussehen:

Abbildung 62: Stundennachweis (Ausschnitt)

Probieren Sie die anderen Listen auch einfach aus.

Alle Listen haben einen roten Punkt. Diese rot markierten Listen werden durch ein Programmupdate überschrieben und können deshalb mit dem Listendesigner nicht bearbeitet werden. Sie sind allerdings in der Lage, eine neue Liste aus diesen Listen abzuleiten. Diese können Sie dann auch bearbeiten und diese werden dann auch nicht

durch ein Update überschrieben.

Bei der Erstellung von Listen ist Ihr HAPAK-Händler sicher hilfsbereit.

Klicken Sie in der Erfassung in Monatsübersicht oben links auf den Reiter Druck Übersicht. Der Reiter zeigt Folgendes:

Abbildung 63: Druck Übersicht

Mit diesem Übersichtsdruck wird ein Abbild Ihres Anzeigezeitraumes für den Druck erzeugt. Wählen Sie aus der Listbox ein Druckformat (Hoch- oder Längsformat) aus und klicken auf die Schaltfläche Vorschau.

So wird die Übersicht für den dargestellten Zeitraum auf dem Bildschirm ausgedruckt.

Ein Klick auf die Schaltfläche Drucken gibt die Übersicht auf Ihren eingestellten Standarddrucker aus.

Die Übersicht im Längsformat könnte so aussehen:

Abbildung 64: Monatsübersicht drucken

Probieren Sie die andere Liste auch einfach aus.

Alle Listen haben einen roten Punkt. Diese rot markierten Listen werden durch ein Programmupdate überschrieben und können deshalb mit dem Listendesigner nicht bearbeitet werden.

Sie sind allerdings in der Lage, eine neue Liste aus diesen Listen abzuleiten. Diese können Sie dann auch bearbeiten und diese werden dann auch nicht durch ein Update überschrieben. Bei der Erstellung von Listen ist Ihr HAPAK-Händler sicher hilfsbereit.