Eigenschaften des Dokumentes

Abbildung 30: Eigenschaften des Dokumentes

Titel und Betreff

In den beiden Zeilen Titel und Betreff können Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen, die sich sofort auf das aktuelle Dokument auswirken.

Beachten Sie aber, dass Sie die Nummer auf keinen Fall ändern sollten, weil diese automatisch beim Speichern vergeben wird.

Datumsfelder

Das Dokumentdatum wird beim Erstellen des Dokumentes vergeben. Dazu wird Ihr Systemdatum herangezogen, das im Windows hinterlegt ist. Sie können über die bekannte Kalenderfunktion im Dokument das Datum ändern oder auch hier.

Postausgangs- und Wiedervorlagedatum werden beim Speichern des Dokumentes abgefragt. Haben Sie beim ersten Speichern diese Eintragungen nicht vorgenommen, so können Sie dies hier nachholen.

Projektzuordnung

Die Felder Projekt-Nummer und abgeleitet aus sind reine Informationsfelder, die Sie hier nicht ändern können. Auch diese Daten werden beim ersten Speichern des Dokumentes abgefragt. Haben Sie dort keine Einträge vorgenommen, führen Sie die Projektzuordnung

direkt über die Projektverwaltung durch.

Weitere Angaben

Das Feld Erstellungsort wird mit den Angaben aus Ihrer Programmkonfiguration gefüllt. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie direkt auf der Baustelle, die von Ihrem Firmensitz abweichend ist, ein z.B. Nachtragsangebot erstellen wollen. Dann können Sie hier den Erstellungsort ändern.

Das Feld Status ist eine Listbox, die Sie über das kleine schwarze Pfeilsymbol öffnen. Hier können Sie den Status manuell ändern. Berühren sie mit der Maus das Wort Status, erkennen Sie, dass dies auch eine Schaltfläche ist. Ein Klick eröffnet Ihnen die Möglichkeit,

beliebige Stati anzulegen.

Abbildung 31: Dokument-Stati anlegen

Um einen neuen Status anzulegen, klicken Sie einfach auf das kleine Feld neben der Nummer und wählen eine Form mit einer Farbe aus. Danach wechseln Sie in das Feld der Bezeichnung und tragen eine solche ein. Beenden Sie dann die Eingabe mit einem Klick auf

die Schaltfläche Sichern.

Haben Sie die Spezialkalkulation erworben und im Programm aktiviert, so wird Ihnen hier die Kalkulationsvorlage für die Spezialkalkulation angezeigt. Selbstverständlich können Sie diese Vorlage auch über die Listbox (kleines schwarzes Dreieck) wechseln.

Die Felder Text vor Bezug und Bezugstext werden automatisch gefüllt, wenn es ein Vorgängerdokument gibt, aus dem das aktuelle Dokument abgeleitet ist. Bei einem Angebot gibt es in der Regel kein Vorgängerdokument. Dementsprechend bleiben die Felder leer.

Sie könnten aber hier z.B. die Felder manuell füllen mit "Entsprechend" und "unserem Telefonat vom ....".

Beachten Sie, dass diese Felder in Ihrem Dokument selbstverständlich nur dargestellt/ gedruckt werden können, wenn Sie diese im Formulardesigner für Ihr Formular definiert haben.

Benutzerzuordnung

In den Feldern Bearbeiter, angelegt von und zuletzt bearbeitet von können Sie nachvollziehen, wer an Ihren Dokumenten gearbeitet hat.

Dabei ist der Bearbeiter der in diesem Moment am Programm angemeldete Benutzer.

Formular

Das Feld benutztes Formular zeigt Ihnen jeweils das Formular an, auf dessen Grundlage das aktuelle Dokument erstellt worden ist.

Nun kann es aber sein, dass Sie dieses Dokument per Fax versenden wollen. Dazu haben Sie ein separates Formular, dass alle Felder drucken kann und bei dem Ihr Faxdrucker hinterlegt ist. Somit können Sie hier das voreingestellte Formular wechseln.

Bemerkungen

Unter Bemerkungen können Sie beliebige Hinweise für das aktuelle Dokument hinterlegen, die Ihnen wichtig erscheinen. Dies könnten z.B. Vertragsinformationen sein, in denen solche Dinge wie Sicherheitseinbehalte, Gewährleistungseinbehalt, Abrechnungszyklen etc. festgelegt sind.

Vertreter und Kostenstelle

Bei Vertreter können sie denjenigen Ihrer Mitarbeiter eintragen, der für dieses Dokument die Verantwortung hat und de ggfs. sogar in der Provisionsabrechnung mit berücksichtigt werden soll.

Klicken Sie neben dem Eingabefeld auf den kleinen Karteikasten, so gelangen Sie in den Adress-Stamm zur Auswahl Ihres Mitarbeiters.

Weisen Sie hier über die Listbox ggfs. eine entsprechende Kostenstelle zu. Wenn Sie auf das Wort „Kostenstelle“ klicken, gelangen sie in die Stammsätze der Kostenstellen, um evtl. eine vorhandene Kostenstelle auszuwählen oder um eine neu anzulegen.