Wie muss archiviert werden?

Die Ablage in einem Dateisystem (z.B. unter WINDOWS) alleine reicht nicht aus. Hier ist eine Veränderung oder Löschung unprotokolliert möglich und entspricht also nicht den Vorgaben. Die Randziffer 110 der GoBD sagt dazu aus:"Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."E-Mails mit dem Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefes sind aufbewahrungspflichtig. Gilt die Mail nur als Transportmittel eines Dokumentes im Anhang der Mail, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden (Briefumschlag). Die Randziffer 121 der GoBD sagt dazu aus:"... So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."

Papierdokumente können jetzt durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Erhalten Sie also Eingangsrechnungen oder Kassenbelege oder Fremdangebote und Aufträge in Papierform, so können Sie diese einscannen und archivieren und anschliessend vernichten. Die Randziffer 140 der GoBD sagt dazu aus:

"Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten."


E-Mails mit dem Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefes sind aufbewahrungspflichtig. Gilt die Mail nur als Transportmittel eines Dokumentes im Anhang der Mail, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden (Briefumschlag). Die Randziffer 121 der GoBD sagt dazu aus:

"... So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."


Papierdokumente können jetzt durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Erhalten Sie also Eingangsrechnungen oder Kassenbelege oder Fremdangebote und Aufträge in Papierform, so können Sie diese einscannen und archivieren und anschliessend vernichten. Die Randziffer 140 der GoBD sagt dazu aus:anschliessend vernichten. Die Randziffer 140 der GoBD sagt dazu aus:

"... Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind."