Dokumente

Unter dem Reiter Dokumente werden alle für die Adresse erstellten Dokumente angezeigt, durchweg alle. Das heißt also: Hier erscheinen alle Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Nachkalkulationen, Aufmaße, Arbeitsaufträge, Verträge etc.

Diese Liste füllt sich automatisch. Sie haben von hier aus direkten Zugriff auf diese Dokumente. Ruft also ein entsprechender Kunde an und hat Fragen zu einem Angebot, können Sie über dessen Historie-Dokumente und einem Doppelklick auf das fragliche Angebotdieses sofort in der Dokumentbearbeitung öffnen, ohne es lange suchen zu müssen. Wie gesagt: Die Adresse als Schaltzentrale.

Nach kurzer Zeit sieht Ihre Dokument-Historie für eine Adresse so aus:

Abbildung 64: Adress-Historie Dokumente

Zusätzlich zu den durch HAPAK-pro entstandenen Dokumenten, die hier aufgelistet werden, besteht die Möglichkeit, fremde Dokumente, z.B. aus MS-Office oder Bilder einer Digitalkamera etc. zur Adresse zu hinterlegen.

Um solche fremden Dokumente einer Adresse zuzuordnen, klicken Sie in der Liste der Dokumente die rechte Maustaste.

Daraufhin öffnet sich folgendes Menü:

Abbildung 65: fremde Dokumente zuordnen

Sie erkennen, dass es noch einen zusätzlichen Menüeintrag gibt: fremden Ordner zuordnen.

Haben Sie z.B. die Bilder einer Baustelle in einen separaten Ordner auf Ihrem Netzlaufwerk gespeichert, müssen Sie nicht jedes einzelne Bild über fremde Dokumente zuordnen, sondern können gleich den ganzen Ordner nehmen.

Um hier diese Anzeige auf gewünschte Informationen zu filtern, haben Sie oben links die Möglichkeit, Auswahlkriterien für diese Anzeige festzulegen:

Abbildung 66: Filtern der Anzeige

Die vier Auswahlkriterien sind kombinierbar. Sie können also z.B. alle Angebote eines bestimmten Zeitraumes anzeigen lassen, die den Status „offen“ haben.

Außerdem können Sie sich auch alle Dokumente auflisten lassen, die an den abweichenden Rechnungsempfänger adressiert sind. So können Sie z.B. auch Streckengeschäfte einfacher nachvollziehen.

Um diese Option zu nutzen, setzen Sie den folgenden Haken:

Abbildung 67: Optionen für Historie-Filter

Oder Sie suchen einfach alle Dokumente mit einem bestimmten Betreff. Geben Sie einfach bei Betreffsuche den entsprechenden Betreff ein, den Sie suchen. Das Ergebnis könnte nun z.B. alle Dokumente zu einem bestimmten Bauvorhaben zeigen, also das Angebot, den Auftrag und die entsprechenden Teil- und Abschlagsrechnungen.

Abbildung 68: Suche über Betreff

Egal, was Sie filtern und welche Auswahl Sie sehen wollen: Sie können auch diese Liste der Dokumente ausdrucken. Dazu haben Sie rechts oben die Schaltfläche Drucken.