Buchungstextmakros

Mit Hilfe von Buchungstextmakros können Buchungstexte für beliebige Geschäftsvorfälle vorgegeben werden. Der Buchungstext wird aus Platzhaltern beim Bebuchen eines Kontos automatisch erstellt. Die Platzhalter beziehen Ihre Daten direkt aus den Kontenstammdaten.

Ein Buchungstextmakro wird über den Dialog "Buchungstextmakro" des Menüs "Einstellungen" erstellt. Tragen Sie dazu im Eingabefeld "Name" eine Bezeichnung Ihrer Wahl ein und geben Sie in den Eingabefeldern "Sollkonto" und/oder "Habenkonto" das Konto bzw. die Konten an, für die der Buchungstext gelten soll.

Sie können wahlweise nur ein einziges Konto oder eine ganze Kontenart bzw. -klasse angeben, für die der Buchungstext gültig sein soll. Im ersten Fall tragen Sie die Kontonummer nur in das Feld "Von" ein, im zweiten Fall zusätzlich in das Feld "Bis".

Weiterhin können Sie optional vorgeben, ob der Buchungstext nur bei einem bestimmten Geschäftsvorfall erscheinen soll oder immer bei bestimmten Konten, wenn diese auf der angegebenen Seite bebucht wird. Für den ersten Fall geben Sie auf der Soll- und Habenseite jeweils eine Kontonummer an, für den zweiten Fall entweder auf der Soll- oder Habenseite nur eine einzige Kontonummer.

Die Zusammensetzung des Buchungstextes bestimmen Sie mit Hilfe der Platzhalter, die in der Liste "Felder" aufgeführt sind. Die Verwendung von Platzhaltern schließt jedoch nicht die Möglichkeit aus, in den Buchungstext auch normale Buchstabenfolgen einzugeben. Markieren Sie die Platzhalter nacheinander mit der Maus in der gewünschten Reihenfolge. Übernehmen Sie die ausgewählten Platzhalter in das Feld "Buchungstext" durch

Mausklick auf die Schaltfläche IN TEXT KOPIEREN oder durch Doppelklick auf den Platzhalter.

Speichern Sie durch Anklicken der Schaltfläche NEU das Buchungstextmakro ab.

Hinweis: Die Platzhalter für die Habenseite haben analog zur Sollseite dieselbe Bedeutung.

Um ein Buchungstextmakro zu ändern, markieren Sie dieses zuerst in der Liste. Anschließend können Sie jedes Feld anwählen und ändern. Durch Mausklick auf die Schaltfläche ÄNDERN speichern Sie Ihre Änderungen.

Beispiel: Für Erlösbuchungen soll ein Buchungstext angelegt werden, der den Namen des Kunden, dessen Ort und das Belegdatum enthält.

Geben Sie in das Eingabefeld "Name" die Bezeichnung "Ausgangsrechnung" ein.

Hinterlegen Sie sodann in den Eingabefeldern für das Habenkonto die Kontonummern "Von: 8000 Bis: 8400".

Fügen Sie mit einem Doppelklick die Platzhalter: "_SollName", "_SollOrt" und "_BelDat" sowie die freien Buchstabenfolgen "AR" und "vom" in den Buchungstext ein.

Bestätigen Sie dann die Eingaben durch Mausklick auf die Schaltfläche NEU.

Das Makro hat dann folgendes Aussehen: "AR _Sollname _SollOrt vom _BelDat"

Nun werden bei jeder Buchung auf ein Erlöskonto im Haben mit einer Kontonummer zwischen 8000 und 8400, die vorgegebenen Einträge automatisch als Buchungstext vorgeschlagen.

Für Automatikbuchungen z. B. Skontoabzug bei einer Ausgleichsbuchung können Sie auch ein Buchungstextmakro festlegen. Das Makro hat dann folgendes Aussehen: Sollkonto von 8736 bis 8736 "Skontoanzug _BelNr vom _BelDat". Wird über den Buchungsdialog eine Ausgleichsbuchung erfasst und ein OP mit Skonto ausgeziffert, dann wird der Buchungstext "Skontoabzug BA0123 vom 09.09.2007" automatisch bei der Skontoteilbuchung gebildet.

Achten Sie darauf, das Belegdatum, Belegnummer und andere Daten, die ansonsten aus dem Buchungsdialog genommen werden, aus dem OP genommen werden Wird zur Kontenkombination kein passendes Makro gefunden, so wird der Buchungstext wie bislang vorgeschlagen.

Darüberhinaus können Sie auch für das Bankkonto 1200 ein Buchungstextmakro definieren und beim Ausbuchen über die OP-Kartei (z. B. Einzug von Debitoren-OPs) anwenden, der Buchungstext wird im Eingabefeld Zahlungstext generiert.