Mandant anlegen

Klicken Sie in der Konfiguration auf den nächsten Bereich links Mandanten. Der Bildschirm ändert sich wie folgt:

Abbildung 39: Mandanten

Hier werden die Mandanten eingerichtet. Standardmäßig ist die Kurzbezeichnung leer. Klicken Sie aber in dieses Feld, kann man darin einen Kurznamen für den Mandanten eingeben, so wie hier zu sehen: CSK.

Wie im Abschnitt Vorbemerkungen beschrieben, werden alle Daten, die Sie hier in der Konfiguration und in den Einstellungen der Dokumentenbearbeitung (großer Hammer) tätigen, in sogenannten Konfigurationsdateien gespeichert, so dass Sie ständig verfügbar sind.

Für den Hauptmandanten werden diese Daten in der Datei hapak.ini gespeichert. Jeder weitere angelegte Mandant bekommt seine eigene Konfigurationsdatei. Diese nennt sich dann z.B. für den ersten zusätzlichen Mandanten hapak01.ini. Dementsprechend für den zweiten zusätzlichen Mandanten hapak02.ini usw.

Dies bedeutet erstmal schlechthin, dass Sie die Konfiguration für jeden zusätzlichen Mandanten neu machen müssten. Aber nun kann es ja sein, dass der erste zusätzliche Mandant komplett alle Einstellungen vom Hauptmandanten verwenden könnte/sollte/müßte. Nur die Formulare für die Dokumente sind anders, weil z.B. die GmbH einen anderen Briefkopf hat als die Einzelfirma. HAPAK-pro wird diesem Umstand gerecht.

Legen Sie einen weiteren Mandanten an, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 40: Mandanteneinstellungen

Da Sie einen neuen Mandanten anlegen wollen, klicken Sie den ersten Punkt neuen Mandanten erstellen an. Nun werden Eingabefelder freigegeben.

Ihr Bildschirm sollte jetzt so aussehen:

Abbildung 41: Neuer Mandant

Überschreiben Sie nun die Kurzbezeichnung des neuen Mandanten Mandant01 mit der Kurzbezeichnung Ihres zusätzlichen Mandanten, z.B. Einzelfirma.

In der nächsten Zeile erkennen Sie schon, dass Sie die Standardwerte aus der Konfigurationsdatei des Hauptmandanten übernehmen können. Wenn Sie dies wollen, klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben <Standardwerte>. Es öffnet sich die Liste aller angelegten Mandanten. Wählen Sie Ihren Hauptmandanten aus.

Im nächsten Punkt wird Ihnen mitgeteilt, dass eine Konfigurationsdatei hapak01.ini im Hauptverzeichnis des Programms angelegt wird. Als Letztes schlägt Ihnen das Programm vor, die Datenverzeichnisse in einem Unterordner des Hauptmandanten anzulegen. Sie können den Ordner nun auch ändern, indem Sie z. B. auch hier Mandant01

durch Einzelfirma ersetzen.

Beachten Sie hierbei, dass es den Ordner, den Sie hier angeben, noch nicht geben darf. Das Programm erledigt das alles für Sie.

Wenn Sie diese Verfahrensweise eingehalten haben, sollte Ihr Bildschirm Folgendes zeigen:

Abbildung 42: Einstellungen für neuen Mandanten

Klicken Sie auf OK. Nun werden die Datenverzeichnisse für den neuen Mandanten angelegt. Wie Sie sehen, ist danach der neue Mandant erstellt.

Abbildung 43: Neuer Mandant verfügbar

Sie haben nun einen neuen Mandanten verfügbar gemacht, die Grundeinstellungen für das Programm vom Hauptmandanten übernommen.

Sollten Sie jetzt Änderungen in den Einstellungen des neuen Mandanten vornehmen wollen, öffnen Sie oben die Listbox Einstellungen für Mandant und wählen Ihren neuen Mandanten aus und ändern in den einzelnen Punkten die übernommenen Grundeinstellungen.

Genauso könnten Sie die Einstellungen des Hauptmandanten jederzeit ändern.

Beenden Sie nun die Konfiguration durch Klicken auf OK und schließen das Hauptmenü von HAPAK-pro durch einen Klick auf die Schaltfläche Ende.

Starten Sie das Programm erneut. Sie erkennen nun über der Benutzeranmeldung,

dass auch eine Mandantenauswahl dazu gekommen ist:

Abbildung 44: Mandantenauswahl

Durch Öffnen der Listbox wählen Sie Ihren neuen Mandanten aus. Damit Sie immer wissen, in welchem Mandanten Sie sich gerade befinden, wird die von Ihnen vergebene Kurzbezeichnung des Mandanten in allen Fenstern des Programms im oberen Fensterrahmen angezeigt.