Vorarbeiten

Bevor Sie ein oder mehrere Lager führen und verwalten wollen, sind einige Vorarbeiten notwendig. Als erstes sollten Sie Lagerorte anlegen:

Lagerorte sind die Orte, die Sie im Bestellwesen als Lieferorte schon angelegt haben. Diese Orte können auch Kundenbaustellen sein. Haben Sie im Bestellwesen noch keine Lieferorte angelegt, so können Sie das tun unter Hauptmenü Lagerverwaltung - Lagerartikel

- Lagerorte.

Rufen Sie im Hauptmenü der Lagerverwaltung die erste Schaltfläche Lagerartikel auf.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 59: Dialog Lagerartikel

Hier finden Sie oben links die Schaltfläche Lagerorte. Klicken Sie diese Schaltfläche an, erscheint folgender Dialog:

Abbildung 60: Lagerorte

Zum Anlegen, Ändern oder Löschen von Lagerorten beachten Sie die Hinweise imBestellwesen bei Lieferorte.

Noch ist Ihr Lager leer, Sie haben keine Lagerartikel hinterlegt.

HAPAK-pro führt alle Lagerartikel in einer separaten Datenbank. Dies bedeutet, dass nicht alle Ihrer 500 000 Materialien, die Sie in der Materialdatenbank haben, automatisch auch Lagerartikel sind und auch nicht sein sollen, denn wenn Sie mal ehrlich sind, arbeiten

Sie evtl. mit 5000 Materialien, die Sie auch lagermäßig führen und verwalten wollen.

Nun haben Sie die Möglichkeit, diese 5000 Materialien zu selektieren und sie, einen nach dem anderen, in die Lagerdatenbank aufzunehmen. Sie können sich aber auch dazu entscheiden, das Bestellwesen dafür verantwortlich zu machen. Denn wenn Sie Artikel

bestellen und diese bestellten Artikel nach Lieferung in das Lager einbuchen, werden diese bestellten Artikel beim Zubuchen automatisch Lagerartikel.

Sie können sich aber auch entscheiden, komplett alle Artikel der Materialdatenbank in das Lager zu übernehmen und dieses dann nach und nach zu bereinigen oder es einfach so zu belassen.

Um alle Artikel der Materialdatenbank als Lagerartikel anzulegen, klicken Sie im Hauptmenü der Lagerverwaltung auf die Schaltfläche Weiteres. Im erscheinenden Pull-Down-Menü wählen Sie den Eintrag Artikel-Übernahme. Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 61: Artikel-Übernahme

Hier können Sie die Artikel eines bestimmten Lieferanten selektiert nach Rabatt-Gruppe, Haupt-Warengruppe und Warengruppe in ein bestimmtes Lager in einem Zug aufnehmen.

Um jetzt hier Ihre 500 000 Materialien der Datenbank schon zu selektieren, sollten Sie

die Filter nach den Gruppen vornehmen. Eine Liste der vorhandenen Rabatt- oder Warengruppen erhalten Sie von Ihrem Lieferanten bzw. entnehmen diese Ihrer evtl. vorhandenen DATANORM-CD des Lieferanten.

Haben Sie eine Selektion vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Start. Anhand der im unteren Teil vorhandenen Zählfelder und dem sich füllenden Kreis erkennen Sie den Fortschritt der Übernahme.

Hinweis:

Sie haben so vorerst die Lagerartikel angelegt, haben allerdings noch keinen Bestand und einen evtl. Mindestbestand pflegen können.

Dies müssen Sie dann manuell tun.

Wollen Sie neue Lagerartikel manuell aus Ihrem Materialstamm in das Lager übernehmen, öffnen Sie den Dialog Lagerartikel im Hauptmenü der Lagerverwaltung.

Folgender Dialog öffnet sich wiederum:

Abbildung 62: Dialog Lagerartikel

Über die rechts oben befindliche Schaltfläche Neu können Sie nun neue Lagerartikel anlegen, in dem Sie diese aus Ihrem Materialstamm auswählen. Haben Sie einen Artikel aus dem Materialstamm mit Doppelklick ausgewählt, so öffnet sich ein kleiner Dialog:

Abbildung 63: Lagerartikel manuell anlegen

Arbeiten Sie diesen Dialog von oben nach unten durch. Der bei Mittl. Wert angezeigte Preis ist der Einkaufspreis aus Ihrem Materialstamm. Da Sie diesen Artikel erstmalig in das Lager übernommen haben, ist der Mittl. Wert logischerweise der Einkaufswert, obwohl es einen mittleren Wert ja nur geben kann bei schon vorhandenen Beständen.

HAPAK-pro weiß von evtl. Vorhandenen Lagerbeständen bei Ihnen nichts, weshalb das Programm Ihnen nur den Einkaufspreis aus dem Materialstamm vorschlagen kann. Sie

können ihn hier aber getrost überschreiben.

Sie könnten den Artikel auch Lagergruppen zuordnen. Dies ist aber nicht zwingend erforderlich. Lagergruppen kann man später immer noch bei Bedarf anlegen. Außerdem sollten Sie sich genau vorher überlegen, in welche Gruppenstruktur Sie ggfs. Lagerartikel

verwalten wollen. Zu weiteren Informationen zu Lagergruppen schauen Sie im entsprechenden Hilfekapitel nach.

Haben Sie Ihre Eingaben getätigt und diese mit einem Klick auf die Schaltfläche OK bestätigt, sieht Ihr Lagerartikel-Dialog etwa so aus:

Abbildung 64: fertige Lagerartikel

Sie erkennen, dass sich Ihre Eingaben in dem Dialog wiederfinden.

Abbildung 65: Menüleiste Lagerartikel

Über Lagerorte legen Sie Lagerorte an, wie oben beschrieben.

Über Auswahl finden Sie folgenden Dialog:

Abbildung 66: Auswahl Lagerartikel

Über diesen Dialog können Sie entsprechende Filter setzen, um eine bestimmte Auswahl an Lagerartikel zur Anzeige zu bekommen.

Über die Schaltfläche Etikett können Sie schnell und sicher Etiketten drucken, um Ihre Lagerartikel damit auszustatten. Barcode-Etiketten sind Voraussetzung für die Arbeit mit Barcode-Lesegeräten. Dieser Etikettendruck ist identisch mit dem Etikettendruck

bei Adressen oder Materialien.

Über den Menüpunkt Auswertungen können Sie schon von hier aus, Bestandslisten in allen möglichen Variationen zur Ansicht oder zum Druck erstellen. Mehr dazu im Kapitel Druck.

Unter Optionen können Sie einstellen, ob Sie die Mehrfachübernahme von Artikel aus dem Materialstamm wollen und festlegen, dass der Cursor (Schreibmarke) nach dem Öffnen dieses Dialoges ständig bei Textsuche steht.

Nummernbereich

Abbildung 67: Nummernfelder Lagerartikel

Diese Felder kommen alle aus dem Materialstamm. Sie sollten so belassen werden. Ist im Materialstamm keine EAN-Nr. (Barcode-Nr.) vorhanden, so könnten Sie diese für die Lagerdatenbank dennoch eingeben.

Über diese Felder können Sie auch ein bestimmtes Lagermaterial suchen, vorausgesetzt, Sie haben exakt die entsprechenden Angaben.

Artikelangaben

Abbildung 68: Angaben von Lagerartikel – Bezeichnung

Alle Angaben kommen aus dem Materialstamm, außer natürlich die Bestände, die Sie soeben bei Übernahme des Artikels eingegeben haben.

Unter der Schaltfläche Bestand-Details finden Sie folgende Informationen:

Abbildung 69: Bestandswerte

Hier sehen Sie sämtliche Bestände mit Preisen, Reservierungen bzw. ob Ware hierfür gerade auch schon bestellt ist. Sie können alle Reservierungen oder nur heute gültige Reservierungen betrachten.

Mit dem Klick auf die Schaltfläche Reservierungen öffnet sich folgendes Fenster:

Abbildung 70: Reservierungs-Infos bei Lagerartikel

Denselben Dialog erhalten Sie, wenn Sie rechts oben in der Programmsteuerung auf die Schaltfläche Reservierungen klicken.

Klicken Sie auf den Reiter (Register) Bestand in Lagerorten, wird Ihnen die Info über den Bestand des ausgewählten Artikels in allen Lagerorten, in denen er geführt wird, angezeigt. Lager, in denen der Artikel nicht geführt wird, werden auch nicht angezeigt.

Abbildung 71: Bestands-Infos für alle Lagerorte

Informationen über das Vorhandensein eines Artikels in Lagergruppen eines bestimmten Lagers erhalten Sie unter dem nächsten Reiter (Register).

Abbildung 72: Informationen zu Gruppen

Weitere Informationen zu Gruppen des ausgewählten Artikels erhalten Sie im Hauptdialog rechts oben über die Schaltfläche Gruppen.

Klicken Sie auf den Reiter (Register) Weiteres, öffnet sich folgendes Info-Feld:

Abbildung 73: Lagerartikel Weiteres

Hier erkennen Sie die Informationen zu den Lagerwerten und die Anzahl der Zu- und Abgänge sowie des letzten Zuganges und der letzten Entnahme.

Bestand

Über die Schaltfläche Bestand können Sie die Infos zu den Beständen des ausgewählten Artikels in Lagerorten und Lagergruppen feststellen und einsehen bzw. Bestandskorrekturen durchführen.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 74: Bestand in Lagerorten

Wollen Sie Bestände verändern, so setzen Sie den Haken bei Bestandskorrektur und klicken anschließend auf die Schaltfläche Ändern. Der Dialog öffnet die Felder zum Ändern:

Abbildung 75: Bestände ändern

Geben Sie neue Bestandswerte (Bestand und Preis) ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche Sichern. Die Angaben sind nun geändert.

Historie

Klicken Sie auf den Reiter Historie, sind Sie in der Lage zwischen der Lagerhistorie und der Bestellhistorie auszuwählen.

Diese Historiendaten beziehen sich immer auf den aktuellen Artikel, also dem Lagerartikel, der in der Liste blau markiert ist. Wählen Sie

Lagerhistorie, öffnet sich folgendes Fenster:

Abbildung 76: Die Lagerhistorie eines Artikels

Hier sehen Sie die Informationen zum ausgewählten Artikel.

Im linken Teil können Sie wählen zwischen Lagerorten. Wählen Sie keinen bestimmten Lagerort aus, steht die Auswahl auf alle.

Darunter können Sie nach bestimmten Kategorien die Anzeige filtern.

Folgende Kategorien sind nach einem Klick auf das kleine schwarze Dreieck zur Auswahl möglich:

Abbildung 77: Kategorien der Lagerhistorie

Der Haken bei Details anzeigen hat folgende Bedeutung.

Im Buchungsdialog ist es Ihnen möglich, für einen ausgewählten Artikel gleichzeitig Zubuchungen, Abbuchungen und Umbuchungen zu tätigen.

Setzen Sie den Haken, werden diese Buchungen als Details mit angezeigt, wenn nicht, haben Sie bloß eine Summenzeile in der Ansicht.

Über die Steuerung rechts oben können Sie Einträge aus der Historie Löschen, sich eine Listenvorschau auf dem Bildschirm anschauen oder eine Liste direkt auf dem Drucker Drucken.

Außerdem haben Sie die Listenauswahl. Es ist hier schon eine Standardliste hinterlegt. Wollen Sie diese Liste abändern oder weitere Listen aus dieser ableiten, so können Sie den Listendesigner mit einem Klick auf die Schaltfläche Liste aufrufen.

Mit Zurück gelangen Sie wieder in den Dialog Lagerartikel.

Hinweis:

Die Tabellenansicht können Sie sich Ihren Bedürfnissen anpassen.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf.

Der Dialog Spalteneinstellungen erscheint:

Abbildung 78: Spalteneinstellungen Lagerhistorie

Klicken Sie ein Datenfeld an, wird Ihnen rechts im Feld Spaltenüberschrift die Bedeutung der Spalte angezeigt. Felder mit Haken werden angezeigt. Entfernen Sie einen Haken, wird dieses Feld nicht mehr mit angezeigt.

Die Reihenfolge der Spalten können Sie verändern, indem Sie ein Feld mit der Maus an die Stelle ziehen/ schieben, an der Sie es haben wollen.

Öffnen Sie nun auf dem gleichen Weg die Bestell-Historie. Folgendes Fenster öffnet sich:

Abbildung 79: Bestell-Historie eines Artikels

Hier sehen Sie die Informationen zum ausgewählten Artikel.

Im linken Teil können Sie wählen zwischen Lagerorten. Wählen Sie keinen bestimmten Lagerort aus, steht die Auswahl auf alle. Kategorien sind im Bestellwesen nicht verfügbar.

Über die Steuerung rechts oben können Sie Einträge aus der Historie Löschen, sich eine Listenvorschau auf dem Bildschirm anschauen oder eine Liste direkt auf dem Drucker Drucken.

Außerdem haben Sie die Listenauswahl. Es ist hier schon eine Standardliste hinterlegt. Wollen Sie diese Liste abändern oder weitere Listen aus dieser ableiten, so können Sie den Listendesigner mit einem Klick auf die Schaltfläche Liste aufrufen.

Mit Zurück gelangen Sie wieder in den Dialog Lagerartikel.

Hinweis:

Die Tabellenansicht können Sie sich Ihren Bedürfnissen anpassen.

Klicken Sie dazu mit de rechten Maustaste auf den Tabellenkopf.

Der Dialog Spalteneinstellungen erscheint:

Abbildung 80: Spalteneinstellungen Bestell-Historie

Klicken Sie ein Datenfeld an, wird Ihnen rechts im Feld Spaltenüberschrift die Bedeutung der Spalte angezeigt.

Felder mit Haken werden angezeigt. Entfernen Sie einen Haken, wird dieses Feld nicht mehr mit angezeigt.

Die Reihenfolge der Spalten können Sie verändern, indem Sie ein Feld mit der Maus an die Stelle ziehen/ schieben, an der Sie es haben wollen.

Buchen

Die senkrecht angeordnete Toolbar bringt Sie in den Buchen-Dialog. Für das Buchen haben wir ein separates Hilfekapitel für Sie angelegt.

Abbildung 81: Toolbar Buchen

Reservierungen

Diese Schaltfläche bringt Sie in die Reservierungsinfo für den ausgewählten Artikel. Es ist da gleiche Info-Fenster wie unter Artikelangaben - Bestand-Details – Reservierungen.

Gruppen

HAPAK-pro gestattet es Ihnen, Artikel in Gruppen zusammen zu fassen.

Das Programm unterscheidet:

Bestandsgruppen

Lagergruppen

Alternativ-Gruppen und

Freie Gruppen.

Bestandsgruppen sind solche Gruppen, in denen Sie bestimmte Artikel bestandsmäßig zusammenfassen wollen.

Z.B. alle Fittinge, die am Lager liegen, egal von welchem Lieferanten diese irgendwann mal gekommen sind oder kommen werden.

Für die Lagerbewertung hat dies natürlich Auswirkungen, denn es wird für die Bestandsgruppe, also für die große Kiste mit allen Fittingen, der durchschnittliche EK (Lagerwert) ermittelt. Sprich: Auch wenn Sie heute Fittinge für 20 Cent (?) einkaufen, so muss der Abbuchungswert nicht zwingend 20 Cent sein, denn gestern waren sie 5 Cent teurer und es waren noch 150 Stück da. Dieser mittlere Lagerwert würde ggfs. auch an die Nachkalkulation (Controlling) übergeben werden.

Bestandsgruppen sind immer lagerbezogen, weil die Bestände des jeweiligen Lagers für die Ermittlung des Wertes der Gruppe herangezogen werden müssen. Lagerübergreifende Bestandsgruppen sind demzufolge nicht möglich.

Sie können nur Materialien in Lagergruppen hinzufügen, die auch tatsächlich Lagerartikel sind.

Lagergruppen sind solche Gruppen, in denen Sie bestimmte örtliche Bereiche Ihres Lagers zusammenfassen wollen. Z.B. das Regal hinten links in der Ecke, in dem nur Kartons mit den unterschiedlichsten Schrauben und Nägeln stehen.

Für Lagergruppen könnten getrennte Zähllisten, Inventurlisten, Bewertungslisten etc. erstellt werden.

Über diese Gruppen erfüllt HAPAK-pro die Forderungen an eine Lagerfachverwaltung.

Lagergruppen sind immer lagerbezogen. Lagerübergreifende Lagergruppen sind demzufolge nicht möglich. Logisch: Entweder steht das Regal hier oder da.

Sie können nur Materialien in Lagergruppen hinzufügen, die auch tatsächlich Lagerartikel sind.

Alternativgruppen sind die Gruppen, die Sie auch im Materialstamm angelegt haben. Diese werden hier gleichfalls angezeigt und Sie können sie auch hier ändern bzw. weitere hier anlegen, die Ihnen dann wiederum in den Stammdaten zur Verfügung stehen.

Freie Gruppen sind die Gruppen, die Sie auch im Materialstamm angelegt haben. Diese werden hier gleichfalls angezeigt und Sie können sie auch hier ändern bzw. weitere hier anlegen, die Ihnen dann wiederum in den Stammdaten zur Verfügung stehen.

Um Gruppen anzulegen, klicken Sie in dem Dialog Lagerartikel auf die Schaltfläche Gruppen. Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 82: Dialog Lagergruppen

In diesem Dialog wird die Zugehörigkeit des ausgewählten Artikels zu Gruppen innerhalb eines bestimmten Lagers angezeigt.

Klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Gruppen. Hiermit gelangen Sie in den Dialog zum Anlegen und Verwalten von Gruppen:

Abbildung 83: Verwalten von Gruppen

Bitte schauen Sie zuerst unten in die tabellarische Übersicht.

So sollten Sie erkennen, dass alle vorhandenen Gruppen hier angezeigt werden. In der ersten Spalte (Ort) befinden sich hier im Beispiel nur 2 Einträge. Nur diese beiden Einträge sind Lagergruppen, also entweder eine Bestandsgruppe oder eine Lagergruppe.

Was genau, erkennen Sie oben beim Feld Typ. Alle anderen Gruppen haben keine Ortsangabe und sind dementsprechend Gruppen (Alternative oder freie Gruppen) aus dem Materialstamm beispielsweise.

Für diese Ansicht ist die Gruppenzugehörigkeit natürlich dahingehend relevant, dass logischerweise nur für eine echte Lagergruppe (also Bestandsgruppe) die oben angezeigten Felder Gesamtbestand, mittlerer Bestandswert, Letzter EK sowie Letzter Zugang

erscheinen.

Um eine neue Gruppe anzulegen, klicken oben rechts auf die Schaltfläche Neu. Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 84: Neue Lagergruppe anlegen

Die Nummer wird automatisch vergeben, in dem diese "hochgezählt" wird. Sie sind aber in der Lage, eigene Nummern zu vergeben.

Dieses Feld ist ein alphanumerisches Feld, d.h. es können Buchstaben und Zahlen verwendet werden. Für die Nummer stehen Ihnen insgesamt 15 Zeichen zur Verfügung. Sie könnten so für eine Lagergruppe auch die Nummer Regal01 verwenden.

Unter Typ legen Sie die Art der Gruppe fest.

Merke:

Lagergruppe wie Lagerfachverwaltung

Bestandsgruppe wie Alles Gleiche in einer Kiste mit mittl. EK

Geben Sie den Lagerort an, für den die Gruppe gelten soll.

Geben Sie die Bezeichnung für die Gruppe ein.

Klicken Sie auf Sichern. Die Gruppe wurde angelegt und gespeichert.

Um Material dieser Gruppe zuzuordnen, klicken Sie auf den Reiter (Register) Enthaltenes Material. Der Dialog sollte jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 85: Enthaltenes Material in Gruppen

Da auch Sie sicher davon ausgehen, dass Sie nicht eine Gruppe mit einem Material anlegen, sollten Sie gleich den Haken setzen bei Mehrfachübernahme.

Klicken Sie dann anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Daraufhin öffnet sich die Lagerartikelauswahl. Suchen Sie alle Lagermaterialien mit dem Wort im Kurztext Schlauch, so nutzen Sie dazu die Textsuche und tippen diesen String dort ein. Nun werden alle Lagerartikel angezeigt, die dieser Textsuche entsprechen.

Klicken Sie auf den ersten gewünschten Artikel doppelt, meldet HAPAK-pro Ihnen, dass der Artikel übernommen worden ist.

Wählen Sie so die anderen Artikel gleichfalls aus.

Mit Zurück gelangen Sie in die Übersicht Enthaltenes Material zurück und finden nun dort

die entsprechend zugeordneten Artikel.

Wollen Sie wieder einen Artikel aus der Gruppe entfernen, so klicken Sie erst diesen Artikel an und dann die Schaltfläche mit der Mülltonne.