Speichern von Dokumenten

Um Dokumente zu speichern, klicken Sie in der Symbolleiste auf den kleinen Safe. Wurde das Dokument vorher noch nicht gespeichert/gesichert, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 150: Dokument speichern/sichern

Sie erhalten eine Mitteilung (Info), dass Ihr neues Dokument unter der Nummer XXXabgespeichert wird. Sie können nun zusätzlich Informationen zum Dokument hinterlegen

Postausgang:

Tragen Sie hier ein Datum ein oder nutzen Sie dazu die Kalenderfunktion, die Sie rechts über die kleine Schaltfläche mit der roten 12 erreichen. Sie können später gezielt Dokumente mit einem bestimmten Postausgangsdatum (von - bis) auswählen.

Wollen Sie, dass standardmäßig immer das heutige (aktuelle) Datum voreingestellt ist, so setzen Sie neben dem Datumsfeld den Haken bei heutiges Datum.

Versandart:

Wollen Sie die Versandart auch hinterlegen und speichern, so wählen Sie hier aus der Listbox, die Sie über das kleine schwarze Dreieck am rechten Rand des Auswahlfeldes finden, aus, welche Versandart Sie hinterlegen wollen. Es stehen Ihnen zu Verfügung:

Post

Fax

Email.

Wiedervorlage:

Tragen Sie hier ein Datum ein oder nutzen Sie dazu die Kalenderfunktion, die Sie rechts über die kleine Schaltfläche mit der roten 12 erreichen. Sie können später gezielt Dokumente mit einem bestimmten Wiedervorlagedatum auswählen. Wenn gewollt, können Sie hier auch eine Uhrzeit hinterlegen.

Status:

Wählen Sie hier ggfs. einen Status aus der Listbox aus. Sie können später gezielt Dokumente mit einem bestimmten Status auswählen.

Vertreter:

Hinterlegen Sie ggfs. einen Vertreter, der für dieses Dokument verantwortlich ist. Klicken Sie dazu auf den kleinen rot-weißen Karteikasten, um die Mitarbeiterverwaltung zu öffnen und dort den entsprechenden Mitarbeiter auszuwählen. Sie können später gezielt

Dokumente eines bestimmten Vertreters auswählen.

Kostenstelle:

Standardmäßig lässt HAPAK-pro diesen Eintrag leer, weil die Mehrzahl unserer Anwender nicht mit Kostenstellenzuordnungen arbeitet.

Wollen Sie eine Kostenstelle auswählen, klicken Sie zum Öffnen der Listbox auf das kleine schwarze Dreieck. Sie können später gezielt Dokumente mit einer bestimmten Kostenstelle auswählen.

Ableitung ändern:

Mit dieser Schaltfläche verzweigen Sie in die Projektüberwachung/ Baustellenverwaltung und können Ihr Dokument einem bestehenden Projekt/einer bestehenden Baustelle zuordnen oder ein neues Projekt/eine neue Baustelle anlegen und dann zuordnen.

Sie können später gezielt Dokumente eines bestimmten Projektes auswählen.

keine Ableitung:

Wenn ein Dokument (z.B. Angebot) in eine Auftragsbestätigung umgewandelt wird, ist diese Auftragsbestätigung vom Angebot abgeleitet. Haben Sie die entsprechenden Datenfelder in Ihrem Formular hinterlegt, wird diese Ableitung auch in Ihrem Dokument dargestellt und gedruckt.

Oft ist es aber nicht sinnvoll, dass diese Ableitung dargestellt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche keine Ableitung, wird diese Ableitung unterdrückt.

Sind Sie fertig, könnte Ihr Dialog jetzt so aussehen:

Abbildung 151: Dokument gespeichert/gesichert

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wird Ihr Dokument mit Ihren Angaben gespeichert/ gesichert. Es wird nicht vom Bildschirm verworfen/gelöscht, sondern Sie können ganz normal weiter daran arbeiten.