Neue Adresse anlegen

Um eine neue Adresse anzulegen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche Neu. Folgendes Untermenü erscheint, wenn die Option gesetzt ist bei Neuanlage immer Bereich auswählen:

Abbildung 51: Neue Adresse mit rechter Maustaste

Die Adressverwaltung stellt Ihnen die nächste freie Nummer des von Ihnen gewählten Bereiches automatisch als neue Adress-Nummer bereit.

Haben Sie vorher oben in der Menüleiste die Anzeige auf nur Kunden gestellt, können Sie sofort ohne rechte Maustaste auf Neu klicken und es wird jetzt auch eine neue Kundennummer vorgeschlagen, also z.B. 10123.

Haben Sie aber auf nur Lieferanten Ihre Auswahl gestellt, so würde jetzt eine Nummer 70123 vorgeschlagen.

Voraussetzung ist natürlich Ihre Sortierung der Kunden und Lieferanten nach Nummernkreisen.

Haben Sie Nummernkreise für die einzelnen Adressbereiche (Kunde, Lieferant, Personal, Interessent) angelegt, haben Sie die Möglichkeit, aus dem jeweiligen Untermenü, den entsprechenden Nummernkreis für die neue Adresse auszuwählen.

Abbildung 52: Auswahl des Nummernkreises

Ein Klick auf Interessent würde Ihnen die lfd. Nummer 00001 erzeugen, wenn es der erste Interessent ist, den Sie erfassen.

Außerdem: Stehen Sie vor der Neuanlage auf dem ersten Datensatz, sucht das Programm die nächste freie Nummer. Das muss ja nicht die letzte Nummer sein, weil Sie irgendwann mal ein paar Adressen gelöscht oder einfach nur Nummern ausgelassen haben.

Stehen Sie dagegen auf dem letzten Datensatz der Anzeige, zählt das Programm dort weiter. Die Nummer können Sie solange ändern, solange Sie noch nicht den Datensatz gesichert haben.

Tragen Sie die Daten in die entsprechenden Felder ein. Sie können sich bequem von Feld zu Feld mit der Tabulatortaste bewegen.

Das integrierte PLZ-Verzeichnis sorgt dafür, dass Ihnen ein wenig Arbeit abgenommen wird. Allerdings kann es auch dazu kommen, dass bei Druck auf die TAB-Taste kein Ort angezeigt wird, nachdem Sie die PLZ eingetragen haben. Hier ist die Gemeindegebietsreform schuld, die ja bekanntermaßen mehrere Orte zu einer PLZ zusammenfasst. Welchen Ort soll HAPAK-pro Ihnen vorschlagen?

Am besten keinen, denn ein vorgeschlagener Ort wäre prompt der Falsche.

Dementsprechend klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben dem Ort. Es werden Ihnen alle Orte mit genau dieser PLZ angezeigt. Wählen Sie dann durch Klick mit der Maus den für Sie richtigen Ort aus.

Sollte einmal ein Ort in der Datenbank fehlen, können Sie über Optionen-Weiteres die PLZ-Datenbank bearbeiten.

Achten Sie darauf, dass ein Eintrag im Feld Bereich enthalten ist.

Standardmäßig richtet sich das Programm nach dem von Ihnen gewählten Bereich bzw. nach der letzten Adresse, die Sie markiert hatten. Dementsprechend dürfte das Feld nie leer sein. Aber das Programm kann nicht wissen, welche Art der Adresse Sie eingeben wollen. Deshalb prüfen Sie hier den Eintrag, damit Sie nicht später bei einer Auswahl Adressen vermissen.

Besondere Beachtung sollten Sie den Kundendaten schenken.

Bei Kunden und Interessenten heißt der Reiter Kundendaten, bei Lieferanten heißt er Lieferantendaten und bei Personal heißt er Personaldaten. Logischerweise ist ein Unterschied vorhanden.

Zur Vermeidung späterer Missverständnisse sollten Sie hier Eingaben vornehmen, denn andere Programm-Module holen sich von hier die Informationen, die das jeweilige Programm-Modul benötigt.

Die Dokumentbearbeitung holt sich z.B. den Rabatt-Satz und für die Zahlungsbedingung auf einer Rechnung die Prozente für den Skonto, die Skontofrist in Tagen und das allgemeine Zahlungsziel.

Das Rechnungseingangsbuch holt sich hier genauso Fälligkeitsfristen und Skontodaten.

Der Überweiserdruck bzw. die DTA-Ausgabe holt sich hier die Bankverbindung des Lieferanten und Ihre Kundennummer bei diesem her.

Achten Sie also auf eine vollständige Eingabe aller Werte, um Nacharbeiten zu vermeiden und vor allem Fehler zu verhindern.

Außerdem sparen Sie sich wertvolle Zeit, weil Sie die Standardwerte des Programms nicht jedes Mal wieder vorgangsbezogen ändern müssen.

Geben Sie eine Adresse für ein Personal ein, haben Sie die Möglichkeit, weitergehende Daten von hier in der Personalverwaltung zu tätigen. Sie finden deshalb eine zusätzliche Schaltfläche unter den Personaldaten.

Legen Sie einen Interessenten als Adresse an und dieser wird tatsächlich mal Kunde, muss diese Adresse umgewandelt werden.

Bis dahin ist es für Interessenten nur möglich, Angebote und Texte zu erstellen. Beim Umwandeln in einen Kunden wird diese Historie übernommen.

Klicken Sie dazu in der Programmsteuerung auf Ändern. Nun erscheint eine zusätzliche Schaltfläche in Kunde umwandeln.

Abbildung 53: Interessent in Kunde umwandeln

Kicken Sie auf diese Schaltfläche, öffnet sich ein kleiner Dialog zum Bestätigen des Umwandelns.

Abbildung 54: Vergabe einer regulären Kundennummer

Dabei wird darauf aufmerksam gemacht, dass eine Kundenummer vergeben wird und die erste aus dem Adreßbereich Kundenwird vorgeschlagen (10000). Sollte diese Nummer schon vergeben sein, wird die nächste freie Nummer gewählt. Klicken Sie also ruhig auf

OK.

Folgender Meldung erscheint:

Abbildung 55: Vergabe einer neuen Nummer

Sind Sie damit einverstanden, klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Klicken Sie dagegen auf Nein, wird die Umwandlung abgebrochen.