Dokumentbuchungen

HAPAK-pro versteht unter Dokumentbuchungen die Buchungen, die auf Dokumenten basieren. So kann man z.B. Zubuchen aus Bestellung oder Gutschrift und Abbuchen aus Angebot, Auftrag, Rechnung und Lieferschein.

Der Vorteil dabei ist, dass man die im Dokument vorhandenen Positionen nicht noch einmal erfassen muss. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Bestellung mit 50 Positionen und müßten nun alle Positionen manuell, wie oben beschrieben, in das Lager zubuchen.

Mit der Dokumentbuchung sind Sie nach wenigen Mausklicks fertig.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Dokumentbuchungen über den Menüpunkt Buchungen des Hauptmenüs der Lagerverwaltung tätigen. Es sei daraufhin hingewiesen, dass Sie dies auch im Dialog Lagerartikel über die dort dargestellte Toolbar (Symbolleiste)

Buchen durchführen können.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen und danach auf den Menüeintrag Dokumentbuchungen, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 96: Dialog Produktbuchungen

Sie erkennen einen noch leeren Dialog. Klicken Sie oben in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Optionen.

Sie erhalten ein kleines weiteres Auswahlmenü für die Optionen beim Zubuchen und beim Abbuchen. Klicken Sie den ersten Menüeintrag an, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 97: Optionen für Dokument-Zubuchungen

Die Option Materialpositionen mit gleicher Lief./Mat.-Nr. zusammenfassen

bedeutet, dass solche Materialien durchaus mehrfach in einer Bestellung auftreten können. Beim Zubuchen kann man diese zusammenfassen.

Sollen auch Leistungspositionen, die ja eine Materialstückliste haben können, auch mit angezeigt werden, so setzen Sie hier ein Häkchen bei Auch Leistungspositionen anzeigen. Sie sollten hier beachten, dass Leistungspositionen innerhalb einer Bestellung nicht auftreten können, weil nur Materialien bestellt werden können, aber bei einer Gutschrift kann dies aber möglich sein.

Wollen Sie die Historie ignorieren setzen Sie ein Häkchen.

ACHTUNG: Sie bekommen keine Warnung mehr, dass für die ausgewählte Bestellung oder Gutschrift bereits zugebucht wurde.

Dadurch verändert sich der Lagerbestand, was Sie aber nicht wollten.

Die Option Zubuchungsvorschläge automatisch erstellen bedeutet, dass die Mengen, die in einer Bestellung/Gutschrift enthalten sind als Zubuchungsvorschlag bereits übernommen worden sind.

Setzen Sie hier keinen Haken, wenn die gelieferten Mengen Ihrer Lieferanten oft nicht oder größtenteils nicht mit Ihrer Bestellung übereinstimmen.

Die darunter dargstellte Option Zubuchungsvorschläge nur für Lagerartikel bedeutet: Sie können ja bestellen, was Sie wollen, also Lagerartikel oder Artikel aus dem Materialstamm, die also noch nicht Lagerartikel sind.

Setzen Sie diese Option, wird der Zubuchungsvorschlag nur für Lagerartikel gesetzt. Einige Anwender vermeiden so, das Aufblähen Ihres Lagers, bei kurzfristigen oder einmaligen Ein- und Verkäufen.

Unter weitere Vorgaben können Sie diese Vorgaben für Zubuchungsaktionen festlegen, wie dargestellt.

Sinn macht der Haken ganz unten: Dieser Optionsdialog wird bei jeder Zubuchung wieder angezeigt, um Abweichungen zu den Vorgaben und Änderungen der Optionen beim nachfolgenden Zubuchungsvorgang berücksichtigen zu können.

Klicken Sie nun unter Optionen diese für Abbuchungen an. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 98: Optionen für Abbuchungen

Die Option Materialpositionen mit gleicher Lief./Mat.-Nr. zusammenfassen bedeutet, dass solche Materialien durchaus mehrfach in einem Dokument (unterschiedliche Titel) auftreten können. Beim Abbuchen kann man diese zusammenfassen.

Sollen auch Leistungspositionen, die ja eine Materialstückliste haben können, auch mit angezeigt werden, so setzen Sie hier ein Häkchen bei Auch Leistungspositionen anzeigen.

Die Option Positionen mit Menge Null anzeigen hat die Bedeutung:

In Ihrem Ausgangdokument können Sie ja auch Positionen mit Menge Null haben (bei Ausschreibungen gar nicht so selten). Sollen diese Null-Positionen hier auch angezeigt werden?

Wollen Sie die Historie ignorieren setzen Sie ein Häkchen. Damit sind Sie in der Lage, mehrfach für ein Dokument die entsprechenden Artikel aus dem Lager abzubuchen.

Die Option Abbuchungsvorschläge automatisch erstellen bedeutet, dass die Mengen, die in einem Dokument enthalten sind als Abbuchungsvorschlag bereits übernommen worden sind.

Die darunter dargstellte Option Abbuchungsvorschläge nur für Lagerartikel bedeutet: In Ihrem Dokument sind auch Artikel enthalten, die nur Material sind und noch kein Lagermaterial.

Wird eine Buchung für ein Nicht-Lagermaterial durchgeführt, wird es automatisch Lagermaterial. Setzen Sie diese Option, wird der Abbuchungsvorschlag nur für Lagerartikel gesetzt. Einige Anwender vermeiden so, das Aufblähen Ihres Lagers, bei kurzfristigen oder

einmaligen Ein- und Verkäufen.

Unter weitere Vorgaben können Sie diese Vorgaben für Zubuchungsaktionen festlegen, wie dargestellt.

Setzen Sie den Haken bei Abbuchungen an Controlling übergeben, so werden diese Abbuchungen an die Nachkalkulation als ISTWerte übergeben. Beachten Sie die dann die Einstellungen für die Projekt-Pflicht im Lager-/Bestellwesen.

Sinn macht der Haken ganz unten: Dieser Optionsdialog wird bei jeder Abbuchung wieder angezeigt, um Abweichungen zu den Vorgaben und Änderungen der Optionen beim nachfolgenden Abbuchungsvorgang berücksichtigen zu können.

Sie haben die Optionen für die künftige Arbeit eingestellt und stehen somit wieder im Dialog Dokumentbuchungen.

Bevor Sie etwas vom Lager abbuchen können, muss etwas im Lager vorhanden sein. Also tätigen Sie jetzt eine Zubuchung aus einer vorhandenen Bestellung.

Am oberen Fensterrand befinden sich die Symbole:

Abbildung 99: Dokument-Symbole

Die beiden linken Symbole bedeuten: Bestellung öffnen und Gutschrift öffnen zum Zubuchen.

Die vier mittleren Symbole bedeuten: Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung und Lieferschein öffnen zum Abbuchen.

Das rechte Symbol mit dem Doppelpfeil bedeutet: Dokument für Umbuchung oder Zurückbuchung ausählen.

Wollen Sie also aus einer Bestellung beispielsweise die bestellten Artikel zubuchen, klicken Sie auf das "Symbol mit dem Auto". Der Dialog zum Auswahl einer Bestellung öffnet sich:

Abbildung 100: Auswahl einer Bestellung

Suchen Sie hier die entsprechende Bestellung über die Nummer (links oben), über die Lieferanten-Nummer daneben oder über die Textsuche, die auch nach dem Betreff einer Bestellung sucht.

Haben Sie die entsprechende Bestellung gefunden, klicken Sie diese doppelt an oder markieren Sie diese und klicken anschließend auf die Schaltfläche OK.

Daraufhin öffnet sich der Optionen-Dialog. Führen Sie hier ggfs. Änderungen durch oder belassen diese Standardeinstellungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Abbildung 101: Fehlermeldung

An dieser Fehlermeldung erkennen Sie das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten im Modul Lager-/Bestellwesen. Denn:

Unter den Optionen der Bestellung haben Sie eine Projekt-Zuordnungspflicht eingeschaltet.

In den Hauptoptionen der Lagerverwaltung haben Sie die Option eingeschaltet, dass automatisch reserviert werden soll.

Wenn aber die Bestellung keinem Projekt zugeordnet worden ist, kann auch die zugebuchte Ware nicht reserviert werden. Dementsprechend lehnt das Programm die Dokumentzuordnung ab.

Um nachträglich eine Projekt/Ktr.- (Baustellen-)Zuordnung zu tätigen, ordnen Sie der Bestellung über die Projektverwaltung einem entsprechenden Projekt/Ktr. zu. Haben Sie das getan, öffnen Sie die Bestellung erneut.

Ihr Dialog sollte nun so aussehen:

Abbildung 102: Bestellung eingelesen

Im linken Teil erkennen Sie die von der Bestellung eingelesenen Artikel, die hier grün dargestellt sind. Für den markierten Artikel sehen Sie unten den entsprechenden Langtext aus der Bestellung.

Im rechten Teil erkennen Sie die Bestelldetails Menge und Preise.

Wollen Sie an einer Position etwas ändern, so klicken Sie einfach doppelt diese Position an. Damit öffnet sich der Dialog zum Ändern der Zubuchungsposition:

Abbildung 103: Zubuchungen ändern

Sie sind jetzt hier in der Lage, für einzelne Zubuchungspositionen Abweichungen zu den Standardvorgaben der Optionen zu tätigen.

Geben Sie ggfs. eine andere Menge ein, wenn der Lieferant nicht komplett geliefert hat. Ändern Sie den Preis, wenn er abweichend von Ihrer Bestellung ist, etc. Haben Sie Einstellungen getätigt, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. So werden diese Änderungen

übernommen.

Wollen Sie das zu buchende Material einem anderen Artikel zuweisen, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Position und folgen dort den Menüs.

Haben Sie ggfs. Änderungen vorgenommen oder auch nicht und wollen nun die Zubuchung tätigen, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche Speichern.

Es erscheint folgende Meldung:

Abbildung 104: OK-Meldung mit Etikettenfrage

Hiermit sei sichergestellt, dass tatsächlich Etiketten vorhanden sind, wenn sie mit Barcodelesegeräten arbeiten. Denn die zugebuchten Artikel benötigen jetzt ein Barcodeetikett. Beantworten Sie nach Ihren Erkenntnissen die Frage. Entweder wird der Etikettendruck gestartet oder der Zubuchungsdialog ist gleich wieder leer, um eine

neue Zubuchung zu tätigen.

Äquivalent zu der Zubuchung aus Bestellung erfolgt die Zubuchung

aus Gutschrift.

Für Dokument-Abbuchungen stehen Ihnen die Dokumente Angebot, Auftragbestätigung, Rechnung und Lieferschein zur Verfügung. Beachten Sie auch die Hinweise zum Abbuchen aus Rechnungen über den Dialog Übernahme in das Rechnungsausgangsbuch nach

dem Druck einer Rechnung in der Dokumentbearbeitung bzw. Die Optionen in den Programmeinstellungen der Dokumentbearbeitung ("großer Hammer")- Reiter Dokumenttypen – Lieferschein zum Abbuchen aus dem Lager beim Druck eines Lieferscheines. Generell öffnet sich dann hier der entsprechende Dialog zur Auswahl

eines Dokumentes.

Wollen Sie hier für beispielsweise für eine Auftragsbestätigung die Artikel aus dem Lager abbuchen, so klicken Sie auf das entsprechende Symbol. Der Auswahldialog erscheint. Wählen Sie eine Auftragsbestätigung aus mit Doppelklick oder mit einem Klick auf

die Schaltfläche OK.

Die Einstellungen für Dokument-Abbuchungen erscheinen. Führen Sie evtl. Änderungen dieser Standardeinstellungen durch und klicken anschließend auf OK.

Nun befinden Sie sich wiederum im Buchungsdialog. Er unterscheidet

sich nicht von dem Dialog der Dokumentzubuchung. Nur das Ergebnis hat ein anderes Vorzeichen.

Abbildung 105: Dokument für Abbuchung eingelesen

Sie erkennen im dargestellten Beispiel deutlich, dass auch Jumbound Leistungsunterpositionen dargestellt werden. Wollen Sie Änderungen vornehmen klicken Sie auf die ausgewählte Position doppelt.

Sind Sie fertig, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern rechts oben. Entsprechend Ihren Einstellungen in den Optionen, erfolgt folgende Bestätigungsmeldung:

Abbildung 106: Bestätigungs-Meldung

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. So einfach kann Abbuchen sein.