Buchen

Nach dem Klick auf die Schaltfläche Buchen öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 8: Buchen

Zu Beginn steht der Saldenvortrag, sprich das Setzen des aktuellen Kassenbestandes zu Beginn des aktuellen Monats. Also erfassen Sie eine neue Buchung. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Neu. Der Dialog öffnet sich für Ihre Eingaben.

Abbildung 9: Neuer Beleg (Saldenvortrag)

Sie erkennen entsprechend den eingestellten Optionen Folgendes:

Das Buchungsdatum ist voreingestellt.

Das Belegdatum wird abgefragt und ist voreingestellt.

Die Kalenderwochen werden neben den Datumsfeldern angezeigt.

Die laufende Nummer wird automatisch voreingestellt. Dabei bedeuten die Ziffern in dieser Nummer:

0x für das Jahr

yy für den Monat

001 für die fortlaufende Nummer

Die Belegnummer ergibt sich aus der laufenden Nummer mit dem Präfix KA.

Erfassen:

Tragen Sie einen Betreff ein. Da Sie einen Saldenvortrag zu Beginn buchen wollen, geben Sie ein: Saldenvortrag.

Geben Sie Ihren aktuellen Kassenbestand als Einnahme ein, z.B. 545,00 €.

Geben Sie das Gegenkonto ein. Dazu können Sie die Schaltfläche Gegenkonto anklicken. Es öffnet sich die Kontoverwaltung und Sie können das entsprechende Konto, z.B. über die Textsuche, suchen. Bestätigen Sie das ausgewählte Konto (hier Saldenvortrag Sachkonten) mit einem Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Somit wird das ausgewählte Konto als Gegenkonto der Buchung zugeordnet.

Eine Adress- oder Projekt-Zuordnung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Dementsprechend klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern rechts oben.

Nun könnte Ihre Buchung so aussehen:

Abbildung 10: Buchen Saldenvortrag

Erfassen Sie nun einen normalen Kassenbeleg:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Die laufende und die Belegnummer werden automatisch weitergezählt.

Tragen Sie einen Betreff ein. Besser ist es, wenn Sie das kleine schwarze Dreieck am Ende der Betreffzeile anklicken. Dadurch öffnet sich eine Listbox mit den eingestellten Textvorgaben. So etwa:

Abbildung 11: Buchen mit Textvorgaben

Wählen Sie aus der Liste die entsprechende Textvorgabe aus. Da in der Listbox nur 8 Einträge angezeigt werden, können Sie mit der dort rechts befindlichen Bildlaufleiste in der Liste scrollen. Wollen Sie einen Tankbeleg erfassen, klicken Sie auf den Eintrag lfd. KFZ-Kosten.

Anhand der Textvorgaben erkennt das Programm das entsprechende Gegenkonto und trägt es ein und markiert sofort das Feld Ausgabe für Ihre Eingabe.

Tragen Sie den Betrag des Tankbeleges ein. Anhand des Kontos erkennt das Programm die entsprechende Steuer und weist sie aus.

Führen Sie ggfs. eine Adress- und eine Kontozuordnung durch.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern.

Ihr Kassenbuch könnte jetzt etwa so aussehen:

Abbildung 12: Buchen fertig

Sie erkennen beide erfolgten Buchungen und rechts die Anzeige in grüner Schrift über den aktuellen Kassenstand für das ausgewählte Kassenkonto.

Experimentieren Sie in aller Ruhe mit der Schaltfläche Anzeige- Zeitraum.

Abbildung 13: Anzeigezeitraum wechseln

Hier können Sie die unter Optionen eingestellte Periode wechseln. Sie können zwischen den Monaten wechseln oder sich für das gesamt Jahr (keine Begrenzung) die Buchungen anschauen.

Fremd-Dokument zuordnen

Im Kassenbuch ist es möglich, zu einem Beleg bzw. zu einem Buchungssatz ein Fremd-Dokument zuzuordnen. Dies könnte z.B. der gescannte Beleg, der als pdf-Datei abgelegt ist, sein.

Um ein solches Fremddokument dem Buchungssatz zuzuordnen, klicken Sie, nachdem Sie den Buchungssatz gespeichert haben, rechts auf die Schaltfläche Weiteres und anschliessend auf die erscheinende Zeile Fremd-Dokument zuordnen oder Sie drücken

alternativ die Tastenkombination Strg+F.

Abbildung 14: Fremd-Dokument zuordnen

Bei einem Klick auf diese Schaltfläche erscheint auf Ihrem Bildschirm dieses kleine Fenster:

Abbildung 15: Dok-Import-Fenster

Wenn Sie sich dieses kleine Fenster mal genau anschauen, erkennen Sie, dass Ihnen hiermit 3 Möglichkeiten zur Verfügung stehen:

Sie können aus Ihrem Windows-Explorer (auch über Arbeitsplatz) eine beliebige Datei auf dieses Fenster per Drag & Dropablegen. Dies kann ein gescanntes Bild vom Kassenbeleg sein.

Sie können aber auch auf die kleine Ordnerschaltfläche Durchsuchen klicken und über Ihren Arbeitsplatz die entsprechende Datei manuell hier zuordnen.

Haben Sie eine Dokumentenscanner auf Ihrem Schreibtisch stehen, so können Sie auch nun die Scannertaste drücken. Die durch das Scannen erstellte pdf-Datei wird nun hier automatisch zugeordnet.

Probieren Sie am besten alle drei Möglichkeiten aus. Der Vorteil, der sich hierbei ergibt ist der, dass ja viele Belege vergilben und Sie sowieso gezwungen sind, von solchen Belegen Kopien zu erstellen.

Hiermit tun wir das. Diese pdf-Belege sind immer wieder ausdruckbar. In jedem der drei Fälle sieht das Ergebnis etwa so aus:

Abbildung 16: Fremd-Dokument zugeordnet

Mit einem Doppelklick auf die aufgenommene pdf-Datei können Sie sich den gescannten Beleg immer wieder anschauen:

Abbildung 17: Ansicht Fremd-Dokument

Haben Sie so Ihre Kassenbelege erfasst, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück wieder in das Hauptmenü des Kassenbuches gelangen.