Erweiterungen - Dokumentmanagement

Hapak pro bietet Ihnen mit dem Programm Dok-Import eine kostenfreie Zusatzoption an. Mit Ihr können Sie beliebige Fremddokumente aus anderen Programmen den Adressen und/oder Projekten und/oder Dokumenten zuordnen.
Bitte beachten Sie, dass HAPAK-DokImport kein Dokumenten-Management-System (DMS) ist. Viele dem Projekt zugeordnete Dokumente können die Arbeit in der Projektverwaltung behindern und Dateigrößen erzeugen, die Windows nicht mehr handeln kann.
Besonderes Augenmerk verdient die Möglichkeit, Eingangsrechnungen, Kassenbelege und freie Dokumente den entsprechenden Buchungssätzen zu hinterlegen.
Der Dokimport macht es möglich, beliebige Dateien (z.B. Word-Dokumente, EXCEL-Tabellen, Bilder, Videos, CAD-Zeichnungen etc.) entweder den Adressen oder den Projekten von HAPAK zuzuordnen.

Hierfür gibt es zwei Varianten:
  • Es wird ein Verzeichniss angelegt, das durch das Programm DokImport überwacht wird. Sobald jemand eine Datei in diesemm Verzeichnis ablegen möchte, meldet sich DokImport und fragr nach der Adress- oder Projektbezeichnung. Beim Anklicken der jeweiligen Option öffnet sich dann entweder der Adresstamm oder die Prolektverwaltung.
  • Es wird die Drag&Drop-Funktion genutzt. Wird DokImport gestartet, öffnet sich ein kleines Drag&Drop-Fenster. Hierher kann man mit Hilfe des WINDOWS-Explorers beliebige Dateien ziehen und die Abfrage nach Adresse oder Projekt erscheint wieder.
Bei beiden Varianten wird im Datenordner von HAPAK ein Unterordner FREMD angelegt. In diesem Unterordnerbefinden sich weitere Ordner, die mit der Kundennummer (12345) identisch sind. In diesen Ordnern liegen dann alle Fremddokumente.
Wird die Projektzuordnung benutzt, werden in der jeweiligen Projektstruktur der Projektverwaltung die Fremddokumente sauber zugeordnet dargestellt.
Wollen Sie große Datenmengen und viele (Fremd-)Dokumenten in einem DMS verwalten und managen, dann empfehlen wir die Lösung unseres HAPAK-Partners, der SOHNIX-AG aus Rostock, die als ELO-Business-Partner mit uns gemeinsam die Integration dieses professionellen Dokument-Management-Systems in HAPAK realisiert haben.
Infoblatt