Was muss archiviert werden?

Die Aufbewahrung von elektronisch erstellten Dokumenten ist Pflicht.
Also: Alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen elektronisch entstanden sind bzw. die Sie erhalten haben (z.B. elektronische Rechnungen), sind auch in dieser Form zu archivieren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden. Die Randziffer 62 der GoBD sagt dazu aus:

"Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der eingesetzten Verfahren abhängig."

Also nicht nur die Daten der Buchhaltung mit Ihren Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kassenbelegen und Kontoauszügen sind relevant. Jetzt sind auch die Daten aus den Vorsystemen, wie z.B. Warenwirt-schaftsprogramm, Zeiterfassung, Materialwirtschaft etc... wichtig! Dazu sagt die GoBD in der Randziffer 20:

"Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, DokumentenManagement-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an."