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Der Bildschirmaufbau

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Der Bildschirmaufbau ist sehr variabel gestaltet. Dies bedeutet, dass der Inhalt des Bildschirmes variieren kann. Befinden Sie sich z.B. im Änderungsmodus, sieht der Bildschirm anders aus.

Nach dem Starten des Moduls Arbeitsauftrag öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 14: Modul Arbeitsauftrag gestartet

Arbeitsaufträge werden ähnlich wie die Dokumente mit Nummern verwaltet. Beim Erstellen eines neuen Auftrages wird bei der höchsten Nummer weitergezählt. Die Nummer ist jetzt markiert, um eine Nummer zur Suche einzugeben.

Suchbegriff ist der Matchcode, den man jedem Auftrag separat vergeben kann. Jeder Auftrag ist einer Adresse zugeordnet. Sie wird hier angezeigt.

Wollen Sie die Aufträge eines bestimmten Kunden suchen, klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Suche Kunden. Wählen Sie dann im Adress-Stamm die jeweilige Adresse aus und bestätigen Sie diese mit einem Doppelklick oder mit dem Klick auf die Schaltfläche OK. So werden nur die Aufträge angezeigt, die für die ausgewählte Adresse erstellt wurden.

Jeder Auftrag kann eine abweichende Rechnungsanschrift haben. Dieser abweichende Rechnungsempfänger wird gleichfalls angezeigt. Ist der Adresse eine abweichende Rechnungsanschrift zugeordnet worden, wird diese hier automatisch angezeigt.

Soll eine andere abweichende Rechnungsanschrift hinterlegt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und dann auf die Schaltfläche Auswählen neben der Anzeige des abweichenden Rechnungsempfängers.

Der Betreff eines Auftrages sollte eingegeben werden, weil er überall mit dargestellt wird und weil man nach ihm auch suchen kann. Das kleine Fernglas neben der Betreffzeile bringt Sie zur Suche über diese.

Allgemein

Unter dem Reiter Allgemein erfassen Sie (z.B. während eines Telefonates) die entsprechenden Angaben vom Kunden. Sie sind hier gleichfalls in der Lage, eine entsprechende Terminierung mit Hilfe der Terminverwaltung für einen Mitarbeiter (Monteur) zuzuordnen.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Abbildung 15: Auftragsangaben Allgemein

Außerdem haben Sie hier nochmals die komplette Kundenadresse in Sichtweite und über die Lasche darunter die Adresse des abweichenden Rechnungsempfängers.

Unter dem Reiter Arbeitsort können Sie einen von der Kundenadresse abweichenden Arbeitsort eingeben. Dieser wird dann auch auf dem entsprechenden Service-Schein für den Monteur gedruckt.

Abbildung 16: Arbeitsort

Unter Liegenschaft können Sie z.B. die Etage und links oder rechts vom Hausflur oder Wohnungsnummern eintragen.

Das Feld Info ist für zusätzliche Bemerkungen vorgesehen, wie z.B. Schlüssel beim Nachbarn.

Unter dem Reiter weitere Mitarbeiter können Sie mehrere Mitarbeiter zusätzlich dem Arbeitsauftrag hinterlegen. Klicken Sie dazu auf die kleine Schaltfläche mit dem roten „Plus“-Zeichen, um aus dem Personalstamm weitere Mitarbeiter hinzuzufügen.

Abbildung 17: weitere Mitarbeiter hinzufügen

Unter dem Reiter Weiteres können Sie bei Bedarf ein entsprechendes Erlöskonto und/oder eine Kostenstelle hinterlegen. So sind Sie in der Lage ggfs. Arbeitsaufträge auf unterschiedliche Profit-Center Ihres Unternehmens zu verteilen.

Abbildung 18: Auftragsangaben - Weiteres

Geben Sie ein Wiedervorlage-Datum an, um ggfs. an diesen Arbeitsauftrag erinnert zu werden.

Unter dem Reiter Externe Dokumente können Sie Dokumente aus anderen Anwendungen dem Arbeitsauftrag zuordnen. Dies können Checklisten, Bedienungsanleitungen, Fotos etc. sein.

Abbildung 19: Externe Dokumente hinzufügen

Klicken Sie dazu auf die kleine Schaltfläche mit dem roten „Plus“-Zeichen, um über den Windows-Explorer diese externen Dokumente von Ihren Laufwerken herauszusuchen.

Bemerkung:

Arbeiten Sie in einem Netzwerk sollten diese externen Dokumente auf einem Laufwerk liegen, auf das die anderen HAPAK-Anwender gleichfalls Zugriff haben.

Unter dem Reiter Zusatz können insgesamt 16 Zusatzfelder Ihren Bedürfnissen angepasst werden. Dies können zusätzliche Angaben zur Adresse bzw. zu technischen Anlagen sein.

Die Bezeichnungen Zusatz 1 bis Zusatz 16 können Sie in Ihre Bezeichnungen umbenennen über Optionen-Weiteres-Spalteneinstellungen ändern. Diese Spalteneinstellungen erreichen Sie auch, indem Sie unten in der Liste der Aufträge und dort im Spaltenkopf an einer beliebigen Stelle die rechte Maustaste drücken.

Abbildung 20: Zusatzfelder

Liste

Die Liste der Aufträge (Browser) wird unten dargestellt:

Abbildung 21: Liste der Aufträge

Als erstes dürfte Ihnen auffallen, dass die Aufträge unterschiedliche Farben haben. Rufen Sie in der Liste mit der rechten Maustaste die Farblegende auf:

Abbildung 22: Farblegende

Betrachten Sie jetzt die Spalten, wird außerdem deutlich, dass die weiß dargestellten Aufträge in der Spalte erledigt ein Ja und in der Spalte daneben eine Rechnungsnummer zugeordnet haben. Die blau unterlegten Aufträge haben eine Nein und keine Rechnungsnummer. Es wird immer der zuletzt bearbeitete (benutzte) Arbeitsauftrag blau

markiert dargestellt.

Am unteren Fensterrand finden Sie die sogenannten Laschen, um die Sortierung zu wechseln. Rechts davon erkennen Sie eine Zahlendarstellung, die Ihnen verrät, welcher Auftrag von wie vielen gerade markiert/der aktuelle Auftrag ist. Außerdem befinden sich

am rechten Fensterrand die "Videorecorder-Schaltflächen", um sich in der Auftragsliste bewegen zu können. Stehen Sie am Anfang oder am Ende der Liste und wollen sich weiter in die entsprechende Richtung bewegen, werden die entsprechenden Schaltflächen deaktiviert. Also weiter nach hinten über den letzten Auftrag hinaus geht es nicht.

Wollen Sie die Spalteneinstellungen ändern und weitere Spalten im Browser anzeigen lassen, so klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle des Spaltenkopfes oder rufen auf: Optionen-Weiteres-Spalteneinstellungen ändern.

Es öffnet sich ein kleiner Dialog:

Abbildung 23: Spalteneinstellungen ändern

Haken Sie die Felder an, die Sie als Spalte angezeigt bekommen wollen. Wollen Sie die Reihenfolge der Darstellung ändern, fassen Sie ein Datenfeld mit der linken Maustaste an und ziehen es nach oben oder unten an die gewünschte Stelle. Mit einem Klick auf die

Schaltfläche OK werden die geänderten Spalteneinstellungen übernommen.

Steuerung

Mit der Programmsteuerung erstellen Sie neu Aufträge (Neu), Ändern vorhandene Aufträge oder Löschen diese. Nutzen Sie dazu die entsprechenden Schaltflächen.

Abbildung 24: Programmsteuerung

Die Schaltfläche Hilfe ruft diese Hilfe auf.

Mit Zurück gelangen Sie zurück in das Hauptmenü-Auftragswesen.

Die Schaltfläche Bemerkung wird aktiv, wenn Sie für einen entsprechend angelegten Arbeitsauftrag eine Bemerkung oder eine Arbeitsbeschreibung für Ihren Monteur hinterlegt haben.

Wollen Sie dies nachholen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und tragen im erscheinenden Feld Bemerkung oder im Feld Arbeitsbeschreibung die Angaben ein.

Die Schaltfläche Auftrag drucken startet die Druckausgabe Ihres Auftrages zum Drucker. Dabei wird die Vorlage des Service-Scheines genutzt, die unter Optionen eingestellt ist.

Die rechts befindliche kleine Schaltfläche mit dem Drucker startet die Druckausgabe mit einer Vorlage, die die Positionen mit ausdruckt, die unter der Schaltfläche Positionen/Rechnung hinterlegt worden sind.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise zum Drucken im Kapitel Menüleiste.

Die Schaltfläche Positionen/Rechnung wird dazu genutzt, die Positionen zu erfassen, die für die Abrechnung geplant sind bzw. Die abzurechnenden Positionen zu erfassen und die entsprechende Rechnung zu erstellen.

Zuordnung

Legen Sie einen neuen Auftrag an oder ändern Sie einen vorhandenen Auftrag, so können Sie hier manuell eine Zuordnung zu einem Projekt/Ktr. (Baustelle), zu einem Vertrag und zu einer Anlage tätigen. Der Bereich ändert sich wie folgt:

Abbildung 25: Zuordnungen

Über die roten Karteikästen gelangen Sie

in die Projektverwaltung zur Auswahl eines Projektes/Ktr. (Baustelle),

in die Vertragsverwaltung zur Auswahl eines Vertrages und

in die Anlagenverwaltung zur Auswahl einer Anlage.

Suchen Sie in den Datenbanken die entsprechenden Datensätze heraus, doppelklicken Sie die Auswahl mit der Maus oder betätigen Sie die Schaltfläche OK. Somit wird die Zuordnung festgelegt. Sie können diese im Nachhinein auf dem gleichen Weg wieder ändern.

Menüleiste

Die Menüleiste der Auftragsverwaltung stellt sich so dar:

Abbildung 26: Menüleiste

Über Auswahl sind Sie in der Lage, entsprechend vorgegebener Filter eine Auswahl von Aufträgen zu selektieren. Unter drei Reitern stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung, die jeweils an sich und in der Gesamtheit kombinierbar sind:

Allgemein:

Abbildung 27: Auswahl Allgemein

Geben Sie die entsprechenden Filter ein. Nutzen Sie dazu (wo möglich) die roten Karteikästen. Alle Filter sind untereinander kombinierbar.

Arbeitsort:

Abbildung 28: Auswahl Arbeitsort

Geben Sie die entsprechenden Filter ein. Alle Filter sind untereinander kombinierbar.

Weiteres:

Abbildung 29: Auswahl weitere Felder

Ordnen Sie Ihre Aufträge verschiedenen Erlöskonten und/oder Kostenstellen und Projekten/Ktr. (Baustellen) zu, so können Sie hier die Anzeige über diese Felder filtern.

Zusatz:

Abbildung 30: Auswahl über Zusatzfelder

Geben Sie in den Feldern die Inhalte ein, nach denen eine Auswahl erfolgen soll. Diese Zusatzfelder sind für die Auswahl auch kombinierbar.

Die Schnellwahl bietet Ihnen die Möglichkeit, auf Grundlage vordefinierter Filter auf einfache Art und Weise eine Selektion von Aufträgen zu erhalten (z.B. nur heutige Termine).

Eine Schnellwahl könnte so definiert worden sein:

Abbildung 31: Schnellwahl

Um eine Schnellwahl zu konfigurieren, rufen Sie auf: Optionen-Weiteres-Schnellwahl konfigurieren.

Über den Menüpunkt Drucken öffnet sich folgendes Menü:

Abbildung 32: Menü Drucken

Mit dem Menüpunkt Liste können Sie für eine getroffene Auswahl entsprechenden Listen drucken.

Klicken Sie diesen Menüpunkt an, öffnet sich folgender kleiner Dialog:

Abbildung 33: Auswahl für Drucken

Mit Zurück schließen Sie diesen Druck-Dialog wieder und befinden sich dann wieder im Arbeitsauftrag.

Mit Auswahl können Sie eine Auswahl treffen, falls Sie dies nicht schon vorher über den Menüpunkt Auswahl der Menüleiste getan haben. Beide Punkte sind identisch.

Mit Vorschau wird die Liste entsprechend Ihrer Auswahl auf dem Monitor angezeigt.

Mit Drucken wird die Liste sofort zum Drucker gesendet.

Die Schaltfläche Liste öffnet den Listendesigner. Haben Sie hierfür eine Lizenz erworben, können Sie die mitgelieferte Standardliste Ihren Bedürfnissen anpassen oder weitere Listen erstellen.

Haben Sie weitere Listen erstellt, finden Sie diese hier in der Listbox. Klappen Sie sie dafür mit dem kleinen schwarzen Dreieck auf und klicken auf die gewünschte Liste.

Klicken Sie auf Vorschau und danach im darauf folgenden Dialog auf Starten. Die Liste wird auf dem Monitor ausgegeben:

Abbildung 34: Listendruck Vorschau

Von hier aus können Sie auch die Druckausgabe auf den Drucker starten. Klicken Sie dazu auf die oben befindlichen Druckersymbole.

Der linke Drucker erzeugt den Druck nur für die dargestellte Seite.

Der rechte Drucker für alle Seiten der Liste.

Drücken Sie auf dem jeweiligen Druckersymbol die rechte Maustaste, können Sie auch einen vom Standard abweichenden Drucker auswählen.

Mit dem Menüpunkt Formular/Etikett drucken Sie Ihren Arbeitsauftrag zur Mitnahme für den Monteur oder für Ihre Nachweisführung.

Klicken Sie auf diesen Menüpunkt öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 35: Auftrag drucken

Dieser Dialog unterscheidet sich zum gleichen Dialog des Listendruckes nur dadurch, dass Sie zusätzlich entscheiden können, ob Sie ein Auftragsformular nur für den ausgewählten Arbeitsauftrag oder gleich einen gesamten Stapel für alle Datensätze der Auswahl drucken

wollen. Setzen Sie dazu den entsprechenden Punkt.

Mit der Schaltfläche Etikett gelangen Sie wiederum in den Listendesigner. Haben Sie hierfür eine Lizenz erworben, können Sie die mitgelieferten Auftragsformulare Ihren Bedürfnissen anpassen oder weitere Formulare erstellen.

Haben Sie weitere Auftragsformulare erstellt, finden Sie diese hier in der Listbox. Klappen Sie sie dafür mit dem kleinen schwarzen Dreieck auf und klicken auf das gewünschte Auftragsformular.

Klicken Sie auf Vorschau und danach im darauf folgenden Dialog auf Starten. Das Auftragsformular wird auf dem Monitor ausgegeben:

Abbildung 36: Ausschnitt Arbeitsauftrag auf Monitor

Von hier aus können Sie auch die Druckausgabe auf den Drucker starten. Klicken Sie dazu auf die oben befindlichen Druckersymbole.

Der linke Drucker erzeugt den Druck nur für die dargestellte Seite.

Der rechte Drucker für alle Seiten der Liste.

Drücken Sie auf dem jeweiligen Druckersymbol die rechte Maustaste, können Sie auch einen vom Standard abweichenden Drucker auswählen.

Bemerkungen:

Dieses Auftragsformular basiert auf eine Vorlage, die mit dem Listendesigner erstellt worden ist. Sie können beliebige Auftragsformulare damit erstellen. Wenn Sie Fragen dazu haben, hilft Ihnen sicher auch Ihr Händler weiter.

Gerne sind wir auch bereit, als zusätzliche Dienstleistung Ihnen Ihr Auftragsformular nach Ihren Vorgaben (soweit realisierbar) zu erstellen. Dazu beraten wir Sie gern.

Mit dem Menüpunkt Serienbrief sind Sie in der Lage, entweder an Ihre Kunden bzw. an die Rechnungsempfänger der Kunden einen Serienbrief zu schreiben. Sie verwenden dazu die Textverarbeitung und eine dort erstellte Textvorlage. Dies kann zum Beispiel ein Wartungsanschreiben sein, in dem Sie Ihre nächste Wartung ankündigen.

Klicken Sie auf diesen Menüpunkt öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 37: Druckauswahl Serienbrief

Wählen Sie aus, ob der Brief an die Kundenadressen oder an die Rechnungsempfänger gehen soll. Setzen Sie dazu den entsprechenden Punkt.

Wählen Sie die Textvorlage aus der Listbox Vorlage aus. Klicken Sie dazu auf das kleine schwarze Dreieck an, um die Listbox zu öffnen. Haben Sie eine Textvorlage ausgewählt, wird rechts die Schaltfläche Vorlage aktiv. Von hier können Sie die gewählte Textvorlage

vor der Erstellung des Serienbriefes noch verändern.

Klicken Sie auf Drucken, öffnet sich die Textverarbeitung mit Ihrer Textvorlage und das Programm fragt Sie unten sinnvoller Weise:

Abbildung 38: Frage Probedruck

Den Hinweis auf den Testdruck nur der ersten beiden Briefe sollten sie nicht außer Acht lassen, um nicht unnötig Papier für Fehldrucke zu verbrauchen. Haben Sie alle Angaben getroffen, wird die Ausgabe auf den eingestellten Drucker angestoßen.

Außerdem können Sie den Eintrag in die Adress- Historie veranlassen und weitere Angaben zum Versand hinterlegen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen, wird der gesamte Druckauftrag abgebrochen.

Kontrollieren Sie im Anschluss den Druck der ersten beiden Briefe.

HAPAK-pro wartet geduldig auf Ihre Eingabe, damit nun auch die restlichen Briefe gedruckt werden können (oder auch nicht).

Mit dem Menüpunkt Sammel-Rng. können Sie Sammelrechnungen für einen oder mehrere Kunden erstellen. Also entweder rechnen Sie im Stapel alle Arbeitsaufträge mehrerer Kunden ab oder Sie rechnen mehrere Arbeitsaufträge eines Kunden ab.

Klicken Sie auf den Menüpunkt Sammel-Rng. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 39: Dialog Sammelrechnung

Stellen Sie als erstes die Optionen ein. Klicken Sie dazu die gleichnamige Schaltfläche rechts oben an.

Dieser kleine Dialog öffnet sich:

Abbildung 40: Optionen Sammelrechnung

Tragen Sie Ihren Standard-Betreff für Sammelrechnung ein.

Ordnen Sie ggfs. Floskeln als Vor- oder Nachtext zu, die bei Rechnungserstellung

abweichend von den Programmeinstellungen der Dokumentbearbeitung ("großer Hammer"-Dokumenttypen) auf diesen Abrechnungen für Arbeitsaufträge erscheinen sollen.

Klicken Sie jeweils dazu auf die roten Karteikästen für die Floskeln. Daraufhin öffnet sich die Floskel-Datenbank. Wählen Sie eine entsprechende Floskel mit Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK aus. So wird die ausgewählte Floskel hier eingetragen.

Sollten Sie noch keine entsprechenden Floskeln angelegt haben, können Sie dies an dieser Stelle auch gleich tun.

Die Titelüberschriften können automatisch generiert werden. Diese Generierung richtet sich danach, wie Ihre Arbeitsaufträge der eigentlichen Kundenadresse zugeordnet sind und wie Sie diese Arbeitsaufträge abgearbeitet haben.

Beispiel:

Für eine Kundenadresse gibt es mehrere Arbeitsaufträge und einer oder mehrere dieser Arbeitsaufträge erstrecken sich über mehrere Tage.

Demzufolge wird entsprechend der in der Abbildung dargestellten Konfiguration für den Kunden eine Titelüberschrift entsprechend der Einträge bei Kunde/Objekt, für jeden einzelnen Auftrag ein Untertitel entsprechend des Eintrages bei Auftrag und für jeden Abrechnungstag ein weiterer Untertitel je Datum erzeugt.

Experimentieren Sie mit diesen Einstellungen. Weiter unten sehen Sie dann auch eine entsprechende Rechnung als Ergebnis.

Über die Auswahldialoge Allgemein, Arbeitsort, Weiteres und Zusatz können Sie eine Auswahl für die Anzeige treffen und somit auch für eine nahezu automatische Abrechnung. Die Auswahlkriterien sind untereinander verknüpfbar.

Abbildung 41: Auswahldialog Allgemein

Geben Sie hier Ihre Auswahlkriterien ein. Um eine Adress-Nummer zu Kunde, Rech-Empf und Monteur zu finden, klicken Sie auf die nebenstehenden Schaltflächen mit kleinen roten Karteikästen. Sie verzweigen dann in den Adress-Stamm, in dem Sie die entsprechenden

Adressen heraussuchen können.

Um die Datumsfelder bei Termin schneller füllen zu können, bedienen Sie sich der Kalenderschaltflächen mit der kleinen "12" neben den Datumsfeldern.

Abbildung 42: Auswahldialog Arbeitsort

Geben Sie hier die entsprechenden Daten ein. Es genügt auch, z.B. nur die Straße einzugeben, wenn Sie Arbeitsaufträge einer bestimmten Straße im Block abrechnen wollen.

Wollen Sie Arbeitsaufträge getrennt nach festgelegten Erlöskonten oder Kostenstellen abrechnen, so geben Sie hier die entsprechenden Daten vor.

Abbildung 43: Auswahl über weitere Felder

Abbildung 44: Auswahldialog Zusatz

Für jeden Arbeitsauftrag stehen Ihnen bekanntlich 16 Zusatzfelder für eine eigene Konfiguration und Beschreibung zur Verfügung.

Über diese Zusatzfelder können Sie hier nun auch eine Auswahl treffen. Geben Sie dazu die entsprechenden Daten ein. Haben Sie eine entsprechende Auswahl getroffen, ändert sich unten in der Auflistung sofort die Anzeige. Nichtzutreffende Aufträge werden ausgeblendet.

Mit dem Schieberegler Details anzeigen, steuern Sie die Anzeige der Liste unten.

Abbildung 45: Sammelrechnung Details anzeigen

Steht der Schieberegler wie in der Abbildung auf nur Rechnungen, sieht die Anzeige so aus:

Abbildung 46: Sammelrechnung Details "nur Rechnungen"

Steht der Schieberegler wie in der Abbildung auf Kunden / Objekte, sieht die Anzeige so aus:

Abbildung 47: Sammelrechnung Details "Kunden/Objekt"

Sie erkennen, dass für den zweiten Eintrag zur geplanten Rechnung der entsprechende Kunde mit dargestellt wird.

Steht der Schieberegler wie in der Abbildung auf Aufträge, sieht die Anzeige so aus:

Abbildung 48: Sammelrechnung Details "Aufträge"

Sie erkennen, dass zu allen drei geplanten Abrechnungen die entsprechenden Aufträge mit dargestellt werden.

Steht der Schieberegler wie in der Abbildung auf Positionen, sieht die Anzeige so aus:

Abbildung 49: Sammelrechnung Details "Positionen"

Sie erkennen, dass zu allen Aufträgen die entsprechenden Positionen mit dargestellt werden.

Über die Schaltflächen

Abbildung 50: Schaltflächen Rechnung erstellen

können Sie entweder eine entsprechende Rechnung erstellen für einen markierten Eintrag in der Liste oder alle Rechnungen für die geplanten Vorgänge erstellen, die in der Anzeige dargestellt werden.

Sie können aber auch mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag in der Liste entsprechende Rechnungen erstellen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag mit vorangestelltem roten "R", öffnet sich folgendes Menü:

Abbildung 51: Sammelrechnung - einzelne Rechnung erstellen

Mit einem Klick auf diese Rechnung erstellen wird die Rechnung erstellt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag mit der Kundenadresse, öffnet sich folgendes Menü:

Abbildung 52: Sammelrechnung Abrechnung eines Kunden

Mit einem Klick auf Kunde xxxxx abrechnen, wird die Rechnung erstellt.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag mit Auftrag xxxxx, öffnet sich folgendes Menü:

Abbildung 53: Sammelrechnung Auftrag abrechnen

Mit einem Klick auf Auftrag xxxxx abrechnen, wird die Rechnung erstellt.