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Erstes Blatt
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Das Erste Blatt ist das Deckblatt, also genau Ihr Firmenpapier, das Sie künftig über die Dokumentenbearbeitung ausfüllen. Sie erkennen den typischen Aufbau eines Firmenbriefbogens mit Logo, Adressfeld, Datum, Kundennummer etc.
Die schwarzen Rahmen um die jeweiligen Elemente (Felder) sind beim Ausdruck nicht sichtbar. Unter Optionen hatten Sie eingestellt, dass genau diese Feldränder angezeigt werden sollen.
Gleichzeitig können Sie den grauen Rand erkennen, der um das gesamte dargestellte Blatt reicht. Dies ist die Darstellung des druckbaren Bereiches des eingestellten Druckers.
Die Felder mit den roten Inhalten sind die variablen Felder, die automatisch durch das Programm ausgefüllt werden. Diese Datenfelder gelangen über eine spezielle Zuordnung (Feldtyp) in das Formular, zu der weiter unten weitere Ausführungen getätigt werden.
Führen Sie als Erstes einige Veränderungen am Formular durch:
Die Adresszeile über der Adresse sollte linksbündig mit der eigentlichen Adresse angeordnet werden.
Klicken Sie dazu in das Feld. Es bekommt dadurch einen gelben Hintergrund und ein Hilfslineal wird angezeigt, das Zeichen dafür, dass Sie jetzt hier Änderungen vornehmen können. Die Ausrichtung des Feldes erfolgt über die Formatierungsleiste unter den erwähnten Registerkarten.
Abbildung 7: Formatierungsleiste
Klicken Sie einfach wie in einer Textverarbeitung auf das Symbol zum Ausrichten am linken Rand.
Als nächstes Ändern Sie auf die gleiche Art und Weise die Schriftgröße des Adressfeldes von 12 auf 11. Also Anklicken des Adressfeldes, in der Formatierungsleiste den Schriftgrad von 12 auf 11 setzen. Die Änderung wird sofort sichtbar.
Das Feld Kundennummer (12345) sowie das Datumsfeld wollen Sie an den rechten Rand verschieben und die Inhalte sollen rechtsbündig dargestellt werden. Dabei wollen Sie die Schriftgröße auf 10 ändern. Folgende Schritte:
Die beiden ersten Punkte sollten Ihnen nun leicht von der Hand gehen.
Sie erkennen, dass das Logo und andere Felder nach rechts bis zur Linealposition 20 reichen. Das Lineal am oberen Rand macht dies deutlich. Sie wollten also beide Felder nach rechts schieben bis zur Position 20. Dazu klicken Sie bei gedrückter linker ALT-Taste und
gleichzeitig gedrückter linker Maustaste in das Feld Kundennummer (12345).
Sie erkennen, dass der Mauszeiger sich in ein Kreuz verwandelt und dass Hilfslinien eingeblendet werden, die jeweils auf das senkrechte bzw. waagerechte Lineal zeigen. Bei Bewegung der Maus können Sie nun das erste Feld genau auf die waagerechte Position 20 verschieben. Wiederholen Sie dies mit dem Datumsfeld.
Da Sie die Schriftgröße geändert haben, ist jetzt der Feldrahmen ein wenig zu groß und Sie wollen diese Feldgröße an die neue Schriftgröße anpassen. Dazu drücken Sie die linke ALT-Taste und führen die Maus einfach auf den unteren Feldrahmen. Diesmal verwandelt
sich die Maus in einen Doppelpfeil. Drücken Sie nun zusätzlich die linke Maustaste und schieben den unteren Rand nach oben bis es nicht mehr weiter geht, weil der Feldinhalt die minimale Größe bestimmt.
Auf gleicher Art und Weise passen Sie nun die Breite des Datumsfeldes (linken Feldrand verwenden) an die Größe des Feldes Kundennummer (12345) an. Auch hierbei sind die senkrechten und vertikalen Hilfslinien recht hilfreich.
Da nun die Felder Kunden-Nr. und Datum unpassend angeordnet sind, ändern Sie auch diese Felder und verschieben Sie sie passend.
Dabei sollten Sie beachten, dass das Feld Kunden-Nr. ein reines Textfeld ist. Zum Ändern der Schriftgröße müssen Sie also in gewohnter Windows-Manier diesen Ausdruck markieren.
Fügen Sie nun einen Firmennamen in Ihr Formular ein. Dazu benötigen Sie ein neues leeres Textfeld. Um dieses zu erzeugen, ziehen Sie einfach bei gedrückter linker Maustaste z.B. links neben dem Logo ein Rechteck auf. Die Größe sollte groß genug sein, damit Ihr Firmenname auch komplett reinpasst. Schreiben Sie in das gelbe Rechteck Ihren Firmennamen rein und formatieren Sie ihn über die Formatierungsleiste. Richten Sie dann das Feld waagerecht und senkrecht aus. In der Regel ist ein 2 cm linker Rand einzuhalten.
So könnte Ihr Formular jetzt aussehen:
Abbildung 8: Firmenname als Textfeld
Da Sie in der Programmkonfiguration oder schon bei der Installation Ihre Firmendaten eingegeben haben, können Sie natürlich auch diese als Datenfeld (variabel) hier verwenden. Klicken Sie dazu auf Ihr soeben erstelltes Textfeld mit Ihren Firmennamen mit der rechten
Maustaste.
Daraufhin öffnet sich ein kleines dreizeiliges Menü:
Abbildung 9: Feldtyp ändern
Mit einem Klick auf die erste Zeile Feldtyp ändern, öffnet sich ein Dialog:
Abbildung 10: Feldtyp wählen
In diesem Dialog können Sie anhand der Reiter
Ihren Textfeldern Datenfelder zuordnen. Im rechten Teil geben Sie Ihrem Feld ein Attribut (Anzeigen und Drucken, nur Anzeigen, nur Drucken).
Sie erkennen links, dass der Punkt Festes Textfeld aktiviert/ ausgewählt ist. Setzen Sie den Punkt in das Feld Name der eigenen Firma und bestätigen Sie Ihre Änderung mit OK.
Ihr Textfeld sollte nun mit Ihrem Firmennamen versehen sein, etwa so:
Abbildung 11: Feldtyp geändert
Auf diese Art und Weise können Sie Ihre Formulare beliebig gestalten.
Hier ein Beispiel:
Abbildung 12: Beispielformular
Ein Logo ist eine Grafik, die in das Formular eingefügt wird. Dazu ziehen Sie mit der Maus ein neues Formularfeld auf, das etwas größer sein sollte, als das Logo, das Sie einfügen möchten. Sobald das Formularfeld existiert, wird oben die Schaltfläche Bild einfügen
aktiviert.
Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Auswahldialog, mit dem Sie die entsprechende Grafik von dem Laufwerksordner auswählen, wo sie sich befindet. Ist die Grafik im Formularfeld angekommen, wurde sie entsprechend der Größe des Feldes in dieses angepasst.
Mit einem Klick auf das Logo öffnet sich ein Dialog, mit dem Sie die Größe des Logos verändern können. Ist die Grafik angepasst, können Sie dieses Feld wie jedes andere verschieben und so positionieren.
Gleichfalls können Sie über das Kontextmenü, das Sie wie gewohnt über die rechte Maustaste erreichen, den Feldtyp ändern, also z.B. ob das Logo nur angezeigt werden soll, weil es auf Ihrem Firmenpapier schon vorhanden ist, oder ob Sie es Anzeigen und Drucken lassen wollen, weil das Formular z.B. als Faxformular dienen soll.
Beachten Sie, dass Grafiken folgender Formate eingefügt werden können: bmp (Windows-Bitmap), tif (tagged image format), wmf (windows meta file) sowie jpg (JPEG). Sollten Sie Ihr Logo in einem anderen Format vorliegen haben, wandeln Sie dies mit Hilfe eines beliebigen Bildbearbeitungsprogramm in eines der genannten um.
Beachten Sie außerdem, dass die Skalierung (Größenveränderung) von bmp-,tif- und jpeg-Grafiken zu unerwünschten Nebeneffekten führen kann (Treppeneffekt). Deshalb ist es sinnvoll, Grafiken in das wmf-Format umzuwandeln. Diese wmf-Grafiken sind frei skalierbar
und führen nicht zu den erwähnten Nebeneffekten.
Grafiken haben entsprechend Ihrer Größe und Farbauflösung eine bestimmte Speichergröße. Wenn Sie z.B. eine Grafik im bmp- Format in das Formular einfügen, die ca. 10 MB groß ist, so wird diese Grafik Bestandteil Ihres Formulars. Das heißt, Ihr Formular ist
dann über 10 MB groß. Wenn Sie später mit dem Formular arbeiten, muss Ihr Rechner natürlich in der Lage sein, dieses Formular mit all seinen Inhalten auch anzuzeigen.
Außerdem kann es ja vorkommen, dass Sie Zwecks Kopieren zwei oder mehr Dokumente öffnen wollen/müssen.
Beachten Sie dann bitte, dass jedes Formular mindestens 10 MB groß ist. Wie lange macht das Ihr Rechner mit? Deshalb ist es durchaus sinnvoll, solche Grafiken in das wmf-Format umzuwandeln, da dieses Format weit weniger Speicherplatz in Anspruch nimmt als z.B. das bmp-Format.