Manuelle Positionen bestellen

Sie verwenden in Ihren Dokumenten manuelle Positionen, also Positionen, die nicht im Stamm vorhanden sind. Diese können also nicht einfach in eine Bestellung übernommen werden. Dementsprechend sind Sie gezwungen, manuelle Positionen auch manuell zu

bestellen, wenn Sie nicht mit den Dokumentbestellungen (siehe nächstes Thema) arbeiten.

Wollen Sie also manuelle Positionen bestellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, dann auf die Auswahlzeile manuelle Position anlegen oder drücken die Tastenkombination Shift+F2 auf Ihrer Tastatur oder klicken in der Toolbar auf das erste Symbol mit den

Kartons und dann auf die oben erwähnte Zeile.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 22: manuelle Position bestellen

Sie erkennen ganz oben, dass Sie nach der Bestellmenge gefragt werden. HAPAK-pro lässt Ihnen die Wahl, eine Stückmenge oder eine Menge von Verpackungseinheiten zu bestellen.

Darunter werden Sie zur Eingabe des Bestell-EK`s aufgefordert. Indem Sie die Maus in dieses Feld mit einem Doppelklick setzen, wird der vorgeschlagene Bestellpreis (0,00) blau markiert und Sie können ihn überschreiben.

Wählen Sie darunter den Lieferort/Lagerort aus, zu der die Ware zugeordnet werden soll und geben Sie darunter einen gewünschten Liefertermin ein. Dazu können Sie die Kalenderfunktion nutzen, in dem Sie neben dem Datumsfeld auf die kleine Schaltfläche mit der 12 klicken. Doppelklicken Sie dann das gewünschte Datum.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen festgelegt, dass jegliche Bestellungen mit Personalzuordnung zu erfolgen hat, so sind Sie jetzt in der Lage über die Schaltfläche Personal den entsprechenden Mitarbeiter aus den Personalstammdaten auszuwählen.

Verwenden Sie außerdem die Projektverwaltung, können Sie die zu erzeugende Bestellung einem Projekt/Ktr. zuordnen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Projekt/Ktr. (i.Bsp. Baustelle). Dabei wird die Projektverwaltung geöffnet.

Wählen Sie das entsprechende Projekt mit einem Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK aus und die entsprechende Projekt-Nummer wird hier eingetragen.

Wollen Sie die Bestellung zusätzlich auch einem Dokument zuordnen, also z.B. einer Auftragsbestätigung, so klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument. Daraufhin öffnet sich ein kleines Auswahlmenü mit den Dokumenttypen (Angebot, Auftragsbestätigung,

Rechnung, Lieferschein).

Klicken Sie z.B. Auftragsbestätigung an, erscheint der Dialog Auftragsbestätigungen auswählen. Wählen Sie die entsprechende Auftragsbestätigung mit einem Doppelklick

oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK aus und die entsprechende Auftragsnummer wird hier eingetragen.

Achtung:

Hat die Auftragsbestätigung keine Projektzuordnung, so wird die Projektauswahl, die Sie soeben getätigt haben, wieder entfernt. Das Programm kann also hier abweichende Projekte nicht akzeptieren.

Im unteren Bereich werden Sie nun aufgefordert, für diese manuelle Position den Lieferanten auszuwählen, bei denen Sie diese Position bestellen wollen. Klicken Sie dazu auf das kleine schwarze Dreieck dieser Listbox und wählen den Lieferanten aus.

Beachten Sie dabei, dass dieser Lieferant im Materialstamm (ganz oben links) bei Lieferanten angelegt sein muss, sonst erscheint er hier nicht in der Auswahlbox.

Geben Sie nun ganz unten den Kurztext (max. 80 Zeichen) ein, der als Bezeichnungstext auf der Bestellung erscheinen soll.

Haben Sie ihre Eingaben getätigt, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Daraufhin wird dieser manuelle Artikel in die Bestell-Liste aufgenommen. Sie erkennen in der Bestell-Liste alle manuell angelegten Bestellpositionen daran, dass diese logischerweise keine Material-

Nummer haben.

So könnten dann Ihre Eingaben im folgenden Dialog aussehen:

Abbildung 23: manuelle Positionen bestellen

Wiederholen Sie ggfs. die Eingabe von manuellen Positionen. Haben Sie weitere manuelle Positionen in die Bestell-Liste aufgenommen und wollen nun die Bestellung erstellen, klicken Sie auf die rechts befindliche Schaltfläche Bestellung erstellen.

Abbildung 24: Bestellung erstellen

Beachten Sie die Hinweise im oberen Bereich des Dialoges. Darauf wird weiter unten noch Bezug genommen. Im unteren Bereich können Sie nun auch noch zu den vorher getätigten Angaben zur Bestellung bzw. zu hinterlegten Standardwerten unter Optionen Änderungen

vornehmen. Haben Sie kontrolliert bzw. geändert, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Daraufhin öffnet sich der Speichern-Dialog aus der Dokumentbearbeitung und die Bestellung wird unter der nächsten Nummer mit den darunter liegenden Angaben gespeichert. Sie können Zusatzangaben zum Postausgang, zur Wiedervorlage etc. eintragen.

Abbildung 25: Bestellung speichern

Haben Sie Ihre Angaben getätigt, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Daraufhin erscheint die Frage, ob Sie die Bestellung auch öffnen wollen, was sicher sinnvoll ist, denn Sie wollen diese ja ausdrucken und wegfaxen, mit email als pdf-Datei versenden oder wie auch immer.

Abbildung 26: Frage zur Weiterbearbeitung

Beantworten Sie diese Frage mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja. So wird die Dokumentbearbeitung geöffnet und die Bestellung kommt als Dokument zur Anzeige.

Abbildung 27: Bestellung erstellt (manuelle Positionen)

Sie erkennen, dass als Anschrift die Lieferantenadresse erscheint und als Lieferanschrift die Anschrift, die Sie beim Lieferort ausgewählt und hinterlegt haben.

Selbstverständlich können Sie dieses Dokument verfeinern, z.B. mit Floskeln als Vor- und/oder Nachtext. Verwenden Sie immer wieder die gleichen Floskeln, so können Sie das unter dem "großen Hammer" in der Dokumentbearbeitung bei Dokumenttypen festlegen.

Drucken Sie die Bestellung aus und senden diese zum Lieferanten. Die Bestellung von manuellen Positionen ist somit fertig.