Kalkulieren mit der Externen Kalkulation

In der Tabelle mit Ihren eigentlichen Angebotspositionen können Sie alle für die Kalkulation entscheidenden Tabellenwerte innerhalb einer Positionszeile anklicken und direkt Veränderungen vornehmen. Diese Veränderungen können natürlich nur in den Tabellenwerten vorgenommen werden, die für die Kalkulation sinnvoll sind. Sie sind hier also dementsprechend z.B. nicht in der Lage, die Bezeichnungoder die Mengeneinheit zu ändern.

Wollen Sie diese ändern, so nutzen Sie dazu die Dokumentbearbeitung. Gleichfalls sind die Gesamtwerte (alle Spalten, die mit G- , wie z.B. G-Kosten, G-Ertrag etc., beschriftet sind) nicht veränderbar, weil dies errechnete Werte sind.

Klicken Sie einen änderbaren Tabellenwert einfach an, so ist dieser bereit für eine Werteeingabe und kann geändert werden. Erst bei der Eingabe bekommt dieses Feld einen gelben Hintergrund.

Abbildung 190: Tabellenwert markiert zum Ändern

Klicken Sie in einen Tabellenwert doppelt, ändert sich die Anzeige dieses Wertes in ein Eingabefeld, das gelb unterlegt ist. So etwa:

Abbildung 191: Eingaben tätigen

Beachten Sie, welches Symbol angeklickt ist. Die 5 Symbole können unterschiedliche Werte logischerweise darstellen.

Abbildung 192: Kalkulationsbestandteile

Standardmäßig ist die Gesamtkalkulation aktiviert. Klicken Sie einfach eines der 4 anderen Symbole an und Sie erkennen, dass sich die Spalten und die entsprechenden Werte verändern. So sind Sie in der Lage, differenziert die einzelnen Kostenbestandteile zu betrachten, zu analysieren und ggfs. neu kalkulieren.

Sie können in der aktivierten Gesamtkalkulation das Symbol mit dem roten „K“ anklicken.

So schalten Sie für die aktuelle Position die Übersicht über alle Kostenbestandteile ein (oder auch aus). So sind Sie frühzeitig in der Lage, zu erkennen, dass ggfs. bestimmte Kostenbestandteile gar nicht oder fehlerhaft kalkuliert sind, weil die Statusmarkierungen

gleichfalls angezeigt werden (Spalte Status).

Klicken Sie das rote „K“ an, könnte Ihre Position so aussehen:

Abbildung 193: Kostenbestandteile eingeblendet

Sie können nun selbstverständlich auch in den Tabellenwerten der Kostenbestandteile direkt durch Doppelklicken Veränderungen vornehmen.

Ändern Sie einzelne Tabellenwerte durch Neueingabe, haben Sie die eigentlichen Werte aus Ihrem Angebot nicht mehr im Blick. Sie würden aber gerne diese Ausgangswerte zum Vergleich zu Ihren Änderungen betrachten wollen.

Klicken Sie dazu das Symbol mit dem roten „A“ an. Daraufhin ändert sich Ihre tabellarische Übersicht für die aktuelle Position wie folgt:

Abbildung 194: Ausgangswerte eingeblendet

Sie erkennen, dass die eingefügte blau unterlegte Zeile mit den Ausgangswerten dargestellt wird. Beachten Sie hierbei, dass diese Ausgangswerte nur für den Gesamtpreis (die Gesamtkalkulation) gelten.

Haben Sie Änderungen Ihrer Kalkulation per Direkteingabe verändert, so ist es sinnvoll, die tatsächliche prozentuale Änderung im Verhältnis zu den Ausgangswerten darzustellen.

Klicken Sie dazu auf das Symbol mit dem roten „P“. Daraufhin ändert sich Ihre tabellarische Übersicht für die aktuelle Position wie folgt:

Abbildung 195: Prozentuale Änderungen eingeblendet

Sie erkennen, dass die Kosten (Summe) um 2,416 % verringert und der Verkauf (Summe) um 3,237 % erhöht wurde. Kostenbestandteile, Ausgangswerte und prozentuale Änderungen können Sie auch für die Summen in Ihrem Dokument anzeigen lassen. Das Kalkulieren (Ändern der Werte) ist hier aber nicht möglich.

Diese Summenkalkulation können Sie in Ihrem Angebot in der Dokumentbearbeitung ja zur Genüge durchführen. Markieren Sie also eine Summenzeile und schalten Sie das rote „K“, „A“ und „P“ ein, könnte die Summezeile nun etwa so aussehen:

Abbildung 196: Summenkalkulationsanzeige

In der grafischen Übersicht am unteren Bildschirmrand werden Ihnen der Verkaufspreis und die dafür anfallenden Kosten jeweils mit grünen und roten Balken angezeigt. Die Kosten werden in unterschiedlichen Rottönen dargestellt. Das sind die Bestandteile für das Material, die Lohnkosten, die Gerätekosten und die Fremdleistungskosten.

Berühren Sie mit der Maus ohne zu klicken einen solchen Rotanteil, werden Ihnen auch der entsprechende Wert und die Kostenart in einem gelben Hint angezeigt. So etwa:

Abbildung 197: Grafische Übersicht

Anhand der Punkte im ganz linken Bereich steuern Sie die Anzeige dieser grafischen Darstellung. Im ersten Bereich legen Sie fest, ob Sie das Diagramm für das gesamte Dokument sehen wollen oder nur für die aktuelle Position.

Im zweiten Bereich legen Sie fest, ob Sie im Diagramm den Ertrag zu den Kosten oder den Verkaufspreis zu den Kosten betrachten wollen. Experimentieren Sie.

Die Standardeinstellung ist so, wie Sie es hier in der Abbildung erkennen können.

Die Umkalkulation erweitert die eigentliche Kalkulation in der Dokumentbearbeitung sowie die Externe Kalkulation um ein Highlight. Hiermit sind Sie in der Lage, auf verschiedenste Art und Weise ganze Positionsgruppen (auch in unterschiedlichen Titeln), z.B. alle Materialien einer Warengruppe, einfach umzukalkulieren.

Klicken Sie dazu auf das Symbol Umkalkulation. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 198: Positionen umkalkulieren

Ganz oben treffen Sie ggfs. Ihre Titelauswahl oder die Auswahl für das gesamte Dokument.

Darunter im linken Bereich legen Sie fest, welche Positionsart (Material, Leistung oder Jumbo) Sie umkalkulieren wollen. Alle weiteren Auswahlpunkte sind weitere Filter, die Sie setzen können. Z.B. könnten Sie eine bestimmte Warengruppe eines bestimmten Lieferanten auswählen, oder alle Leistungen eines bestimmten Gewerkes.

Oder Sie suchen einfach nach einem Textbestandteil in den Kurztexten (Textsuche) ganz unten. Haken Sie dazu an, welche Positionsart (Material, Leistung, Jumbo, Lohn) sie über die Textsuche durchsuchen wollen.

Haben Sie hier die Festlegungen getroffen, klicken Sie oben auf den Reiter Umkalkulation festlegen. Ihr Bildschirm zeigt nun Folgendes:

Abbildung 199: Umkalkulation festlegen

Hier können Sie nun ggfs. den Zeitbedarf ändern um oder setzen auf. Ändern kann man natürlich nur etwas, was schon vorhanden ist. Da Material i.d.R. kein Zeitbedarf mitführt, könnte man also jetzt auch hier den Zeitanteil für Material setzen auf einen bestimmten

Wert.

Darunter befinden sich die Optionen für die Kosten, die Aufschläge und die Verkaufspreise. Die Kosten können Sie sofort ändern, wenn Sie das denn wollen, indem Sie unter den Optionen sich die aussuchen, die für Ihre Umkalkulation in Frage kommen sollte, also z.B. haben sich die Materialkosten geändert um + 5%.

Ihr Abschnitt Kosten sollte nun etwa so aussehen:

Abbildung 200: Kosten umkalkulieren

Klicken Sie nun auf den nächsten Reiter Aufschläge, wenn Sie die Aufschläge für die umzukalkulierenden Positionen ändern wollen. Die Optionen sehen so aus:

Abbildung 201: Umkalkulation über Aufschläge

Wollen Sie dagegen die Verkaufspreise ohne Aufschlagskalkulation ändern, klicken sie auf den nächsten Reiter Verkauf.

Die Optionen sehen dann so aus:

Abbildung 202: Umkalkulation der Verkaufspreise

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Ausführen, wird die Umkalkulation für alle Materialpositionen mit dem Textbestandteil im gesamten Dokument vollzogen.

Das Ergebnis sieht nun so aus:

Abbildung 203: Bsp. Umkalkulation

Sie erkennen, dass die umkalkulierten Positionen grün dargestellt werden. Außerdem ist im Diagramm der obere rote Balken (Kosten jetzt) etwas größer geworden (5% Materialkostenanstieg).

Experimentieren Sie mit den Reitern Kosten, Aufschläge und Verkauf und probieren Sie Umkalkulationen.

Außerdem haben Sie noch einen Reiter Basis-Aufschläge. Diese Möglichkeit der Umkalkulation gilt nur unter folgenden Bedingungen:

Nur für Material-, Geräte- und Fremdleistungen

Unter Optionen müssen die Spalteneinstellungen für Basis-EK und Aufschläge auf Basis-EK eingeschaltet sein.

Über die Symbolleiste muss ein entsprechender Kostenanteil,z.B. Material aktiviert sein (Symbol der Schraubmutter, nicht das Summenzeichen).

Ein typisches Beispiel für die Umkalkulation mit Basisaufschlägen ist Folgendes:

Sie werden aufgefordert eine Ausschreibung als Angebot abzugeben.

Sie lassen sich von Ihrem Lieferanten ein Angebot für Ihren Einkauf erstellen. Diese vom Lieferanten angebotenen Einkaufspreise sind die Grundlage für Ihr Dokument und so kalkulieren Sie auch. Sie erhalten aufgrund Ihres guten Angebotes den Auftrag.

Da Sie die vom Lieferanten angebotenen Positionen tatsächlich bei ihm bestellen, erhalten Sie von ihm einen zusätzlichen Rabatt in Höhe von 5 %. Diesen Einkaufsvorteil wollen Sie dem Auftraggeber logischerweise nicht weitergeben, weil er ja den Auftrag schon ausgelöst hat. Dieser Einkaufsvorteil ist für Sie zusätzlicher bisher noch nicht kalkulierter Ertrag. Sie möchten diesen Einkaufsvorteil in Ihr Dokument einarbeiten. Dies geschieht hier über diesen Reiter Basis-Aufschläge.

Haben Sie die Bedingungen erfüllt und klicken Sie nun auf das Tortensymbol für die Umkalkulation, sieht der Dialog wie folgt aus:

Abbildung 204: Umkalkulation über Bas isaufschläge

Das bedeutet, dass Sie hier einen Haken setzen bei Mat.-Basis-Aufschlag setzen auf und dort diesen zusätzlichen Rabatt von -5% eintragen. Rein rechnerisch würde Folgendes passieren:

Basis-EK lt. Angebot Lieferant: 10,00 €

Zusätzl. Basis-Aufschlag (-5%): 0,50 €

Ihr EK = Kosten für Kalk.: 9,50 €.

Sie haben nun in der Externen Kalkulation detaillierte Änderungen vorgenommen. Sie möchten diese Kalkulation speichern, noch nicht in das Angebot übernehmen. Im Gegenteil: Sie bekommen noch ein anderes Angebot eines anderen Lieferanten. Nichts ist also nahe

liegender, als dieses Angebot als eine Variante zu speichern.

Klicken Sie dazu auf dieses Symbol:

Daraufhin öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 205: Dialog Variante speichern

Unter Zusatz können Sie wie hier im Beispiel Hinweise für dieses Variante hinterlegen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, wird die Variante gespeichert.

Kalkulieren Sie nun weiter und nehmen Änderungen vor, können Sie diese Änderungen in die vorhandene Variante übernehmen. Wollen Sie eine neue Variante erstellen, schließen Sie die Externe Kalkulation. Damit Sind Sie wieder in der Dokumentbearbeitung.

Klicken Sie nun erneut auf den Menüpunkt Bearbeiten – Externe Kalkulation. Folgender Dialog erscheint nun:

Abbildung 206: Kalkulationsvariante öffnen

Sie können nun wählen, ob Sie die vorhandene Kalkulationsvariante 1 öffnen oder eine neue Variante erstellen wollen. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.

Haben Sie sich für eine neue Variante entschieden und sichern diese wiederum über das Symbol Kalkulation als Variante speichern, bekommt diese Variante die laufende Nummer 2. So sind Sie in der Lage, beliebig viele Kalkulationsvarianten zu erstellen, bevor Sie sich für eine entscheiden.

Wollen Sie Ihr Ur-Angebot unverändert lassen und ggfs. nicht mit Varianten arbeiten, können Sie aus Ihrer Kalkulation ein neues Angebot erstellen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Neues Angebot aus Kalkulation erstellen.

Haben Sie sich ggfs. für eine von Ihnen erstellte Kalkulationsvariante entschieden oder wollen Sie nach dem Arbeiten mit der Externen Kalkulation Ihre Änderungen in Ihr vorhandenes Angebot übernehmen, so klicken Sie auf das Symbol Kalkulation in Angebot

XXX übernehmen.

Sie erhalten folgende Bestätigungsmeldung:

Abbildung 207: Bestätigung

Beantworten Sie diese Frage mit einem Klick auf die Schaltfläche Ja. Sie erhalten den oben erläuterten Dialog zum Speichern von Kalkulationsvarianten. Bestätigen Sie diesen Dialog werden die Änderungen in Ihr vorhandenes Angebot übernommen.

Entsprechende Kalkulationslisten können Sie nun über den Menüpunkt Listen-Kalkulationsliste ausdrucken.

Wollen Sie im Sinne der Übersichtlichkeit mal nur die Summen betrachten und das andere Zahlenwerk ausblenden, klicken Sie oben in der Symbolleiste das vorletzte Symbol Kalkulationsdaten in Einzelpositionen verbergen an.

Ihre Externe Kalkulation könnte dann etwa so aussehen:

Abbildung 208: Anzeige ohne Positionseinzelpreise

Wollen Sie die Positionen eines Titels auch noch verbergen, so klicken Sie ganz links bei den Titelüberschriften auf das jeweils davor befindliche Minuszeichen, wie im Windows-Explorer.

Ihre Externe Kalkulation sieht dann so aus:

Abbildung 209: Alles ausgeblendet