Voreinstellungen

Abbildung 20: Voreinstellungen Programm

Stammdatenübernahme

Die Übernahme der Stammdaten aus den Material-, Leistungs-, Jumbodaten und die Übernahme der Floskeln können einzeln oder durch Mehrfachübernahme erfolgen. Bei einzelner Übernahme wird jedes Mal das jeweilige Fenster wieder geschlossen.

Setzen Sie in den ersten vier Optionen ein Häkchen, bleiben Sie solange in den Stammdaten bis Sie alle Ihre Daten ausgewählt haben. Erst beim Klick auf die Schaltfläche Zurückoder beim Betätigen der ESCTaste gelangen Sie zurück zu Ihrem Dokument und die Darstellung

der übernommenen Daten erfolgt.

Sie können auf verschiedenste Weise die übernommene Stammdatenposition

(Material, Leistung, Jumbo) kalkulieren bzw. Deren Kalkulation kontrollieren. Sie haben z.B. die Möglichkeit, im Dokument über das Anklicken des Gesamtpreises einer Position deren

Kalkulation aufzurufen, zu kontrollieren und zu ändern. Dies bedeutet:

Erst erfolgt die Übernahme der Stammdaten in das aktuelle Dokument und dann die Kalkulation. Mit dem Häkchen in der fünften Option rufen Sie das entsprechende Kalkulationsfenster mit der Auswahl der Position aus den Stammdaten auf. Diese Funktion hat sich vor allem bei kurzen Dokumenten bewährt.

Außerdem können Sie mehrere Dokumente zum Öffnen auswählen. Aktivieren Sie dazu die Option Mehrfachauswahl bei Dokumenten.

Kalkulation

Die Aktivierung der Option Preisaufschläge in den Positionen setzen hat zur Folge, dass geänderte Preisaufschläge auf Material und Geräte sowie geänderte Lohnsätze bei den untergeordneten Positionen eines Jumbos, einer Leistung bzw. einer Summe übernommen

werden.

Untergeordnete Positionen eines Jumbos ist die Stückliste.

Untergeordnete Positionen einer Summe sind die Positionen, die sich im Dokument oberhalb der Summe befinden. Hierbei gilt natürlich für eine Block-(Titel-)Summe, dass nur die Positionen eines Titels geändert werden.

Die Aktivierung der Option Verkaufspreis folgt dem Einkaufspreis bewirkt, dass eine Änderung des Einkaufspreises die Änderung des Verkaufspreises mit Beibehaltung des Aufschlages zur Folge hat. Sprich: Einkaufsvorteile oder Teuerungen geben Sie an

den Kunden weiter.

Die Aktivierung der Option Kupfer-Gewicht anzeigen hat zur Folge, dass der Anteil von Kupfer, der sich bei einigen Gewerken in den Materialdaten befindet, zur weiteren Kalkulation angezeigt wird. Benötigen Sie diese Option nicht, deaktivieren Sie sie.

Die Aktivierung der Option gleichartige Positionen aktualisieren ist eine Option, die Ihnen unter Umständen viel Arbeit ersparen kann: Bei einem Dokument kann es ja durchaus vorkommen, dass eine Position in mehreren Titeln vorkommt. Ändern Sie die Kalkulation z.B. im ersten Titel, erkennt HAPAK-pro, dass es diese Position auch noch an anderer(n) (mehreren) Stelle(n) im Dokument gibt und öffnet ein Fenster mit der Abfrage, ob Sie auch diese Positionen genauso ändern wollen.

Voreinstellung für neue Dokumente

Die hier dargestellten Optionen gelten nur für die NEUanlage von Dokumenten, nicht für die Änderung bereits vorhandener Dokumente.

Die Aktivierung der Option Preise inklusive Umsatzsteuer ist für Anwender gedacht, die z.B. Bruttorechnungen schreiben. Somit wird in den Positionen der Preis inklusive der Umsatzsteuer ausgewiesen.

Dementsprechend wird natürlich auch der Abschluß anders gestaltet. Gesetzliche Vorgaben (USTG § 14) werden hierbei selbstverständlich berücksichtigt.

Die Aktivierung der Option Eigenschaften bei Neuanlage zeigen hat zur Folge, dass die Eigenschaften des Dokumentes, wie z.B. Zahlungsbedingungen, abweichende Rechnungs- oder Lieferadressen sowie Kalkulationsgrundlagen bei Neuanlage eines Dokumentes

über den Dialog Eigenschaften des Dokumentes einstellbar/änderbar sind. Diese Eigenschaften sind im nächsten Kapitel beschrieben.

Die Aktivierung der Option Langtexte formatiert übernehmen bezweckt, dass Sie den Langtext einer Position genauso in Ihr Dokument übernehmen, wie er in den Stammdaten vorhanden ist. So ist es ja auch möglich, in den Langtext z.B. eines Materials ein Bild zu hinterlegen, erklärenden Text dazu zu schreiben und somit das ganze abzuspeichern. Hierbei handelt es sich dann um formatierten Langtext. Der weitere Vorteil besteht darin, dass Langtexte, die z.B. über DATANORM des Lieferanten/Herstellers kommen und ein

anderes Format aufweisen (manchmal irrige Zeilenumbrüche) durch das Abschalten der Option entsprechend Ihrer Formularvorgaben in Ihren Bezeichnungstext des Dokumentes eingefügt werden, also als rein unformatierter Text.

Die Aktivierung der Option Kurztexte in den Positionen verwenden bewirkt, dass nur die Kurztexte einer Position in das aktuelle Dokument übernommen werden. Sie können aber im Dokument beliebig auf Langtexte umschalten.

Die Aktivierung der Option Jumbo-Positionslisten anzeigen hat zur Folge, dass nach Übernahme eines Jumbos die Positionen im Dokument angezeigt werden. Damit hängen die beiden nachfolgenden Optionen zusammen. Sie können dann auch Mengen und die

Einzel-Preise innerha lb der Positionslisten anzeigen lassen oder sie verbergen.

Zahlungsbedingungen

Geben Sie hier die in Ihrem Unternehmen gültigen Standard-Zahlungsbedingungen ein. Diese Werte gelten dann, wenn in den Adress-Stammdaten nicht abweichende/spezielle Zahlungsbedingungen hinterlegt sind.

Beachten Sie, dass die Anzahl der Tage für die Zahlungserinnerung ab dem Tag der Fälligkeit gelten sowie die nächste Mahnung ab dem Tag der Fälligkeit zuzüglich der Tage für die Zahlungserinnerung wirksam werden. Im dargestellten Beispiel würde es bedeuten:

Die Fälligkeit einer Rechnung ist nach 14 Tagen.

Die Zahlungserinnerung würde nach 19 Tagen im Mahnwesen stehen.

Die jeweils nächste Mahnung wird nach weiteren 7 Tagen, also nach 26 Tagen für die erste Mahnung im Mahnwesen stehen.

Die Aktivierung der Option Skonto nur auf Materialanteil gewähren bewirkt, dass der Skonto tatsächlich nur auf den Materialanteil einer Position, also nicht auf Lohn oder dgl. errechnet und ausgewiesen und somit gewährt wird.

Preisdarstellung

Sie können die Preisdarstellung für Materialien, Leistungen und Jumbos mit bis zu 5 Nachkommastellen verwenden. Dies hat den Vorteil, dass Rundungsdifferenzen bei Verwendung z.B. von großen Mengen aber kleinen Preisen in der Gesamtsumme reduziert werden.

Hierbei ist zu beachten, dass diese Preisdarstellung dann für alle Positionen des Dokumentes wirksam wird.

Positionsnumerierung

Standardmäßig arbeitet die Dokumentbearbeitung mit eingeschalteter automatischer Positionsnumerierung. Dies bedeutet, dass die erste Position immer die lfd. Nr. 1 hat. Oft ist aber so, dass sich Ihr Angebot an eine Ausschreibung zu halten hat. Da ist die erste Position

aber die 5.10.25. Schalten Sie deshalb die automatische Positionsnumerierung

ab. So sind Sie in der Lage, die Positionsnummer, diesmal manuell, zu ändern.

Bei eingeschalteter Option ist es nicht möglich, die Positionsnummer zu ändern.

Sie könnten aber auch die automatische Positionsnumerierung mit einer Schrittweite versehen. Bei einer Schrittweite von 10, würden sie dann im einfachsten Fall eine Positionsnumerierung von 10, 20, 30 usw. erzeugen.