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Auftrag erstellen

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Zum Erstellen eines neuen Arbeitsauftrages klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

Daraufhin öffnet sich der Adress-Stamm zur Auswahl einer Adresse.

Sie können hier die entsprechende Adresse suchen und mit Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK auswählen oder eine neue Adresse über die Schaltfläche Neu anlegen und diese auswählen.

Hat die ausgewählte Adresse Ansprechpartner und/oder Mieter hinterlegt, erscheint folgender Auswahldialog:

Abbildung 54: Auswahl Ansprechpartner/Mieter

Wollen Sie einen bestimmten der Adresse hinterlegten Ansprechpartner/Mieter auswählen, klicken Sie auf die entsprechend Schaltfläche Ansprechpartner/Mieter auswählen.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 55: Ansprechpartner auswählen

Dies sind die Ansprechpartner, die der Adresse hinterlegt sind. Sie können hier den entsprechenden Ansprechpartner mit Doppelklick mit einem Klick auf die Schaltfläche OK auswählen oder einen neuen Ansprechpartner über die Schaltfläche Neu anlegen und diesen

auswählen. Haben Sie einen Ansprechpartner ausgewählt, sollte Ihr Bildschirm etwa wie folgt aussehen:

Abbildung 56: neuer Arbeitsauftrag mit Ansprechpartner

Sie erkennen, dass die Kundenadresse, der Ansprechpartner/Mieter mit seiner tel. Durchwahl sowie das heutige Datum übernommen worden sind. Tragen Sie einen Betreff für diesen Auftrag ein. Sie können später über den Betreff suchen und selektieren.

Hat der Kunde dieses Auftrages einen abweichenden Rechnungsempfänger im Adress-Stamm hinterlegt, so wird diese Adress-Nummer unter der Nummer des Kunden angezeigt.

Hat der Kunde keine abweichende Rechnungsadresse oder wollen Sie die voreingestellte

Rechnungsadresse ändern, so klicken Sie auf die Schaltfläche auswählen. Daraufhin öffnet sich der Adress-Stamm zur Auswahl einer Adresse.

Sie können hier die entsprechende Adresse suchen und mit Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK auswählen oder eine neue Adresse über die Schaltfläche Neu anlegen und diese auswählen.

Geben Sie unter dem Reiter Allgemein folgende Daten ein:

  • Den Termin des Arbeitsauftrages. Dies ist der Termin, den Sie z.B. am Telefon mit dem Kunden absprechen können. Nutzen Sie dazu die Kalenderschaltfläche neben dem Datumsfeld.
  • Um in Verbindung mit Ihrer Terminverwaltung einen freien Termin herauszusuchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Termin. Die in HAPAK-pro integrierte Terminverwaltung öffnet sich.

    Abbildung 57: Terminverwaltung

    Links oben Sehen Sie die Mitarbeiterauswahl, die standardmäßig auf <alle Mitarbeiter> steht. Dies bedeutet, dass alle Termine aller Monteure/ Mitarbeiter angezeigt werden. So erkennen Sie freie Zeiten in der Terminverwaltung und können so einen freien Termin

    schon am Telefon vorschlagen. Sie können auch diese Mitarbeiterauswahl auf einen bestimmten Mitarbeiter stellen. Somit werden sofort alle anderen vereinbarten Termine ausgeblendet.

    Benötigen Sie Informationen zu den schon vereinbarten und hellblau sichtbaren Terminen, bewegen Sie einfach die Maus auf einen solchen Eintrag ohne zu klicken. So werden Ihnen Informationen zu diesem Termin angezeigt.

    Abbildung 58: Informationen zum Termin

    Hier erkennen Sie auch die Mitarbeiterzuordnung.

    Um einen freien Termin für Ihren Arbeitsauftrag auszuwählen, markieren Sie in der Terminverwaltung durch Klicken der linken Maustaste und Ziehen das entsprechende Zeitfenster/den Zeitraum, in dem der Auftragstermin mit dem Kunden stattfinden soll und

    bestätigen Sie danach mit einem Klick auf die Schaltfläche OK diesen gewählten Zeitraum.

    Abbildung 59: Terminauswahl

    Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK, sollte Ihr Bildschirm nun so aussehen:

    Abbildung 60: Arbeitsauftrag erstellen

    Sie erkennen, dass neben der Uhrzeit auch der Monteur aus der Terminverwaltung übernommen worden ist.

    Tragen Sie ggfs. den Anrufenden unter erteilt durch ein.

    Tragen Sie unten in den Textfeldern Bemerkungen (oberes Textfeld) und die Arbeitsbeschreibung (unteres Textfeld) ein.

    Die Textfelder können auf einem Arbeitsauftrag auch gedruckt werden. Auf den mitgelieferten Formularen wird die Arbeitsbeschreibung ausgedruckt, damit der Monteur weiß, was er zu tun hat.

    Nachdem Sie in die Textfelder Eintragungen getätigt haben, könnte Ihr Bildschirm so aussehen:

    Abbildung 61: Textfelder ausgefüllt

    Mit der über den Textfeldern befindlichen Formatierungsleiste können Sie Einträge oder Teile der Einträge auch anders formatieren, indem Sie zum Beispiel farbig hervorgehoben werden.

    Abbildung 62: (in) Textfelder bearbeiten (einfügen)

    Klicken Sie in den Textfeldern mit der rechten Maustaste, öffnet sich dieses kleine Menü, mit dem Sie ganze Texte oder Bilder und Grafiken einfügen können. Dies können technische Beschreibungen z.B. sein. Achten Sie jedoch darauf, dass der Platz zur Darstellung

    und zum korrekten Druck auf dem Formular für den Arbeitsauftrag auch vorhanden sein muss.

    Weicht der Arbeitsort von der Kundenadresse ab, sollte dies natürlich vermerkt werden. Klicken Sie dazu auf den Reiter Arbeitsort.

    Abbildung 63: Arbeitsort

    Standardmäßig wird hier die Kundenanschrift voreingestellt. Diese können Sie auch überschreiben. Sollte eine Mieteradresse der Arbeitsort sein, klicken Sie auf die Schaltfläche Mieter und die Mieterverwaltung für die Kundenadresse öffnet sich.

    Abbildung 64: Mieterauswahl

    Wählen Sie einen Mieter durch Doppelklick oder mit einem Klick auf die Schaltfläche OK aus oder legen Sie einen neuen Mieter an und wählen diesen dann aus. Die ausgewählte Mieteradresse wird als Arbeitsort übernommen.

    Bei Info können Sie beliebige Hinweise eintragen.

    Wollen Sie zu Ihren Aufträgen noch spezifische Felder zuweisen, so können Sie dies über den Reiter Zusatz tun. Hier stehen Ihnen 16 Zusatzfelder zur Verfügung, die Sie sich über Optionen-Weiteres-Spalteneinstellungen einstellen können.

    Haben Sie ggfs. Zusatzfelder gefüllt, ist Ihr Auftrag fertig erfaßt.

    Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Sichern. Der neue Arbeitsauftrag wird nun in der Liste aller Arbeitsaufträge (Browser) in blauer Farbe dargestellt (nicht erledigt).