Manuelle Buchungen

Unter manuellen Buchungen versteht HAPAK-pro das Auswählen eines zu bebuchenden Lagermaterials, das Eingeben der eigentlichen Buchung, ggfs. Zuordnungen zu Personal, Projekt/Ktr. (Baustelle) und Lieferschein.

Gleichzeitig ist es möglich, den Wert des jeweiligen Artikels einzugeben bzw. zu ändern, neues Material als Lagermaterial anzulegen und ggfs. Etiketten zu drucken.

Klicken Sie auf den Menüeintrag manuelle Buchungen. Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 87: manuelles Buchen

In der oben dargestellten Menüzeile klicken Sie bitte als erstes auf den Eintrag Optionen:

Abbildung 88: Optionen manuelles Buchen

Stellen Sie hier Ihre Optionen ein.

Soll immer ein spezielles Lager beim manuellen Buchen vorgeblendet werden, so stellen Sie über die Listbox bei Lagerort das entsprechende Standard-Lager ein.

Automatische Lagerort-Zuordnung bedeutet, dass der erste Lagerort vorgeschlagen wird, in dem der Artikel vorhanden ist. Falls der Artikel noch kein Lagerartikel ist, wird das bei Lagerort eingestellte Lager vorgeschlagen.

Haben Sie für Ihr Unternehmen eine Personalzuordnung festgelegt und haben dafür einen festen Mitarbeiter, so können Sie hier diesen Mitarbeiter fest voreinstellen.

Ein Ändern ist immer möglich.

Um diesen Mitarbeiter auszuwählen, klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche Personal.

Sollen projektbezogene (Baustelle) Buchungen getätigt werden, so es ist sinnvoll, dieses Projekt hier voreinzustellen. So ersparen Sie sich bei jedem Artikel die Auswahl des Projektes. Um dieses Projekt (Baustelle) auszuwählen, klicken Sie auf die nebenstehende

Schaltfläche Projekt (Baustelle).

Wollen Sie außerdem eine Dokumentzuordnung treffen für alle Positionen, die Sie jetzt buchen wollen, so ist es sinnvoll, dieses Dokument hier voreinzustellen. Ein Ändern ist jederzeit möglich. Um dieses Dokument auszuwählen, klicken Sie auf die nebenstehende

Schaltfläche Dokument.

In der Zeile Lieferschein geben Sie bei Zubuchungen die Lieferschein-Nummer des Lieferanten ein.

Wollen Sie die Abbuchungen, die Sie tätigen auch an die Nachkalkulation (Controlling) übergeben, so setzen Sie den entsprechenden Haken. Diese Buchungen kommen dann als IST-Buchungen in der Nachkalkulation an.

Wollen Sie die Zubuchungen, die Sie tätigen auch an die Nachkalkulation (Controlling) übergeben, so setzen Sie den entsprechenden Haken. Beachten Sie, dass eine Zubuchung wertmäßig für die Nachkalkulation eine Gutschrift darstellt. Diese mindert also auch den

IST-Wert.

Wollen Sie, dass aus Bestandsgruppen abgebucht wird, soweit sie vorhanden sind, und nicht der einzelne Artikel innerhalb der Bestandsgruppe betrachtet wird und somit der mittlere Wert der Bestandsgruppe Einfluß auf Controlling und Abbuchungswert hat, so setzen Sie den entsprechenden Haken auch hier.

Sollten Sie am aktuellen Tag mehrere manuelle Buchungen tätigen, so können Sie hier das aktuelle oder auch jedes andere Datum voreinstellen.

Wichtig für die Optionen sollte es sein, dass dieser Dialog bei jedem Aufrufen der manuellen Buchung erscheint. So können Sie ständig die Standard-Vorgaben kontrollieren und ggfs. schnell umschalten, weil Sie nun z.B. Artikel auf andere Projekte (Baustellen) buchen

wollen oder weil Sie von einem anderen Lieferschein eines anderen Lieferanten die Waren als nächstes buchen wollen.

Setzen Sie also den Haken bei Dialog bei jedem Start anzeigen.

In dem unten befindlichen Bemerkungsfeld haben Sie die Möglichkeit, beliebige Hinweise zu dem Buchungsvorgang einzugeben.

Um einen schon vorhandenen Lagerartikel zu buchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Lagerartikel wählen. Es erscheint der Dialog Lagerartikel, aus dem Sie den entsprechenden Lagerartikel, den Sie buchen wollen, auswählen. Entsprechend den eingestellten Optionen, steht der Cursor (Schreibmarke) im Feld Textsuche, so dass Sie sofort ein Suchwort für Ihren Artikel eingeben können.

Beachten Sie bitte hier, dass das Suchwort im Kurztext des Lagerartikels vorhanden sein muss. Wenn Sie einen Artikel nicht finden sollten, könnte es außerdem sein, dass dieser Artikel noch kein Lagerartikel ist.

Beachten Sie also bitte, dass hier tatsächlich nur innerhalb der Datenbank der Lagerartikel gesucht wird.

Haben Sie einen Lagerartikel mit Doppelklick oder mit dem Klick auf die Schaltfläche OK ausgewählt, erscheint folgender Buchungsdialog:

Abbildung 89: manuell Lagerartikel buchen

Im oberen Teil erkennen Sie die aktuellen Informationen zu dem Lagerartikel, den aktuellen EK sowie den Gesamtbestand.

Im unteren Teil können Sie nun das Lager anklicken, in das Sie den Artikel zubuchen wollen.

Geben Sie unter Zubuchen die entsprechende Stückzahl ein.

Wollen Sie gleichfalls den Wert ändern, aktivieren Sie die Wertänderung mit dem nebenstehenden Optionshaken und tragen Sie den neuen Wert ein.

Wählen Sie ggfs. ein Projekt/Ktr. (Baustelle) aus, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.

Tragen Sie die Lieferschein-Nr. des Lieferanten ein.

Ihr Dialog könnte jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 90: manuell zubuchen

Neben Ihren soeben getätigten Eingaben finden Sie links die Bestätigung für das Zubuchen (Menge 10). Außerdem erscheint diese Menge unten in der Lagerliste beim ausgewählten Lager unter Bestand Neu und unter Zubuchung.

Unter Optionen haben wir die Option gesetzt Zubuchungen an Controlling übergeben. Dementsprechend ist hier ein Haken gesetzt.

Das wollen Sie aber nicht. Entfernen Sie den Haken, mit dem Wissen, dass es sich hier nicht um Rückläufer einer Baustelle handelt, sondern um normale Lagerzubuchungen.

Noch haben Sie nicht auf Sichern geklickt. Evtl. kommen in Ihnen Zweifel auf, ob der Artikel nicht doch schon zugebucht worden ist.

In diesem Fall können Sie im linken Teil auf die Schaltfläche Historie klicken. Dort sehen Sie alle Lagervorgänge des Artikels.

Sind Sie sich sicher, speichern Sie die Buchung mit einem Klick auf die Schaltfläche Sichern ab. Der Buchungsdialog schließt sich und Sie erkennen im unteren Teil die Lager, in denen der Artikel jetzt einen Bestand hat.

Klicken Sie erneut auf Buchen.

Wollen Sie einen Artikel manuell aus dem Lager abbuchen, so klicken Sie auf den Reiter (Register) Abbuchen. Ihr Dialog könnte jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 91: manuell abbuchen

Im unteren Teil können Sie nun das Lager anklicken, aus dem Sie den Artikel abbuchen wollen.

Geben Sie unter Abbuchen die entsprechende Stückzahl ein. Wollen Sie gleichfalls den Wert ändern, aktivieren Sie die Wertänderung mit dem nebenstehenden Optionshaken und tragen Sie den neuen Wert ein.

Wählen Sie ggfs. ein Projekt/Ktr. (Baustelle) aus, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken.

Wählen Sie ggfs. ein Dokument (z.B. Auftragsbestätigung) aus, für das die Abbuchung erfolgen soll. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Dokument.

Wählen Sie zusätzlich das Personal aus, das diese Abbuchung getätigt hat, falls Sie dies unter Optionen nicht voreingestellt haben.

Ihr Dialog könnte jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 92: manuell abgebucht

Neben Ihren soeben getätigten Eingaben finden Sie links die Bestätigung für das Abbuchen (Menge 7). Außerdem erscheint diese Menge unten in der Lagerliste beim ausgewählten Lager unter Bestand Neu und unter Abbuchung.

Unter Optionen haben wir die Option gesetzt Abbuchungen an Controlling übergeben. Dementsprechend ist hier ein Haken gesetzt. Abbuchungen sollen in der Nachkalkulation als Kosten erscheinen, also belassen Sie den Haken hier.

Noch haben Sie nicht auf Sichern geklickt. Evtl. kommen in Ihnen Zweifel auf, ob der Artikel nicht doch schon abgebucht worden ist.

In diesem Fall können Sie im linken Teil auf die Schaltfläche Historie klicken. Dort sehen Sie alle Lagervorgänge des Artikels.

Sind Sie sich sicher, speichern Sie die Buchung mit einem Klick auf die Schaltfläche Sichern ab. Der Buchungsdialog schließt sich und Sie erkennen im unteren Teil die Lager, in denen der Artikel jetzt einen neuen Bestand hat.

Klicken Sie erneut auf Buchen.

Wollen Sie einen Artikel manuell zwischen unterschiedlichen Lagerorten umbuchen, so klicken Sie auf den Reiter (Register) Umbuchen. Ihr Dialog könnte jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 93: manuell umbuchen

Umbuchen bedeutet: Abbuchung aus dem einen Lager und Zubuchung in ein anderes Lager.

Im unteren Teil (Tabelle) können Sie nun das Lager anklicken, aus dem Sie den Artikel abbuchen wollen.

Geben Sie unter Umbuchen die entsprechende Stückzahl ein.

Wollen Sie gleichfalls den Wert ändern, aktivieren Sie die Wertänderung mit dem nebenstehenden Optionshaken und tragen Sie den neuen Wert ein.

Wählen Sie das Lager aus der Listbox aus, zu dem zugebucht werden soll.

Ihr Dialog könnte jetzt so aussehen:

Abbildung 94: manuell umgebucht

Neben Ihren soeben getätigten Eingaben finden Sie links die Bestätigung für das Umbuchen (Menge 12). Außerdem erscheint diese Menge unten in der Lagerliste beim zugebuchten Lager unter Bestand Neu und unter Zugang.

Noch haben Sie nicht auf Sichern geklickt. Evtl. kommen in Ihnen Zweifel auf, ob der Artikel nicht doch schon abgebucht worden ist. In diesem Fall können Sie im linken Teil auf die Schaltfläche Historie klicken. Dort sehen Sie alle Lagervorgänge des Artikels.

Sind Sie sich sicher, speichern Sie die Buchung mit einem Klick auf die Schaltfläche Sichern ab. Der Buchungsdialog schließt sich und Sie erkennen im unteren Teil die Lager, in denen der Artikel jetzt einen neuen Bestand hat.

Klicken Sie erneut auf Buchen.

Sie haben soeben für ein und denselben Artikel eine Zubuchung, eine Abbuchung und eine Umbuchung getätigt. Es waren also 3 separate Buchungen, die Sie jedes Mal mit einem Klick auf Buchen gestartet und jedes Mal mit einem Klick auf Sichern beendet haben.

Diese drei Buchungen könnten Sie auch zusammenfassen, in dem Sie, nachdem Sie die Zubuchung eingegeben haben, sofort auf Abbuchen klicken, diese Buchung eingeben und anschließend wieder sofort auf Umbuchen klicken. Die Eingaben sind dieselben.

Nur es entsteht ein Buchungsstapel, den Sie im linken Teil unter der Lasche Buchungsstapel einsehen können, um die Richtigkeit aller Buchungen zu kontrollieren. So könnte dieser Stapel aussehen:

Abbildung 95: gleichzeitiges Buchen (Buchungsstapel)

Sie erkennen den Buchungsstapel und in der Tabelle unten nun die angepaßten Bestände in den betroffenen Lagerorten.

Haben Sie noch keine Lagerartikel gebucht oder wollen Sie neues Material als Lagerbestand buchen, so können Sie ohne manuelle Übernahme des Materials aus dem Materialstamm in das Lager und dann das Bebuchen, sofort Material aus dem Materialstamm bebuchen.

Dieses Material wird dann automatisch Lagermaterial.

Klicken Sie dazu unter Buchen – manuelle Buchungen auf die Schaltfläche Neuer Lagerartikel.

Daraufhin öffnet sich der Materialstamm, aus dem Sie das entsprechende Material mit einem Doppelklick auf diesem auswählen. Somit stehen Sie wieder im Buchungsdialog.

Nun gibt es keinen Unterschied mehr zwischen Lagermaterial buchenoder Material aus dem Stamm buchen.