Schreiben von Notizen

Das Erstellen von Notizen soll bei Ihnen auf dem Schreibtisch und im gesamten Unternehmen Schluß machen mit der Zettelwirtschaft.

Sie alle kennen das Szenario: Ein Kunde ruft an, erläutert sein Problem und Sie nehmen einen Zettel vom Zettelblock und kritzeln da einige Informationen drauf, um irgendwann Jemanden eine Aufgabe zu stellen oder um den Kunden selbst zurückzurufen etc. etc. etc.

Das Problem ist nur: Wenn Sie sich um das Problem dieses Anrufers kümmern wollen, ist der Zettel natürlich nicht mehr zu finden…

Deshalb greifen viele Anwender zu elektronischen Notizzetteln, die irgendwo auf Desktop liegen oder erstellen eine Aufgabenliste in Outlook oder in ähnlichen Programmen.

Das Info-Center will Ihnen dabei helfen und Ihnen ein Werkzeug in die Hand geben, um solche Notizen, Aufgaben, Hinweise zu verwalten und wenn nötig gleich mit einer Adresse zu verbinden, anderen Mitarbeitern im Netzwerk Aufgaben zu erteilen und den Erfüllungsstand natürlich auch zu kontrollieren.

Der Bereich, in dem Notizen erstellt werden, befindet sich bei den Ereignissen ganz oben:

Abbildung 24: Notiz erstellen

Zum Erstellen einer Notiz klicken Sie auf den Link Notiz schreiben. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 25: Dialog Notiz schreiben

Wählen Sie die Zeitangaben durch setzen des jeweiligen Datums und der Uhrzeit.

Wählen Sie einen Mitarbeiter aus, für den diese Notiz bestimmt ist.

Wählen sie einer drei Prioritätsstufen aus.

Wählen Sie ggfs eine Kategorie aus.

Tragen Sie Bemerkungen, Hinweise, also die eigentliche Notiz ein. Beachten Sie, dass in der Übersicht dann nur die ersten 80 Zeichen zur Anzeige kommen.

Haben Sie diese Arbeiten getan, könnte Ihr Bildschirm nun etwa so aussehen:

Abbildung 26: Notiz geschrieben

Sie erkennen dass alle Arbeiten getätigt wurden. Klicken Sie nun zum Speichern der Notiz auf die Schaltfläche OK. Der Bereich der Notizen und Nachrichten hat diesen Eintrag nun in der Darstellung übernommen:

Abbildung 27: neue Notiz in Darstellung

Sie erkennen hier als letzten Eintrag die soeben erstellte Notiz. Sie können diese Notiz mit den rechts von ihr befindlichen Links

Bearbeiten

Umwandeln

Schließen

oder weitere Aktivitäten über mehr aufrufen.

Mit bearbeiten rufen Sie denselben Dialog wie für das Schreiben an sich auf, um ggfs. Korrekturen, Änderungen oder Erweiterungen zu tätigen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben wieder mit dem Klick auf die Schaltfläche OK.

Mit dem Klick auf umwandeln rufen Sie folgenden Dialog auf:

Abbildung 28: Umwandeln einer Notiz

Hier können Sie einen Historieneintrag für die Adresse erzeugen.

Wählen Sie dazu aus der Listbox einen entsprechenden Eintrag aus, indem Sie auf das kleine schwarze Dreieck klicken, das Ihnen ein Pulldown-Menü anbietet. So etwa:

Abbildung 29: Notiz umwandeln in einen Historieneintrag

Füllen Sie die entsprechenden Felder der Reihe nach aus und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Nun ist ein Eintrag in der Adress-Historie erzeugt worden, den Sie da auch wiederfinden werden.

Nämlich hier:

Abbildung 30: Eintrag in der Adress-Historie

Außerdem ist damit diese Notiz keine Notiz mehr, also aus der Anzeige der Notizen und Nachrichten verschwunden. Da Sie eine Wiedervorlage gesetzt haben finden wir jetzt dieses Ereignis bei den Wiedervorlagen zukünftige Aufgaben.

Nämlich hier im Info-Center:

Abbildung 31: Notiz ist jetzt Ereignis

Wollen Sie eine Notiz schließen, klicken Sie auf den Link schließen.

Entsprechend den Einstellungen in den Optionen können Sie nun noch einen Kommentar in das Notizfeld eingeben, um das Erledigt- Setzen (Haken) zu dokumentieren.

Oder Sie klicken auf den Link mehr, um weitere Tätigkeiten zu erfüllen, z.B. eine E-Mail senden.