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Im Folgenden werden die einzelnen markierten Bereiche erläutert.

Die Menüleiste

Abbildung 4: Die Menüleiste

Unter Auswahl stehen Ihnen mehrere Filter zur Selektion Ihrer Adressen zur Verfügung. Klicken Sie darauf, erscheint ein Dialog mit 4 weiteren Reitern. Die Kombination der Felder für eine detaillierte Suche ist möglich.

Hinweis für die Suche/Auswahl nach Telefonnummern:

Das ggfs. in den Telefonnummern enthaltene Sonderzeichen, das die Vorwahl von der Anschlußnummer trennt, kann sehr verschieden sein.

Einige Anwender geben gar kein Trennzeichen ein, andere verwenden das "/"-Zeichen oder das "-"-Zeichen. Bei der Suche/ Auswahl von Telefonnummern müssen Sie also normalerweise das entsprechende Trennzeichen wissen. Das kann aber innerhalb Ihres Adress-Stammes ja schon sehr unterschiedlich sein.

HAPAKpro ignoriert nun dieses Trennzeichen vollkommen. Sie brauchen es bei der Suche/Auswahl gar nicht mehr eingeben, sondern nur die reinen Ziffern der Telefonnummern.

Hier bei Suche nach Telefonnummern werden alle 3 Felder der Adresse durchsucht:

  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • Funk/Privat

Um eine Auswahl über Umsätze zu erzeugen, schauen Sie weiter unten im Kapitel Auswahl nach.

Schnellwahl

Unter Schnellwahl stehen Ihnen die Schnellwahlmöglichkeiten zur Verfügung, die Sie sich mit Hilfe von XBase-Ausdrücken unter Optionen selbst anlegen können.

Wenn Sie Fragen zu XBase-Ausdrücken haben, so wenden Sie sich an Ihren Händler, der Ihnen bestimmt gerne weiterhilft.

Mit Liste können Sie Adress-Listen drucken. Auch hier steht Ihnen die Auswahl zur Verfügung. Die Listen basieren auf dem Modul Listendesigner. Wollen Sie Listen abändern oder neue Listen erstellen, so benötigen Sie das Modul Listendesigner. Ihr Händler

hilft Ihnen auch bei der Erstellung der Listen.

Mit Etikett sind Sie in der Lage, Adress-Etiketten für Ihren Postversand zu drucken. Auch diese Etiketten basieren auf dem Modul Listendesigner. Haben Sie dieses Modul erworben und wollen Etiketten erstellen, so stehen Ihnen viele Etikettengrößen unterschiedlichster

Hersteller als Vorlage zur Verfügung.

Über die Schaltfläche Gruppen gelangen Sie in die Gruppenverwaltung, in der Sie nach Ihren Vorstellungen beliebige Adressgruppen anlegen können, die dann auch Grundlage der Serienbrieffunktion in der Textverarbeitung sind.

Unter Optionen stellen Sie die Optionen für die Arbeit mit den Adress-Daten ein. Näheres erfahren Sie ein Kapitel weiter. Wie Sie erkennen, ist die Schaltfläche Optionen zweigeteilt. Über das rechts befindliche kleine schwarze Dreieck können Sie sich die Ereignisse oder die Dokumente aus der Adress- Historie einblenden lassen.

Die Auswahlbox Adressen dient dazu, nur die Adressbereiche anzuzeigen, die Sie wirklich benötigen. Durch Aufklappen der Listbox können Sie nur Kunden, nur Lieferanten, nur Personal oder nur die Interessenten anzeigen lassen.

Die Standardeinstellung ist Alle Adressen, wobei z.B. das Rechnungseingangsbuch automatisch nur die Lieferanten anzeigt.

Abbildung 5: Auswahl Adressen

Das Anschriftsfeld

Das Anschriftsfeld beinhaltet die Hauptinformationen zu einer Adresse. Sie erkennen, dass dieses Anschriftsfeld sieben weitere Reiter beinhaltet.

Abbildung 6: Die Anschrift

Hier geben Sie die eigentliche Anschrift ein. Bewegen Sie sich hier einfach von Feld zu Feld mit der Tab-Taste. In der Zeile Ansprechpartner stehen Ihnen per Mausklick die Anreden "Herr", "Frau", "Familie" und "Eheleute" zur Verfügung.

Abbildung 7: Anreden

Klicken Sie einfach auf das kleine schwarze Dreieck und wählen Sie aus der Liste aus. Alternativ können Sie auch die Anfangsbuchstaben dieser Einträge auswählen, also „h“ für Herr oder „f“ für Frau usw.

Für die PLZ ist das aktuelle Postleitzahlenverzeichnis hinterlegt.

Erscheint nach dem Eingeben einer Postleitzahl und dem darauffolgenden Drücken der TAB-Taste kein Ort in dem danebenliegenden Feld, ist die Gemeindegebietsreform daran schuld. Es gibt somit mehrere Orte mit der gleichen Postleitzahl. In diesem Fall, wählen Sie den Ort über die Listbox aus, die sich mit einem Klick auf das kleine schwarze Dreieck öffnet.

Das Länderkennzeichen unter der PLZ-/Ortsangabe ist ein optionales Feld für Kunden, die sehr viel auch im Ausland ihre Auftraggeber oder Lieferanten haben. Die Anzeige dafür kann man unter dem Menüpunkt Optionen einschalten.

Beachten Sie das Feld Bereich. Dieses Feld legt fest, um welche Adressart es sich handelt, also um eine Kunden-, eine Lieferantenoder eine Personaladresse.

Wir empfehlen zwar unseren Anwendern, sich bei der Anlage von Adressen an den Standardkontorahmen zu halten, der vorsieht, diese Adressbereiche auch nummernmäßig zu trennen, also Kunden (Debitoren) von 10000 bis 69999, Lieferanten (Kreditoren) von 70000 bis 89999 und das Personal von 90000 bis 99999.

In der Praxis sieht das aber nicht immer so aus. Adressen werden, wie sie kommen, einfach eingegeben, so dass alle Adressen durcheinander stehen. Um hier eine Trennung zu erreichen, kann im Feld Bereich festgelegt werden, um welche Adressart es sich handelt.

Interessenten werden mit einer Nummer außerhalb dieser Adressbereiche belegt, also z.B. 00001. Sie erhalten dann, wenn Sie tatsächlich z.B. Kunde werden, eine Nummer aus dem entsprechenden Bereich.

Die Felder Branche und Typ stehen Ihnen außerdem zur Verfügung, um innerhalb z.B. der Kundenadressen Unterscheidungen durchzuführen. Diese Listboxen füllen sich mit Ihren Eingaben selbstständig.

Bankverbindungen sind für Lieferantenadressen sehr wichtig, für Kundenadressen, die im Lastschriftverfahren arbeiten sehr nützlich.

Abbildung 8: Bank/Mail

Geben Sie hier die Bankverbindungen ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, weitere Angaben, wie z.B. den Kontoinhaber, die IBAN-Nr und SWIFT-Code sowie die email- und die Web-Adresse einzugeben.

Die beiden Schaltflächen hinter diesen Einträgen sorgen dafür, dass bei Klick auf diese sofort der installierte email-Client bzw. der Internet-Browser starten und die entsprechenden Einträge direkt übernommen werden. Sprich: Sie können aus der Adresse heraus direkt auf die Web-Site Ihrer z.B. Lieferantenadresse zugreifen.

Abbildung 9: Kundendaten

Unter Kundendaten werden die Informationen zur Zahlung des Kunden hinterlegt. Außerdem können Sie rechts eine abweichende Rechnungs- und/oder Lieferanschrift hinterlegen. Außerdem können Sie hier ein Kennzeichen „nicht mahnen“ setzen.

Dies bedeutet, dass zukünftige offene Rechnungen nicht in das Mahnwesen aufgenommen werden. Bereits vorhandene offene Posten sind nach wie vor im Mahnwesen zu erkennen.

Unter Landeskennung haben Sie die Möglichkeit, ein entsprechendes Kennzeichen zu setzen, um z.B. dem § 13b UStG leichter gerecht zu werden.

Bei dem Kennzeichen Inland Netto werden z.B. alle neuen Dokumente für diese Adresse mit dem Steuerausweis 0% erzeugt.

Das Feld USt.-IdNr. wird vor allem bei Gutschriften verwendet. Laut UStG. muss in einigen Fällen auf der Gutschrift die Steuernummer oder die USt.-ID-Nr. des Gutschriftempfängers hinterlegt werden. Tragen Sie diese hier ein. Ist im Gutschriftsformular das entsprechende Feld hinterlegt, wird dieses nun automatisch gefüllt.

Zusätzlich können Sie die Entfernung hier zum Kunden hinterlegen. Wer diese zur Abrechnung von Arbeits- und Serviceaufträgen immer wieder benötigt, kann außerdem Fahrzonen definieren. Um Fahrzonen zu definieren, klicken Sie auf das kleine Symbol/die

kleine Schaltfläche unter der Km-Angabe.

Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 10: Definierung von Fahrzonen

Hier können Sie die entsprechenden Optionen und die Fahrzonen eintragen/ändern.

Unter den kundenspezifischen Optionen stellen Sie Vorgaben für die Erstellung von Dokumenten speziell für die ausgewählte Adresse ein.

So können Sie genau dieser Adresse hinterlegen, welches Formular für die unterschiedlichen Dokumenttypen (Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Gutschrift, Lieferschein, Bestellung, freies Dokument) verwendet werden soll. Verschicken Sie z.B. an einen bestimmten Kunden Ihre Angebote ständig als Fax, so kann das Faxformular für das Angebot hier schon hinterlegt werden.

Genau so können Sie individuelle Floskeln (Vortexte und Nachtexte, z.B. Zahlungsbedingungen) einer Adresse zuordnen.

Sie sind gleichfalls in der Lage, hier spezielle Kalkulationsschemata Ihren Adressen zuzuordnen. So bekommen z.B. Groß- oder Dauerkunden andere Preise, die auf anderen Kalkulationen basieren.

Kalkulationsschemata können Sie direkt hier oder in der Dokumentbearbeitung

unter den Eigenschaften des Dokumentes ("kleiner Hammer") anlegen.

Soll der Skonto oder Rabatt, den Sie unter den Kundendaten eingegeben haben, automatisch bei Einfügen des Abschlusses in das Dokument eingesetzt werden, so aktivieren Sie hier die letzten beiden Optionen.

Vergeben Sie außerdem ein festes Erlöskonto. Wenn Die Standardeinträge unter Landeskennung der Adresse nicht ausreichen, so sind Sie hier in der Lage, ein separates Erlöskonto dem Kunden direkt zuzuweisen. Dokumente, die Sie erstellen, werden mit diesem Erlöskonto erstellt und bei Rechnungslegung auch auf diesem verbucht.

Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche erscheint folgender Dialog:

Abbildung 11: Kundenspezifische Optionen

Sollten Sie noch nicht im Ändern-Modus sein, so klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Die entsprechenden Auswahllisten werden zur Auswahl freigegeben.

Ihr Bildschirm sollte nun dies zeigen:

Abbildung 12: kundenspezifische Optionen änderbar

Haben Sie eine Auswahl getätigt, könnten die kundenspezifischen Optionen für die ausgewählte Adresse etwa wie folgt aussehen:

Abbildung 13: eingetragene Kundenspezifische Optionen

Unter Umsatz haben Sie, ohne das Rechnungsbuch zu bemühen, Angaben zum Umsatz, zu offenen Posten (auch davon überfällig) und zur letzten Rechnung sofort parat. Diese Anzeige können Sie auch umschalten von in den letzten 12 Monaten auf dieses Jahr,

letztes Jahr oder insgesamt.

Abbildung 14: Umsatzangaben der Adresse

Benutzer, die in der Benutzerverwaltung nicht über das Recht verfügen, auf das Rechnungsbuch zuzugreifen, sehen diesen Reiter nicht.

Die Verwaltung von Adressen in Gruppen sorgt für höhere Übersichtlichkeit, schnelleres Finden sowie für das Funktionieren der Serienbrieffunktion in der Textverarbeitung.

Abbildung 15: Adress-Gruppen

Wollen Sie zusätzliche Gruppen anlegen, klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Gruppenverwaltung. Hier können Sie die neu anzulegende Gruppe benennen und Adressen dieser Gruppe hinzufügen.

Dabei ist es möglich, Adressen einfach einzeln per Doppelklick zu übernehmen oder über die Auswahl mehrere selektierte Adressen.

Die Adress-Gruppen stehen jeder Adresse zur Verfügung. Ob die Adresse Mitglied einer Gruppe wird, können Sie zu jedem Zeitpunkt durch Setzen eines Häkchens bestimmen.

Unter dem Reiter Ansprechpartner haben Sie Schnellzugriff auf alle der Adresse hinterlegten Ansprechpartner, die Sie in der Verwaltung (Schaltfläche Info/Anspr.) angelegt haben.

Abbildung 16: Schnellzugriff auf Ansprechpartner

Unter Weiteres finden Sie Informationen zu Ihren Kontakten mit der ausgewählten Adresse. Außerdem können Sie hier eine personalisierte Briefanrede sowie ein Farbkennzeichen vergeben.

Abbildung 17: Adressfeld Weiteres

Haben Sie ein Dokument, z.B. ein Angebot, für eine Adresse erstellt, so wird hier automatisch das Datumsfeld letzter Kontakt geändert. Wollen Sie die Adresse z.B. nach einem Mailing in die Wiedervorlage haben, so geben Sie dort das entsprechende Wiedervorlagedatum mit gewünschter Uhrzeit ein.

Wollen Sie der Adresse bzw. dem Ansprechpartner, der imAnschriftsfeld hinterlegt ist, zum Geburtstag gratulieren, so tragen Sie dessen Geburtstagsdatum ein. Geburtstage können Sie sich dann automatisch über das Modul Terminkalender auflisten lassen.

HAPAK-pro speichert für Sie außerdem das Datum des Anlegens der Adresse sowie der letzten Änderung. Diese Daten kommen hier zur Anzeige.

Sie können Ihren Adressen nun eine spezielle Briefanrede hinterlegen.

So erscheint z.B. bei einem befreundeten Geschäftspartner die förmliche Anrede "Sehr geehrter Herr Mustermann" nicht, sondern z.B. "Hi, Erwin". Diese Briefanrede ist auch als personalisierte Briefanrede bei den zusätzlichen Ansprechpartnern möglich. Für die

Briefanrede stehen Ihnen jeweils 60 Zeichen zur Verfügung.

Das Optionshäkchen Mieter erfassen hat zu Folge, dass Sie für diese Adresse, zusätzlich zu den Ansprechpartnern, Mieter erfassen können. Daraufhin erweitert sich die Schaltfläche Ansprechpartner um den Eintrag Mieter.

Wollen Sie die Adresse auf inaktiv setzen, so können Sie hier die Option durch Häkchen aktivieren.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, der Adresse ein Farbkennzeichen zuzuordnen. So sind bestimmte oder wichtige Adressen schneller im Blick. Wie Sie diese Farbkennzeichen einsetzen, ist ganz Ihnen überlassen.

Mit einem Klick auf das kleine schwarze Dreieck der Listbox können Sie das jeweilige Farbkennzeichen auswählen. Befinden Sie sich im Ändern-Modus, bringt Sie ein Klick mit der Maus auf die Schaltfläche „KZ“ (wie Kennzeichen) zur Bearbeitung/ Erstellung/ Verwaltung der Farbkennzeichen. Wie genau dies funktioniert, erfahren Sie im Kapitel Optionen.

Unter Zusatz finden Sie 10 Zusatzfelder, die Sie über Optionen-Spalteneinstellungen selber benennen können. Diese Änderungen haben Einfluß auf die gesamte Adress-Datenbank. Sie können für die Suche/Selektion verwendet werden.

Abbildung 18: Adress-Zusatz-Felder

Der Programmaufruf HAPIN

HAPIN ist ein kleines Zusatz-Tool, um Programme direkt aus HAPAK-pro aufrufen zu können. Dieses Tool ist integriert in die Adress-Verwaltung und Sie können es auch separat zum Starten von HAPAK-pro auf Ihren Desktop legen.

Abbildung 19: HAPIN

Dies gilt natürlich in allererster Linie für die HAPAK-Programm-Module. Aber auch Fremdprogramme, wie z.B. ein CAD-Programm oder WORD oder EXCEL sind hier integrierbar.

Abbildung 20: in HAPIN integriertes WORD

Klicken Sie zur Konfiguration in die Icons mit der rechten Maustaste und wählen den Menüpunkt Konfiguration an.

Die Programmsteuerung

Mit der Programmsteuerung legen Sie Adressen Neu an, Ändern oder Löschen diese und haben Zusatzinformationen im Zugriff.

Abbildung 21: Die Programmsteuerung

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, wird eine neue Adresse zur Eingabe angelegt. Näheres dazu im Kapitel 5.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, wird Ihnen die Adresse zum Editieren der vorhandenen Felder bereitgestellt. Sie erkennen es daran, dass die Felder jetzt mit einem weißen Hintergrund dargestellt werden. Sie können nun den Cursor platzieren und Ihre Änderungen vornehmen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, erscheint eine Sicherheitsabfrage. Beantworten Sie diese mit Ja, wird die Adresse gelöscht, ansonsten nicht.

Mit Hilfe rufen Sie diese Hilfe auf.

Mit Zurück gelangen Sie wieder in das Hauptmenü bzw. in das Programm-Modul, aus dem Sie die Adress-Daten aufgerufen haben.

Statt die Schaltfläche Zurück zu klicken, können Sie auch alternativ die ESC-Taste auf Ihrer Tastatur drücken.

Unter Kd.-Preise verbergen sich die kundenspezifischen Preise.

Kundenspezifische Preise sind Preise, die Sie für einen Kunden unabhängig von den in den Stammdaten hinterlegten Preisen vereinbart haben. Die Preisbildung kann nach unterschiedlichen Berechnungen erfolgen. Ein separater Preislistendruck je Adresse ist somit auch möglich.

Näheres zu den kundenspezifischen Preisen erfahren Sie weiter unten.

Unter der Schaltfläche Info/Anspr finden Sie zusätzliche Informationen zur gewählten Adresse. Sie haben die Möglichkeit, weitere Ansprechpartner, Mieter und eigene Datenbankeinträge anzulegen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Info/Anspr erscheint somit Folgendes Menü:

Abbildung 22: Menü Info/Anspr

Klicken Sie hier auf weitere Informationen, öffnet sich folgender Dialog:

Abbildung 23: Info-Datenbank

Klicken Sie Neu, können Sie Informationen eintragen. Wollen Sie die Felder benennen, klicken Sie auf die Schaltfläche Spalteneinstellungen.

Außerdem stehen Ihnen nun eine Druckmöglichkeit von Listen und Etiketten zur Verfügung sowie der Zugriff auf die Adressgruppen.

Diese drei Eigenschaften erreichen Sie in der Menüleiste.

Stellen Sie zunächst vorhandene Optionen ein:

Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf Optionen. Folgender Dialog öffnet sich:

Abbildung 24: Optionen für Ansprechpartner

Wollen Sie in die Anrede auch den Vornamen des Ansprechpartners einfliessen lassen, dann haken Sie die erste Option an. Die Anrede lautet dann nicht mehr z.B. „Sehr geehrter Herr Meier“, sondern „Sehr geehrter Herr Heinz Meier“.

Im Hauptadress-Stamm können Sie beliebige Etiketten anlegen.

Hier bei den Ansprechpartnern können Sie ebenfalls beliebige Etiketten anlegen.

Sie können sich aber auch die Arbeit sparen, wenn die Etiketten sowieso gleich aussehen sollen und setzen den Optionspunkt Etiketten der Adressenverwaltung benutzen.

Haben Sie allerdings für die Ansprechpartner eigene Etiketten erstellt und sollen diese verwendet werden, dann setzen Sie den Optionspunkt spezielle Etiketten für Ansprechpartner benutzen.

Bestätigen Sie die Einstellungen der Optionen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Jeder Ansprechpartner hat seine eigenen Kontaktinformationen.

Füllen Sie die entsprechenden Felder aus und benutzen dazu die bekannten Programmsteuerungsmöglichkeiten, wie Neu für neuen Ansprechpartner, Ändern eines vorhandenen Eintrages oder Löschen für das Entfernen eines Ansprechpartners.

Wollen Sie die Darstellung in der unten befindlichen Tabelle der Ansprechpartner ändern, weil Sie sofort den Blick auf alle Telefonnummern haben wollen, dann können Sie oben in der Menüleiste über den Eintrag Spalten, die Reihenfolge dieser verändern.

Ein Klick auf Spalten öffnet folgenden Dialog:

Abbildung 25: Spalteneinstellungen ändern

Um die angezeigten Spalten in der Tabelle anzuzeigen bzw. auszublenden, setzen Sie vor dem jeweiligen Feld den Haken oder nehmen Sie ihn weg.

Wollen Sie die Feldbezeichnungen des Tabellenkopfes ändern, so markieren Sie das entsprechende Feld und tragen im danebenliegenden Eingabefeld die von Ihnen gewünschte Spaltenüberschrift ein.

Die Spaltenbreite können Sie gleichfalls festlegen. Beachten Sie dabei, dass diese Spaltenbreite sich nach der Spaltenüberschrift richtet. Sprich: Die Spaltenüberschrift legt die minimale Breite der Spalte fest.

Abbildung 26: weitere Ansprechpartner

Zusätzlich kann der Ansprechpartner Mitglied der Adressgruppen sein. So ist gewährleistet, dass Sie nicht nur den Bürgermeister, sondern auch den Bauamtsleiter und die Krämerin zu Ihrem Firmenjubiläum per Serienbrief einladen können.

Abbildung 27: Gruppenzuordnung der Ansprechpartner

Unter dem Reiter Weiteres finden Sie die Email- und Web-Adresse, den Geburtstag sowie die Briefanrede.

Abbildung 28: Weitere Infos der Ansprechpartner

10 selbst benennbare Zusatzfelder stehen nun auch dem Ansprechpartner zur Verfügung. Diese finden Sie unter dem Reiter Zusatz.

Abbildung 29: freie Zusatzfelder für Ansprechpartner

Die Felder, die Sie belegen, können Sie über die Spalteneinstellungen selbst benennen. Auch die Konfiguration mit Telefonbutton ist somit möglich. Klicken Sie dazu auf das ausgewählte Feld mit der rechten Maustaste.

Um Mieter zu erfassen, klicken Sie auf den Menüeintrag Mieter.

Daraufhin öffnet sich ein ähnlicher Dialog wie bei den Ansprechpartnern:

Abbildung 30: Mieterverwaltung

Sie können nun hier Mieteradressen zur Kundenadresse hinterlegen.

Verfahren Sie hier genauso wie bei den Ansprechpartnern.

Zusätzlich können Sie über den ersten Menüeintrag eine Auswahl tätigen.

Dieser Auswahl-Dialog sieht so aus:

Abbildung 31: Auswahl von Mietern festlegen

Sie erkennen hier, dass die Auswahl über die 4 Adress-Felder sowie über die 10 weiteren Zusatzfelder erfolgen kann.

Über die Schaltfläche Spalteneinstellungen können Sie die Felder selbst benennen.

Sind weitere Mieter hinterlegt, fragt Sie das Programm z.B. bei Neuanlage eines Dokumentes, ob die Adresse unverändert übernommen werden soll oder ob an einen bestimmten Mieter gezielt das Dokument erstellt werden soll.

Die Historie in der Adresse beinhaltet einerseits von Ihnen getätigte Eingaben und andererseits wird sie automatisch durch HAPAK-pro gepflegt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Historie, erkennen Sie anhand der vorhandenen Reiter die einzelnen Bereiche der Historie. Näheres dazu weiter unten.

Die Adressübersicht

Die Adress-Übersicht ist die Liste der angezeigten Adressen in der Adressverwaltung im unteren Teil des Bildschirms.

Abbildung 32: Adress-Übersicht (Browser)

Sie erkennen, dass jede Adresse ganz links in der Tabelle ein Kennzeichnungsfeld

hat. Das blaue K steht Kunde, das grüne L für Lieferant und das gelbe P für Personal und das weiße I für Interessent. So erkennen Sie auf einen Blick in welchem Bereich Sie sich gerade befinden, zumal ja auch Adressen gleichzeitig Kunde und Lieferant sein können.

Über Optionen-Weiteres-Spalteneinstellungen können Sie den Inhalt und die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern. Sie können auch eine Spalte im Spaltenkopf anfassen und weiter nach rechts oder links verschieben, Sie können auch die Spaltenbreite ändern, in dem Sie auf die rechte Spaltenbegrenzung mit der Maus

klicken und dann ziehen, aber: Diese Veränderung gilt nur für den Augenblick.

Gehen Sie aus der Adressverwaltung raus und wieder rein, sind die ursprünglichen Werte wieder vorhanden.

Wollen Sie also permanent ändern, so tätigen Sie diese Änderungen unter dem Menüpunkt Spalteneinstellungen.

Wollen Sie z.B. das Farbkennzeichenin dieser Tabelle einblenden, gehen sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf.
  2. Suchen Sie das Feld Kennz
  3. Aktivieren Sie es, in dem sie den Haken in das Kästchen setzen
  4. Bestätigen Sie die Änderung mit OK.

So sollte dann die Tabelle aussehen:

Abbildung 33: Tabelle mit Farbkennzeichen

Manchmal ist es sinnvoll, diese Übersicht anders zu sortieren. Dazu finden Sie links unten am Fensterrand die Sortier-"Laschen".

Abbildung 34: Sortierungs-"Laschen"

Probieren Sie einfach aus.

Die Suche nach Adressen

Sie können hier über die Adress-Nummer oder unter dem Suchbegriff (Match-Code) des Kunden suchen. Voraussetzung für ein erfolgreiches Suchen und Finden ist bei beiden Datenfeldern natürlich eine vollkommene Übereinstimmung. Die Länge des Suchbegriffes

kann 30 Zeichen betragen.

Die Textsuche

Die Textsuche bietet Ihnen weitergehende bzw. effektivere Suchmöglichkeiten, weil im Gegensatz zur Suche nach Nummer oder Suchbegriff mehrere Datenfelder durchsucht werden.

Diese sind:

  • Firma, Name, Ansprechpartner, Ort
  • Strasse
  • Weitere Ansprechpartner
  • Mieter (nur Name, Ort)

Hier ist auch die Suche nach einem Teilstring (Teilstück) eines Namens z.B. möglich.

Beispiel: Suchen Sie nach dem Eintrag "CSK Software GmbH“, könnten Sie hier nach "gmbh" suchen. Alle Adressen, die in Ihren Datenfeldern des Anschriftfeldes "gmbh" enthalten, werden daraufhin zur Anzeige gebracht. Sie könnten natürlich auch kombinieren, z.B. "gmbh" und "Schw". "Schw" steht für Schwerin.

Beide Strings sind nur mit einem Leerzeichen voneinander zu trennen. Die Anführungsstriche müssen nicht mit eingegeben werden. Das Ergebnis würde Ihnen alle Adressen mit einer "gmbh" und einem "schw" in den Anschriftfeldern liefern.

Die letzten 10 Einträge der Textsuche werden gespeichert und könnendurch Auswahl erneut verwendet werden.

Abbildung 35: gespeicherte Textsuchen