Zahlungen importieren

HAPAK-pro gestattet es:

die sogenannten Kontoauszugsdateien der Bank zu importieren, um automatisch diese erfolgten Zahlungen in HAPAK-pro mit den dazugehörigen offenen Posten zu verbuchen;

die von Ihnen erstellte DTA-Datei rückwärts als geleistete Zahlungen in HAPAK-pro zu verbuchen und somit die offenen Posten der bezahlten Eingangsrechnungen zu schließen.

Ganz automatisch kann es aber nicht gehen, weil Sie sich nie darauf verlassen können, dass ein zahlungspflichtiger Kunde genau den Rechnungsbetreff mit der genauen Belegnummer angibt.

Im Gegensatz zu größeren Unternehmen, die ja nahezu fast immer gleich einen Überweiserschein zur Rechnung mitschicken und dadurch den Rechnungsempfänger

nahezu zwingen, genau den Verwendungszweck einzuhalten, ist es bei Ihnen sicher anders, zumal Sie auch nicht die große Anzahl von Kontenbewegungen haben, wie die genannten

Großunternehmen.

Deshalb zeigt HAPAK Ihnen den Kontoauszug Position für Positionan und Sie ordnen dann gleich zu: Zahlungseingänge zum entsprechenden Rechnungsausgang oder Gutschriftseingang, Zahlungsausgänge zur entsprechenden Eingangsrechnung oder freien Zahlung.

Klicken Sie auf den Menüeintrag Zahlungen importieren, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 23: Dialog 1 Zahlungen importieren

Sie erkennen, dass Sie hier Dateien importieren können:

Überweiser-Sammelliste

MT-940 Kontoauszugsdaten

Zahlungen aus der GDI-Fibu.

Die Überweiser-Sammelliste ist die DTA-Datei, die Sie an Ihr eBanking-Programm übergeben haben, umgewandelt in einen separate Datenbank, die das Sammeln der elektronischen Überweisungen mittels der Nummerierung mit Datum und lfd. Nummer ermöglicht. Diese Datenbank kann hier als Zahlungsdatei wieder eingelesen werden.

Wählen Sie durch Setzen den gewünschten Punkt und klicken Sie auf Weiter.

Im Folgenden wird das Einlesen der MT-940-Datei erläutert. Das Programm fragt nun nach der entsprechenden Kontoauszugsdatei.

Wählen Sie dabei auf Ihrem Datenträger aus, meldet sich HAPAK mit folgendem Dialog:

Abbildung 24: Datei MT 940 ausgewählt

Das Konto ist hier in der Abbildung aus Diskretionsgründen nicht dargestellt.

Wählen Sie das Finanzkonto aus, z.B. Bank 1200, und klicken anschließend auf Weiter.

Vergessen Sie das Finanzkonto anzugeben, werden Sie dazu aufgefordert, sonst geht es nicht weiter.

Nun wird Ihnen die erste Zahlung angezeigt:

Abbildung 25: Zahlungseingang aus MT 940

(Aus Diskretionsgründen sind die Angaben hier in der Abbildung unkenntlich gemacht.)

Das es sich hier um einen Geldeingang handelt, weist HAPAK das als Gutschrift für Sie aus. Sie können nun den Geldeingang

einer Ausgangsrechnung oder

einer Eingangsgutschrift zuordnen,

indem Sie auf die jeweilige Schaltfläche klicken oder den Datensatz übergehen, indem Sie auf die Schaltfläche Übergehen klicken.

Nach dem Auswählen des entsprechenden Beleges aus HAPAK und dessen Zahlungsbuchung steht automatisch der nächste Datensatz des Kontoauszuges für Sie zur Zuordnung bereit:

Abbildung 26: Zahlungsausgang aus MT 940

(Aus Diskretionsgründen sind die Angaben hier in der Abbildung unkenntlich gemacht.)

Das es sich hier um einen Geldausgang handelt, weist HAPAK das als Lastschrift für Sie aus. Sie können nun den Geldausgang

einer Eingangsrechnung oder

einer freien Zahlung zuordnen, die Sie nun buchen/erfassen müssen,

indem Sie auf die jeweilige Schaltfläche klicken oder den Datensatz übergehen, indem Sie auf die Schaltfläche Übergehen klicken.

Nach dem Auswählen des entsprechenden Beleges aus HAPAK und dessen Zahlungsbuchung steht automatisch der nächste Datensatz des Kontoauszuges für Sie zur Zuordnung bereit:

Sie erkennen hier außerdem auf der rechten Seite des Dialoges, wieviel von den in der Datei stehenden Werten (Gutschriften und Lastschriften) schon verbucht worden sind.

Übrigens mit den roten Pfeilen (abwärts, aufwärts) können Sie sich innerhalb des Kontoauszuges bewegen, also den/die nächsten oder vorherigen Datensatz/Datensätze begutachten.

Wurde eine Zahlung verbucht, sieht das dann etwa so aus:

Abbildung 27: Nach Zuordnen Blättern

(Aus Diskretionsgründen sind die Angaben hier in der Abbildung unkenntlich gemacht.)

Sie erkennen, dass die Zuordnung/Bezahlung angezeigt wird.

Haben Sie einmal einen Buchungssatz übergangen, so wird Ihnen das in diesem unteren Fenster auch angezeigt. Ein Übergehen oder ein Rückgängigmachen einer Zuordnung können Sie mit der links neben dem Info-Fenster befindlichen kleinen Schaltfläche mit dem

roten durchgestrichenen Kreis tun.

In den Optionen zum Modul Überweiser/DTA muß dafür ein entsprechender Speicherort (Pfad) festgelegt sein, in dem das Programm die in eine Datenbank umgewandelte DTA-Datei speichert und diese Option muß aktiviert sein.

HAPAK-pro speichert nach der Ausgabe in die DTA-Datei mit einem Hinweis die Datenbank ab, ähnlich so:

Abbildung 28: Hinweis

Klicken Sie nun im Finanzmodul unter Weiteres auf Zahlungen importieren, erscheint ein kleiner Dialog, in dem Sie auswählen, wie Sie die Daten importieren möchten:

Abbildung 29: Importauswahl

Der erst Punkt muß aktiviert sein. HAPAK-pro sucht nun in dem von Ihnen unter den Optionen eingestellten Pfad nach der einzulesenden Datei:

Abbildung 30: Dateisuche und Auswahl

Da Sie die Dateien sammeln können, könnten hier an diesem Speicherort auch mehrere Dateien vorhanden sein. Sie sind erkenn- und unterscheidbar an der am Ende befindlichen laufenden Nummer.

Klicken Sie die einzulesende Datei an und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Öffnen oder doppelklicken Sie die einzulesende Datei.

Die ausgewählte Datei wird so übernommen:

Abbildung 31: Dateiübernahme

Sie erkennen die übernommene Datei und die Anzahl der Zahlungen, die importiert werden sollen.

Unten können Sie, falls vorhanden, die Nummer des Kontoauszuges eintragen sowie das Buchungsdatum, also das Datum, wann das Geld bei Ihnen z.B. vom Konto abgegangen ist.

Haben Sie die Einstellungen der Datei nochmals überprüft, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Der Fortschrittsbalken, der Ihnen das Einlesen anzeigt, erscheint. Um den Importvorgang nun zu starten, klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche. Da Sie ggfs. die falsche Datei ausgewählt haben, ist es zweckmäßig, die folgende Abfrage nach einer Sicherung mit Ja zu beantworten:

Abbildung 32: Sicherungsabfrage

Sind Sie sich nicht sicher, was Sie überhaupt machen, klicken Sie auf Abbrechen.

Ansonsten klicken Sie auf die Schaltfläche Ja.

Es erscheint nochmals eine Abfrage, ob eine evtl. bestehende ältere Sicherung überschrieben werden soll, soweit vorhanden.

Danach erscheint die Meldung:

Abbildung 33: Import abgeschlossen

Die Zahlungen wurden also importiert. Prüfen Sie das Ergebnis im Rechnungseingang unter Buchen, ob die Offenen Posten tatsächlich jetzt geschlossen sind. Sie werden feststellen, dass dies der Fall ist.