Rechnung

Klicken Sie auf den Reiter Rechnung.

Folgender Dialog erscheint:

Abbildung 7: Optionen Rechnung

Der Optionshaken mit Titelüberschrift je Datum wird interessant, wenn Sie öfter Aufträge erledigen, die sich über mehrere Tage hinziehen. Da HAPAK-pro jeder Abrechnungsposition ein Datum zuordnen kann, kann man so eine taggenaue Abrechnung erstellen.

In diesem Fall wird das Datum als Titelüberschrift in der Rechnung erscheinen. Wenn Sie diese Option wählen, die man übrigens immer wieder abwählen kann, wird auch die zweite Zeile mit Titelsummen aktiviert. Wollen Sie also auch pro Tag die Summen in der

Rechnung angezeigt und gedruckt bekommen, dann setzen Sie hier auch ein Häkchen.

Unmittelbar daneben befinden sich die Einträge für Vor und Nachtexte. Diese Vor- bzw. Nachtexte sind Floskeln, die Sie in Ihrer Rechnung speziell für die Abrechnung von Serviceaufträgen verwenden wollen.

Mit den kleinen rot-weißen Karteikästen verzweigen Sie in die Floskel-Datenbank. Wählen Sie dort eine entsprechende Floskel mit Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK aus oder legen Sie eine neue spezielle Floskel mit einem Klick auf die Schaltfläche Neu an und wählen dann diese aus.

Die ausgewählten Floskeln stehen dann als Nummerneinträge hier in diesen Feldern.

Darunter legen Sie fest, welches Formular Sie als Rechnungsformular für die Verwendung zur Abrechnung von Service- und Ar beitsaufträgen verwenden wollen.

Ist auf Ihrem Rechner das Modul Formulardesigner freigeschaltet, können Sie ja beliebig viele Formulare anlegen. So kann auf einem speziellen Formular für die Abrechnung von Arbeitsaufträgen ein Hinweis auf Ihre Service-Zeiten als Textfeld hinterlegt sein. Oder Sie wollen das Geld auf eine bestimmte Bankverbindung überwiesen haben. Oder es ist

einfach nur der Hinweis darauf, dass generell der Monteur berechtigt ist, die Zahlung der Rechnung in Bar zu empfangen.

Wählen Sie ein entsprechendes Formular aus, indem Sie aus der Listbox neben der Schaltfläche Rechnungs-Formular einfach ein Formular anklicken. Die Listbox öffnen Sie über das kleine schwarze Dreieck am rechten Rand.

Außerdem finden Sie hier die Schaltfläche Rechnungsbetreff konfigurieren.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 8: Rechnungsbetreff konfigurieren

Durch Setzen der entsprechenden Häkchen legen Sie fest, was im Betreff der Rechnung erscheinen soll. Beachten Sie hierbei, dass Ihnen bei Eingabe von freiem Text nur insgesamt 80 Zeichen zur Verfügung stehen.

Sobald Sie ein Häkchen gesetzt haben, wird weiter unten der Rechnungsbetreff als Vorschau angezeigt.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Arbeitsort, den Sie im Auftrag hinterlegt haben, bzw. den Betreff des Auftrages zu übernehmen.

Die Option bei jeder Rechnung zeigen bedeutet, dass dieser Dialog zur Konfiguration des Rechnungsbetreffs jedes Mal wieder erscheint, wenn Sie eine Rechnung erstellen wollen. So sind Sie flexibel in der Gestaltung des Rechnungsbetreffs, denn was für die eine Rechnung gut ist, muss nicht automatisch für eine andere auch gelten.

Die Optionen bei nach Rechnungserstellung verlangt von Ihnen, anzugeben, was nach der Rechnungserstellung passieren soll. Arbeiten Sie mit wenigen oder überschaubaren Arbeitsaufträgen bietet es sich an, die Option Rechnung öffnen zu aktivieren. So wird die

Rechnung sofort geöffnet und kann gedruckt werden. Sind Sie sicher, dass die Rechnung nicht erst geöffnet werden muss, kann sie mit der Option Rechnung sofort drucken gleich zum Drucker geleitet werden.

Arbeiten Sie mit sehr vielen Arbeitsaufträgen, die abgerechnet werden, bietet sich die Option für Stapeldruck markieren an. Alle erstellten Rechnungen werden somit in einem Stapel gesammelt und können als Stapel auch ausgedruckt werden.

Wollen Sie sich für keine der drei Optionen entscheiden, aktivieren Sie einfach den Option fragen. Ist dann eine Rechnung erstellt, fragt Sie das Programm, was nun passieren soll und Sie können dann aus den drei Optionen wählen.